Hva betyr FCFS i transport? FCFS eller bookede tider

Hva betyr FCFS i transport?

FCFS (også skrevet "first come, first serve") er en mottaksregel med én regel: lastebilen som sjekker inn først, får neste ledige rampe. Det finnes ingen booking. Lageret oppgir mottakstidene sine, transportørene sender bilene innenfor disse tidene, og rampeteamet tar køen fortløpende.

FCFS er populært fordi det ikke krever planlegger, telefonsamtaler eller programvare, og sjåførene liker fleksibiliteten: en bil som ligger to timer etter skjema, har ikke gått glipp av noe. For et lager med noen få lastebiler om dagen og en ledig rampe er det den minst krevende måten å drive rampen på.

Kostnaden viser seg når volumet vokser. Da det amerikanske riksrevisjonskontoret (GAO) intervjuet lastebilsjåfører om venting hos avsendere og mottakere, sa rundt 34 % av dem som hadde opplevd ventetid, at stedets tidsplanleggingsrutiner var årsaken, og "first come, first serve" var en av rutinene som bransjerepresentanter trakk fram.^[1] Rapporten er fra 2011. Mekanismen er den samme i dag.

Hva er et FCFS-vindu på en fraktbekreftelse?

Et FCFS-vindu er dato og tidsrom der sjåføren kan ankomme, skrevet på fraktbekreftelsen (avtalen mellom speditør og transportør om én last) som for eksempel FCFS 08:00–15:00, ofte skrevet 0800–1500. Det viser lagerets mottakstid for den lasten, ikke en reservert tidsluke.

For transportøren regnes enhver ankomst innenfor vinduet som i rett tid. En bil som sjekker inn klokka 08:05 og en bil som sjekker inn klokka 14:40, har begge oppfylt kravet. En bil som kommer klokka 15:20, er for sent ute, og lageret kan avvise den eller ta den neste dag.

For lageret er vinduet et løfte i motsatt retning: hver bil som kommer innenfor vinduet, forventer å bli tatt samme dag. Hvis vinduet er 08:00–15:00 og en last tar en time, er bilen som sjekker inn klokka 14:55 i rett tid, og noen må bli igjen på jobb. Steng vinduet tidlig nok til at dere rekker én last til før rampeteamet går hjem.

Hva er forskjellen på FCFS og bookede tider?

Med FCFS bestemmer transportøren når bilen kommer. Med booking tilbyr lageret tidsluker, og transportøren booker én av dem. Alt annet følger av dette.

Booking er ikke automatisk bedre. I den samme GAO-undersøkelsen hadde 79,5 % av sjåførene som beskrev sin siste ventetid, en booket tid for den lasten. Rundt 43 % av sjåførene ga skylden til begrensninger på stedet (for få ansatte, for lite utstyr, for få lasteplasser), noe GAO sa kan skje når lageret booker flere tider enn det klarer å håndtere.^[1] En kalender som booker seks biler inn på fire ramper, gir samme kø som FCFS, bare med mer papirarbeid.

Gjelder ventetidsgebyr på FCFS-laster?

Ja. Ventetidsgebyr kan gjelde også på en FCFS-last. Det kontrakten må avklare, er når gratistiden (den ubetalte ventetiden før gebyret begynner å løpe, vanligvis to timer) starter, og på FCFS-laster er det ofte ikke definert.

Ventetid måles normalt fra en booket tid. American Transportation Research Institute (ATRI) definerer det som den ekstra tiden en sjåfør må vente hos kunden utover det bookede tidspunktet. Studien deres fra 2024 viste at 67 % av transportørene som tar ventetidsgebyr, begynner å fakturere etter to timer.^[2] En FCFS-last har ikke noe booket tidspunkt å måle fra. Det eneste startpunktet begge parter kan kontrollere, er øyeblikket bilen sjekker inn innenfor vinduet.

TQL, en av de største speditørene i USA, behandler vinduet på samme måte som en booket tid: blant kravene for å få betalt ventetid nevner selskapet ankomst i rett tid til en booket tid "or within the first come first serve window", sammen med inn- og utsjekkingstider notert på papirene.^[3] Forsinkelse koster transportøren kravet: ATRI påpeker at en transportør kanskje ikke kan fakturere ventetid i det hele tatt hvis sjåføren kom for sent til det bookede tidspunktet.^[2]

Med FCFS styrer ikke lageret når klokka starter. Det gjør transportøren, ved å velge når bilen sjekker inn. Hvis ti biler sjekker inn klokka 08:00, starter ti klokker klokka 08:00. Skriv startpunktet inn i instruksene til transportørene (innsjekking ved porten, innenfor vinduet, med et tidsstempel begge parter kan se) og registrer det for hver bil. Gebyrer, gratistid og faktureringsregler finner du i artikkelen om hva ventetidsgebyr for lastebiler er og hvordan det faktureres.

Hvorfor får FCFS-ramper kø?

FCFS-ramper får kø fordi ordningen belønner den som kommer først, så bilene klumper seg sammen ved åpningstid. GAO beskrev sjåfører som stiller seg i kø ved porten før stedet åpner for å bli betjent så raskt som mulig, med havneterminaler som eksempel, og påpekte at terminalene ikke regnet den ventingen som ventetid.^[1] ATRIs rapport fra 2024 nevner det å komme tidlig, for å være først i køen, blant taktikkene sjåfører fortsatt bruker. Den peker også på svakheten: sjåføren tilbringer uansett den tiden med å vente hos kunden.^[2]

Slik ser det ut på et lager med fire ramper. Tallene er illustrerende: 45 minutter per bil, en gratistid på to timer som starter ved innsjekking, og 16 lastebiler ved porten når den åpner klokka 07:00.

Rampeteamet gjorde ingenting galt. Hver rampe var opptatt fra 07:00 til 10:00, og hver bil tok nøyaktig 45 minutter. Likevel gikk åtte biler over gratistiden, til sammen fem fakturerbare timer. Med $50 i timen, mediangebyret for ventetid på fullt billass i ATRIs studie fra 2024, blir det $250 for én morgen.^[2]

Gi nå de samme 16 bilene bookede tider, fire hvert 45. minutt. Den siste bilen kjører fortsatt klokka 10:00, og rampen gjør samme jobb på de samme tre timene. Men hver bil kommer når rampen dens er ledig og er på stedet i rundt 45 minutter, så ingen går over gratistiden. Bookingen ga ingen ekstra kapasitet. Den flyttet ventingen bort fra tunet ditt og bort fra ventetidsfakturaen.

Er FCFS eller bookede tider best for et lager?

Bookede tider er best fra det øyeblikket den travleste timen bringer flere biler enn rampene rekker å ta unna. Under den grensen er FCFS enklere og fungerer fint.

Testen er ren regning. Tell bilene som kommer i den travleste timen, og sammenlign med hva rampene dine rekker på en time. Fire ramper med 45 minutter per bil tar unna rundt fem biler i timen. Hvis seks eller flere jevnlig kommer i den timen, oppstår det kø, og den forsvinner først når ankomstene faller under fem.

Hvis regnestykket viser at du mangler ramper selv når ankomstene er spredt utover dagen, blir spørsmålet heller hvor mange lasteramper du trenger. Og hvis mye av godset kan droppes i stedet for å lastes direkte, bør du først sammenligne direktelasting og droppet tilhenger, fordi en droppet tilhenger tar sjåførens klokke ut av bildet.

Når bør et lager gå fra FCFS til bookede tider?

Bytt når køen har blitt en kostnad du kan peke på. Dette er tegnene, omtrent i den rekkefølgen de dukker opp:

1. Lastebilene står parkert ved porten før dere åpner.
2. Rampen er overbelastet til midt på formiddagen og halvveis ledig etter lunsj.
3. Ventetidsfakturaer kommer de fleste måneder, og du har ingen tidsstempler å bestride dem med.
4. Teamet jobber overtid for å ta unna biler som sjekket inn rett før vinduet stengte.
5. Ingen kan si til en transportør, eller til egen kundeservice, når en bestemt bil blir lastet.

Ingen publisert terskel sier at FCFS slutter å fungere ved et bestemt antall biler per dag, så behandle ethvert slikt tall du ser som en gjetning. Ett av disse tegnene er en irritasjon. Tre eller flere betyr at køen koster deg penger hver uke. Det samme mønsteret ligger bak tegnene på at lageret har vokst fra tavleplanlegging.

Kan du kombinere FCFS og bookede tider?

Ja. En blanding er ofte den enkleste veien ut av ren FCFS, fordi reglene bare endres der køen gjør vondt. Tre modeller er vanlige:

• Bookede tider i de travle timene, FCFS resten av dagen. Krev booking i timene som får kø, og la de rolige timene være åpne. Transportører som vil ha forutsigbarhet, booker en tidsluke. Transportører som ikke kan love et tidspunkt, kommer om ettermiddagen.
• Faste tider for faste transportører. En transportør som leverer hver tirsdag og torsdag, får samme tidsluke hver uke uten å booke den hver gang. Alle andre booker rundt disse tidslukene.
• Innskyting. En bil som kommer uten booket tid, eller som har gått glipp av tidsluken sin, blir skutt inn når en rampe er ledig, etter bilene som kom i rett tid.

GAO beskrev et sted som praktiserte akkurat den siste regelen: transportørene bookes hvert 30. minutt, med mål om å laste eller losse hver bil innen 90 minutter. En transportør som går glipp av sin bookede tid, blir losset så snart det er mulig, men skyver aldri ut en transportør som kom i rett tid.^[1]

Uansett hvilken blanding du velger, gjør den kjent. En transportør skal kunne lese på én side hvilke timer som krever booking, hvilke som er åpne, og hvor en forsinket bil havner i køen.

Hvordan går du fra FCFS til bookede tider uten å miste transportører?

Gjør booking mindre arbeid for transportøren enn det var å stå i kø. I praksis krever det fire steg:

1. Mål i to uker. Noter innsjekkings- og avreisetid for hver bil. Du trenger to tall: antall biler i den travleste timen, og reell tid ved rampen per lastetype.
2. Sett tidslukene ut fra disse tallene. Gi hver lastetype sin egen lengde på tidsluken, og tilby aldri flere tidsluker i en time enn du har ramper. Det er dette steget som hindrer overbookingen GAO beskrev.
3. La transportørene booke selv. Hvis booking betyr å sende e-post til kontoret ditt og vente på svar, vil transportørene fortsette å dukke opp uanmeldt.
4. Behold en regel for innskyting. Fortell transportørene at en bil uten booking fortsatt blir tatt imot, men etter de bookede bilene. Ingen blir avvist, og booking blir det raskeste alternativet.

Steg tre avgjør om endringen setter seg. Med LoadingCalendar åpner transportørene din bookingportal for transportører, velger en tidsluke og bekrefter, uten å opprette konto. Kalenderen viser bare tidsluker som fortsatt er ledige. Faste leveranser kan settes til å gjentas daglig eller ukentlig, noe som dekker faste tider. Det koster fast $99 per måned, med 14 dagers prøveperiode uten kortinformasjon.

Start med timene som får kø og de tre eller fire transportørene som sender flest biler. Guiden vår om oppsett av et bookingsystem for lageret tar for seg innføringen, også hva du gjør med transportører som fortsetter å ringe av gammel vane.