Prijem robe u skladište obuhvaća sve što se događa od dolaska dobavljačeva kamiona do trenutka kada je roba dostupna na zalihama: prijavu dolaska, istovar, usporedbu s narudžbom, kontrolu, knjiženje i odlaganje na lokaciju. Većina vodiča počinje proces dolaskom kamiona. Mi počinjemo ranije, rezervacijom isporuke, jer prema našem iskustvu problemi na rampi obično potječu od kamiona s kojim nitko nije računao.
Ovaj vodič donosi naše savjete za dobro organiziran prijem. Temelji se na suradnji sa skladištima koja ulazne kamione planiraju u LoadingCalendaru. Prolazimo kroz korake, mjesta na kojima prijem obično zapinje, prakse koje preporučujemo i kontrolni popis koji možete prilagoditi.
Što je prijem robe u skladište?
Prijem robe je proces preuzimanja ulazne robe, provjere odgovara li narudžbi i njezina evidentiranja u zalihama. Obuhvaća fizički rad na rampi (istovar, brojanje, kontrolu) i dokumentaciju iza njega: narudžbenicu, najavu otpreme od dobavljača, CMR ili otpremnicu te primku u WMS-u ili ERP-u.
Prijem zaslužuje više pažnje nego što je obično dobiva, jer se njegove pogreške prenose dalje. Nepotpuna isporuka zaprimljena kao potpuna pretvara se u nedostatak zaliha pri komisioniranju. Oštećena paleta preuzeta bez napomene pretvara se u reklamaciju koju je teško dobiti. Kamion koji čeka na ulazu pretvara se sljedeći tjedan u račun za zadržavanje.
Koji su koraci prijema robe u skladište?
Prijem dijelimo na sedam koraka. Manja skladišta često spajaju neke od njih, što je u redu sve dok nijedan ne preskoče.
1. Rezervirajte isporuku
Dobavljač ili prijevoznik rezervira termin na rampi prije nego što kamion krene. Rezervacija treba sadržavati ono što vam je potrebno za pripremu: broj narudžbe ili referencu, što dolazi, prijevoznika i po mogućnosti telefon vozača i registarsku oznaku. Uz portal za rezervacije za prijevoznike prijevoznici sami biraju slobodan termin umjesto da vašem timu zovu ili pišu.
2. Pripremite se za dolazak
Pregledajte rezervacije za taj dan prije nego što kamioni stignu. Je li narudžba još otvorena? Ima li mjesta u zoni prijema? Hoće li biti dovoljno ljudi i viličara za sat u kojem trebaju stići tri kamiona odjednom? Ovdje pomaže najava otpreme (ASN) od dobavljača, jer sadržaj znate prije nego što se vrata otvore.
3. Prijavite dolazak kamiona
Kada vozač stigne, povežite ga s rezervacijom prema referenci, prijevozniku ili registarskoj oznaci, zabilježite vrijeme dolaska i uputite kamion na njegova vrata. Bilježenje vremena dolaska lako se preskoči u užurbanom jutru, a upravo vam ono treba kada prijevoznik osporava vrijeme čekanja.
4. Istovarite
Istovarite na dodijeljenim vratima i zabilježite kada je istovar počeo i završio. Robu držite u zoni prijema uz rampu. Ništa ne bi smjelo ići na police prije nego što je provjereno.
5. Usporedite s dokumentima
Prebrojite što je stiglo i usporedite s narudžbenicom, najavom otpreme te CMR-om ili otpremnicom. Manjkove, viškove i oštećenja upišite na CMR prije nego što vozač potpiše i ode. Kada vozača više nema, manjak je vaša riječ protiv riječi prijevoznika.
6. Provjerite kvalitetu i proknjižite primku
Provjerite ono što vaši proizvodi zahtijevaju: temperaturu rashlađene robe, rokove trajanja, brojeve serija ili serijske brojeve, ambalažu. Zatim proknjižite primku u WMS-u ili ERP-u kako bi roba bila dostupna na zalihama, a računovodstvo moglo uskladiti račun dobavljača s narudžbom.
7. Odložite na lokaciju
Premjestite robu iz zone prijema na njezinu skladišnu lokaciju i potvrdite lokaciju u sustavu. Vrijeme od dolaska kamiona do trenutka kada je roba dostupna na zalihama vaše je vrijeme od rampe do zaliha (dock-to-stock). To je pokazatelj koji bismo prvi pratili kako bismo procijenili koliko dobro prijem funkcionira.
Gdje proces prijema obično zapinje?
Većina timova za prijem zna korake. Problem je u tome što posao stiže u obliku koji se ne može planirati. Ovo su problemi o kojima nam skladišta najčešće govore prije nego što počnu zakazivati svoje rampe:
- Kamioni dolaze nenajavljeno. Ako se dobavljači jednostavno pojave, ne možete planirati ni vrata ni ljude. Tim za prijem cijelo jutro reagira umjesto da se priprema.
- Svi dolaze u isto vrijeme. Mnogi prijevoznici žele rane termine, pa se prvi sati dana pretvaraju u red čekanja, a poslijepodne je mirno. Ista vrata i isti ljudi moraju podnijeti cijeli vrhunac.
- Dvostruko rezervirana vrata. Kada su rezervacije razbacane po tablici, e-mail sandučiću i nečijem pamćenju, dva kamiona dobiju ista vrata u isto vrijeme i jedan od njih čeka. Pročitajte kako spriječiti dvostruke rezervacije rampi.
- Nedostajući ili pogrešni dokumenti. Nema broja narudžbe, nema otpremnice, referenca je pogrešna. Kamion je na vratima, nitko ne zna kojoj narudžbi isporuka pripada, a vozač čeka dok netko zove nabavu.
- Razlike se otkriju nakon što vozač ode. Provjera se obavlja na brzinu, vozač ode, a manjak se otkrije tek pri odlaganju na lokaciju. Bez napomene na CMR-u reklamaciju je teško dobiti.
- Roba zapne u zoni prijema. Istovar drži tempo, ali odlaganje na lokacije zaostaje. Zona prijema se napuni i više nema mjesta za istovar sljedećeg kamiona.
Četiri od ovih šest problema počinju prije nego što kamion stigne do rampe. Zato je rezervacija u našoj verziji procesa prvi korak.
Koje su dobre prakse prijema robe u skladište?
Ovo su prakse koje preporučujemo, otprilike redoslijedom kojim bismo ih uvodili.
- Zahtijevajte rezervaciju za svaku ulaznu isporuku. Postavite to kao pravilo dobavljačima i prijevoznicima: bez rezervacije nema zajamčenog vremena istovara. Ustrajte nekoliko tjedana i pravilo se obično primi. No neka rezervacija bude jednostavna, inače će prijevoznici i dalje zvati.
- Trajanje termina odredite prema vrsti utovara. Puna prikolica miješanih paleta ne treba isto vrijeme kao kombi s tri paketa. Definirajte nekoliko vrsta utovara s realnim trajanjem kako bi kalendar odgovarao vremenu koje kamioni stvarno provedu na vratima.
- Rasporedite dolaske tijekom dana. Ograničite koliko kamiona može rezervirati isti sat ili rane termine sačuvajte za terete kojima su stvarno potrebni. Ravnomjeran tok dolazaka puno je lakše pokriti ljudima nego jutarnji vrhunac.
- Prikupite dokumente uz rezervaciju. Tražite broj narudžbe ili referencu te dokumente poput otpremnice ili CMR-a već pri rezervaciji termina, a ne na vratima. Problemi se tada pokažu dan ranije, a ne kada vozač već čeka.
- Za svaki kamion zabilježite tri vremenske oznake. Dolazak, početak istovara, kraj istovara. Zajedno pokazuju tko je kasnio, koliko su kamioni čekali i kamo odlazi vrijeme na rampi. Bez njih je svaki spor o vremenu čekanja mišljenje protiv mišljenja.
- Provjerite prije nego što vozač ode. Prebrojite palete i pregledajte vidljiva oštećenja dok je vozač još na lokaciji te svaku razliku upišite na CMR. Detaljno brojanje i kontrola kvalitete mogu uslijediti kasnije u zoni prijema.
- Za velike i redovite dobavljače koristite ostavljene prikolice. Ako dobavljač šalje pune prikolice po stalnom rasporedu, ostavljena prikolica omogućuje vam da je istovarite kada imate kapaciteta, a ne kada vozač stigne. Naša usporedba izravnog utovara i ostavljene prikolice objašnjava kada se to isplati.
- Održavajte zonu prijema slobodnom. Postavite cilj za odlaganje na lokacije, na primjer unutar iste smjene. Kada je zona prijema puna, usporite nove rezervacije umjesto da robu slažete u prolaze.
Kontrolni popis za prijem robe u skladište
Koristite ga kao polazište i prilagodite svojim proizvodima. Tim za prijem trebao bi na svaki redak moći odgovoriti s da.
| Faza | Provjera |
|---|---|
| Prije dolaska | Isporuka je rezervirana na određenu rampu i termin |
| Prije dolaska | Rezervacija ima broj narudžbe ili referencu i narudžba je otvorena |
| Prije dolaska | Najava otpreme, otpremnica ili CMR primljeni ili zatraženi |
| Prije dolaska | Ljudi, viličar i prostor u zoni prijema planirani za termin |
| Dolazak | Vozač povezan s rezervacijom i vrijeme dolaska zabilježeno |
| Dolazak | Kamionu su dodijeljena vrata |
| Istovar | Vrijeme početka i završetka istovara zabilježeno |
| Istovar | Broj paleta i vidljiva oštećenja provjereni prije odlaska vozača |
| Istovar | Manjkovi, viškovi i oštećenja upisani na CMR |
| Nakon istovara | Količine, serije i rokovi trajanja uspoređeni s narudžbenicom |
| Nakon istovara | Primka proknjižena u WMS-u ili ERP-u |
| Nakon istovara | Roba odložena i skladišna lokacija potvrđena |
Kako mjeriti učinkovitost prijema robe?
Četiri broja pokrivaju većinu onoga što voditelj prijema treba znati. Svi proizlaze iz vremena i provjera opisanih gore.
| Pokazatelj | Što vam govori | Kako ga mjeriti |
|---|---|---|
| Vrijeme od rampe do zaliha | Koliko brzo roba postaje dostupna | Od dolaska kamiona do proknjižene primke ili odlaganja robe, za svaku isporuku |
| Stopa dolazaka na vrijeme | Drže li se prijevoznici svojih termina | Kamioni koji su stigli unutar svog termina ÷ svi kamioni koji su stigli |
| Vrijeme istovara po vrsti utovara | Jesu li trajanja termina realna | Kraj istovara minus početak, prosjek za svaku vrstu utovara |
| Točnost prijema | Koliko često isporuke odgovaraju narudžbi | Isporuke zaprimljene bez razlika ÷ sve isporuke |
Za ove pokazatelje ne bismo jurili industrijske referentne vrijednosti. Pratite vlastite brojke iz tjedna u tjedan i gledajte trend. Naš članak o KPI-jevima zakazivanja rampi detaljnije obrađuje stranu rampe, uključujući vrijeme na objektu i stopu nedolazaka, s formulama i razrađenim primjerom.
Treba li vam softver za prijem robe u skladište?
Ne za svaki korak. Mnoga skladišta dobro obavljaju provjere i odlaganje s papirom i WMS-om. Tablice i e-mail zakazuju na prvom koraku, rezervaciji kamiona: zajednička tablica ne može spriječiti dvije osobe da rezerviraju ista vrata, a u prometnom skladištu telefonske rezervacije nekome iz tima za prijem svaki dan oduzmu sate.
Sustav za rezervaciju pretovarnih rampi pokriva rezervacije i vremena u koracima od prvog do četvrtog. U LoadingCalendaru dobavljači i prijevoznici sami rezerviraju termine putem vašeg brendiranog portala za rezervacije, a vi možete kao obvezne postaviti podatke o vozaču, registarsku oznaku i dokumente poput otpremnice ili CMR-a. Vaš tim u kalendaru označava svaki kamion kao stigao, u tijeku i završen, a na stranici statistike vidite stopu dolazaka na vrijeme. Cijena je fiksnih $99 mjesečno za neograničen broj rampi, korisnika i rezervacija, uz 14-dnevno besplatno probno razdoblje.
Ako krećete od nule, naš vodič za postavljanje sustava za rezervaciju pretovarnih rampi provodi vas kroz rampe, vrste utovara i uključivanje prijevoznika.
Često postavljana pitanja
Moglo bi vas također zanimati
Kontrolni popis za sigurnost na utovarnoj rampi s pravilom OSHA-e iza svake stavke: podmetači za kotače, uređaji za blokiranje prikolice, rubovi rampe, premosnice, rasvjeta i osposobljavanje vozača viličara.
Izravni utovar vs ostavljena prikolica (drop and hook) iz perspektive skladišta: kako funkcioniraju, rizik zadržavanja, skriveni troškovi i zakazivanje.
Naknada za istovar (lumper fee) plaća radnike treće strane koji istovaruju kamion na rampi primatelja. Koliko iznosi, tko je plaća prema zakonu i u praksi te kako je održati poštenom.
Spremni za jednostavnije zakazivanje skladišta?
Pridružite se skladišnim timovima diljem svijeta koji su zamijenili tablice i telefonske pozive jednostavnim sustavom za rezervaciju pretovarnih rampi.
Započni besplatno probno razdoblje 14-dnevno besplatno probno razdoblje · Nije potrebna kreditna kartica · Otkažite bilo kada
