Varemottak på lager: trinn, beste praksis og hvor det går galt

Hva er varemottak på lager?

Varemottak er prosessen med å ta imot inngående varer, bekrefte at de stemmer med bestillingen og gjøre dem tilgjengelige i lagerbeholdningen. Det omfatter det fysiske arbeidet på rampen (lossing, telling, inspeksjon) og papirarbeidet bak: innkjøpsordren, leverandørens forhåndsvarsel, CMR-fraktbrevet eller pakksedelen og mottaksregistreringen i WMS eller ERP.

Varemottaket fortjener mer oppmerksomhet enn det vanligvis får, fordi feilene sprer seg videre. En mangelfull leveranse som mottas som komplett, blir til en tom plukkplass. En skadet pall som kvitteres ut uten merknad, blir til en reklamasjon som er vanskelig å vinne. En lastebil som blir stående og vente ved porten, blir til en faktura for ventetidsgebyr neste uke.

Hva er trinnene i varemottaket?

Vi deler varemottaket inn i sju trinn. Mindre lagre slår ofte sammen noen av dem, og det er greit så lenge ingen hoppes over.

1. Book leveransen

Leverandøren eller transportøren booker en tidsluke på en rampe før lastebilen kjører. Bookingen bør inneholde det du trenger for å forberede deg: innkjøpsordre- eller referansenummer, hva som kommer, transportøren og helst sjåførens telefonnummer og registreringsnummer. Med en bookingportal for transportører velger transportørene en ledig tidsluke selv i stedet for å ringe eller sende e-post til teamet ditt.

2. Forbered ankomsten

Gå gjennom dagens bookinger før lastebilene kommer. Er innkjøpsordren fortsatt åpen? Er det plass i mottakssonen? Er det nok folk og trucker til timen der tre lastebiler skal komme samtidig? Et forhåndsvarsel (ASN) fra leverandøren hjelper her, fordi du vet innholdet før portene åpnes.

3. Sjekk inn lastebilen

Når sjåføren ankommer, koble vedkommende til en booking via referanse, transportør eller registreringsnummer, registrer ankomsttiden og send lastebilen til riktig rampe. Ankomsttiden er lett å hoppe over en travel morgen, og det er nettopp den du trenger når en transportør bestrider ventetid.

4. Loss

Loss ved den tildelte rampen og registrer når lossingen starter og slutter. Hold varene i en mottakssone ved siden av rampen. Ingenting skal inn i reolene før det er kontrollert.

5. Kontroller mot dokumentene

Tell det som kom, og sammenlign med innkjøpsordren, forhåndsvarselet og CMR-fraktbrevet eller pakksedelen. Skriv eventuelle mangler, overskudd og skader på CMR-fraktbrevet før sjåføren signerer og kjører. Når sjåføren er borte, er en mangel ditt ord mot transportørens.

6. Inspiser og registrer mottaket

Kontroller kvaliteten der varene dine krever det: temperatur for kjølevarer, holdbarhetsdatoer, batch- eller serienumre, emballasje. Registrer deretter mottaket i WMS eller ERP, slik at varene blir tilgjengelige og regnskapet kan avstemme leverandørens faktura.

7. Legg varene på plass

Flytt varene fra mottakssonen til lagerplassen og bekreft plasseringen i systemet. Tiden fra lastebilen ankommer til varene er tilgjengelige på lager, er din dock-to-stock-tid, målet vi ville fulgt først for å vurdere hvor godt varemottaket fungerer.

Hvor svikter varemottaket vanligvis?

De fleste mottaksteam kan trinnene. Problemet er at arbeidet kommer i en form de ikke kan planlegge for. Dette er problemene vi oftest hører om fra lagre før de begynner å booke rampene sine:

• Lastebiler som kommer uanmeldt. Hvis leverandørene bare dukker opp, kan du ikke planlegge ramper eller bemanning. Mottaksteamet bruker morgenen på å reagere i stedet for å forberede seg.
• Alle kommer samtidig. Mange transportører vil ha de tidlige tidslukene, så dagens første timer blir en kø mens ettermiddagen er rolig. De samme rampene og folkene må ta hele toppen.
• Dobbeltbookede ramper. Når bookingene ligger i et regneark, en innboks og noens hukommelse, får to lastebiler samme rampe til samme tid, og en av dem må vente. Slik kan du stoppe dobbeltbooking av lasteramper.
• Manglende eller feil dokumenter. Ingen innkjøpsordrenummer, ingen pakkseddel, feil referanse. Lastebilen står ved rampen, ingen vet hvilken ordre leveransen hører til, og sjåføren venter mens noen ringer innkjøp.
• Avvik som oppdages etter at sjåføren har kjørt. Kontrollen gjøres i all hast, sjåføren sjekker ut, og mangelen dukker opp under innlagringen. Uten en merknad på CMR-fraktbrevet er reklamasjonen vanskelig å vinne.
• Varer som blir stående i mottakssonen. Lossingen holder tempoet, men innlagringen henger etter. Mottakssonen fylles opp, og det er ikke plass til å losse neste lastebil.

Fire av disse seks starter før lastebilen når rampen. Derfor er booking trinn én i vår versjon av prosessen.

Hva er beste praksis for varemottak på lager?

Dette er praksisene vi anbefaler, omtrent i den rekkefølgen vi ville innført dem.

1. Krev booking for hver inngående leveranse. Gjør det til regelen overfor leverandører og transportører: ingen booking, ingen garantert lossetid. Hold fast på regelen i noen uker, så setter den seg som regel. Gjør det likevel enkelt å booke, ellers fortsetter transportørene å ringe.
2. Sett lengden på tidslukene etter lastetype. En full tilhenger med blandede paller trenger ikke like lang tid som en varebil med tre pakker. Definer en håndfull lastetyper med realistiske varigheter, slik at kalenderen stemmer med tiden lastebilene faktisk bruker ved rampen.
3. Spre ankomstene utover dagen. Begrens hvor mange lastebiler som kan booke samme time, eller hold de tidlige tidslukene for lass som trenger dem. En jevn strøm av ankomster er langt enklere å bemanne enn en morgentopp.
4. Samle inn dokumentene sammen med bookingen. Be om innkjøpsordre eller referanse, og dokumenter som pakkseddel eller CMR-fraktbrev, når tidsluken bookes i stedet for ved rampen. Da dukker problemene opp en dag tidligere i stedet for mens en sjåfør venter.
5. Registrer tre tidsstempler for hver lastebil. Ankommet, lossing startet, lossing ferdig. Sammen viser de hvem som kom for sent, hvor lenge lastebilene ventet og hvor rampetiden går. Uten dem er hver diskusjon om ventetid mening mot mening.
6. Kontroller før sjåføren kjører. Tell pallene og se etter synlige skader mens sjåføren fortsatt er der, og skriv eventuelle avvik på CMR-fraktbrevet. Detaljert telling og kvalitetskontroll kan gjøres senere i mottakssonen.
7. Bruk droppede tilhengere for store, faste leverandører. Hvis en leverandør sender fulle tilhengere etter en fast plan, lar en droppet tilhenger deg losse når du har kapasitet i stedet for når sjåføren kommer. Guiden vår om direktelasting vs. droppet tilhenger forklarer når byttet lønner seg.
8. Hold mottakssonen ryddig. Sett et mål for innlagring, for eksempel innen samme skift. Når mottakssonen er full, ta ned tempoet på nye bookinger i stedet for å stable varer i gangene.

Sjekkliste for varemottak

Bruk denne som et utgangspunkt og tilpass den til varene dine. Et mottaksteam bør kunne svare ja på hver linje.

Hvordan måler du ytelsen i varemottaket?

Fire tall dekker det meste en mottaksleder trenger å vite. Alle kommer fra tidene og kontrollene beskrevet over.

Vi ville ikke jaget bransjetall for disse. Følg dine egne tall uke for uke og se på trenden. Artikkelen vår om KPI-er for lasterampe booking går dypere inn på rampesiden, blant annet oppholdstid og uteblivelsesrate, med formler og et regneeksempel.

Trenger du programvare for varemottaket?

Ikke for hvert trinn. Mange lagre håndterer kontroll og innlagring godt med papir og et WMS. Regneark og e-post kommer til kort i trinn én, bookingen av lastebilene: et delt regneark kan ikke hindre to personer i å booke samme rampe, og på et travelt lager binder telefonbooking opp noen i mottaksteamet i timevis hver dag.

Et lasterampe bookingsystem tar seg av booking og tidsstyring i trinn én til fire. I LoadingCalendar booker leverandører og transportører sine egne tidsluker gjennom din merkevaretilpassede bookingportal, og du kan gjøre sjåførens opplysninger, registreringsnummeret og dokumenter som pakkseddel eller CMR-fraktbrev obligatoriske. Teamet ditt markerer hver lastebil som ankommet, startet og ferdig i kalenderen, og statistikksiden viser andelen punktlige ankomster. Det koster fast $99 per måned for ubegrenset antall ramper, brukere og bookinger, med 14 dagers gratis prøveperiode.

Hvis du starter fra bunnen av, går guiden vår for oppsett av et lager bookingsystem gjennom ramper, lastetyper og hvordan du får transportørene med.