A receção de mercadorias no armazém é tudo o que acontece entre a chegada do camião de um fornecedor e o momento em que a mercadoria fica disponível em stock: registo da chegada, descarga, conferência com a encomenda, inspeção, registo da entrada e arrumação. A maioria dos guias começa o processo quando o camião chega. Nós começamos mais cedo, quando a entrega é reservada, porque na nossa experiência os problemas na doca têm normalmente origem num camião com que ninguém contava.
Este guia reúne os nossos conselhos para gerir bem a receção, com base no trabalho com armazéns que agendam os seus camiões de entrada com o LoadingCalendar. Aborda as etapas, os pontos onde a receção costuma falhar, as práticas que recomendamos e uma checklist que pode adaptar.
O que é o processo de receção de mercadorias no armazém?
A receção no armazém é o processo de aceitar a mercadoria de entrada, confirmar que corresponde ao que foi encomendado e torná-la disponível no inventário. Inclui o trabalho físico na doca (descarga, contagem, inspeção) e a documentação associada: a nota de encomenda, o aviso de expedição do fornecedor, a CMR ou a guia de remessa e o registo da entrada no seu WMS ou ERP.
A receção merece mais atenção do que costuma ter, porque os seus erros propagam-se. Uma entrega incompleta recebida como completa transforma-se numa rutura de stock no picking. Uma palete danificada assinada sem reserva transforma-se numa reclamação difícil de ganhar. Um camião deixado à espera no portão transforma-se numa fatura de detenção na semana seguinte.
Quais são as etapas do processo de receção no armazém?
Dividimos a receção em sete etapas. Os armazéns mais pequenos juntam muitas vezes algumas delas, o que não é problema desde que nenhuma seja saltada.
1. Reserve a entrega
O fornecedor ou a transportadora reserva um intervalo numa doca antes de o camião partir. A reserva deve incluir o que precisa para se preparar: o número da encomenda ou de referência, o que vem, a transportadora e, idealmente, o telefone do motorista e a matrícula. Com um portal de reservas para transportadoras, são as próprias transportadoras a escolher um intervalo livre em vez de telefonarem ou escreverem à sua equipa.
2. Prepare a chegada
Reveja as reservas do dia antes de os camiões chegarem. A encomenda ainda está em aberto? Há espaço na zona de receção? Há pessoas e empilhadores suficientes para a hora em que chegam três camiões ao mesmo tempo? Um aviso de expedição antecipado (ASN) do fornecedor ajuda bastante, porque fica a saber o conteúdo antes de as portas abrirem.
3. Registe a chegada do camião
Quando o motorista chega, associe-o a uma reserva pela referência, pela transportadora ou pela matrícula, registe a hora de chegada e encaminhe o camião para a sua porta. Registar a hora de chegada é fácil de esquecer numa manhã agitada, e é precisamente o dado de que precisa quando uma transportadora contesta o tempo de espera.
4. Descarregue
Descarregue na porta atribuída e registe quando a descarga começa e termina. Mantenha a mercadoria numa zona de receção junto à doca. Nada deve ir para as estantes antes de ser conferido.
5. Confira com os documentos
Conte o que chegou e compare com a nota de encomenda, o ASN e a CMR ou a guia de remessa. Anote na CMR quaisquer faltas, excessos ou danos antes de o motorista assinar e partir. Depois de o motorista sair, uma falta passa a ser a sua palavra contra a da transportadora.
6. Inspecione e registe a entrada
Verifique a qualidade onde os seus produtos o exigem: temperatura dos produtos refrigerados, prazos de validade, números de lote ou de série, embalagem. Depois registe a entrada no seu WMS ou ERP, para que o stock fique disponível e a contabilidade de fornecedores possa conferir a fatura.
7. Arrume
Leve a mercadoria da zona de receção para a sua localização de armazenagem e confirme a localização no sistema. O tempo desde a chegada do camião até a mercadoria estar disponível em stock é o seu tempo dock-to-stock, o indicador que acompanharíamos primeiro para avaliar se a receção funciona bem.
Onde costuma falhar o processo de receção?
A maioria das equipas de receção conhece as etapas. O problema é que o trabalho chega de uma forma que não conseguem planear. Estes são os problemas de que mais ouvimos falar nos armazéns antes de começarem a agendar as suas docas:
- Camiões que chegam sem aviso. Se os fornecedores simplesmente aparecem, não é possível planear portas nem pessoas. A equipa de receção passa a manhã a reagir em vez de se preparar.
- Todos chegam ao mesmo tempo. Muitas transportadoras querem os primeiros intervalos, por isso as primeiras horas do dia transformam-se numa fila enquanto a tarde fica calma. As mesmas portas e as mesmas pessoas têm de absorver todo o pico.
- Portas reservadas duas vezes. Quando as reservas estão espalhadas por uma folha de cálculo, uma caixa de correio e a memória de alguém, dois camiões ficam com a mesma porta à mesma hora e um deles espera. Veja como evitar reservas duplicadas de docas.
- Documentos em falta ou errados. Sem número de encomenda, sem guia de remessa, com a referência errada. O camião está à porta, ninguém sabe a que encomenda pertence a entrega e o motorista espera enquanto alguém liga para as compras.
- Diferenças descobertas depois de o motorista sair. As verificações são feitas à pressa, o motorista sai e a falta aparece durante a arrumação. Sem uma anotação na CMR, a reclamação é difícil de ganhar.
- Mercadoria parada na zona de receção. A descarga acompanha o ritmo, mas a arrumação fica para trás. A zona de receção enche e deixa de haver espaço para descarregar o camião seguinte.
Quatro destes seis problemas começam antes de o camião chegar à doca. É por isso que a reserva é a primeira etapa na nossa versão do processo.
Quais são as boas práticas de receção no armazém?
Estas são as práticas que recomendamos, mais ou menos pela ordem em que as introduziríamos.
- Exija uma reserva para cada entrega de entrada. Torne-o regra com fornecedores e transportadoras: sem reserva, não há hora de descarga garantida. Mantenha a regra durante algumas semanas e normalmente ela pega. Mas torne a reserva fácil, ou as transportadoras vão continuar a telefonar.
- Defina a duração dos intervalos por tipo de carga. Um reboque completo de paletes mistas não precisa do mesmo tempo que uma carrinha com três volumes. Defina alguns tipos de carga com durações realistas, para que o calendário corresponda ao tempo que os camiões passam realmente à porta.
- Distribua as chegadas ao longo do dia. Limite quantos camiões podem reservar a mesma hora, ou guarde os primeiros intervalos para as cargas que precisam deles. Um fluxo regular de chegadas é muito mais fácil de assegurar com pessoal do que um pico de manhã.
- Recolha os documentos com a reserva. Peça a encomenda ou a referência, e documentos como a guia de remessa ou a CMR, no momento da reserva e não à porta. Assim os problemas aparecem um dia antes, e não com um motorista à espera.
- Registe três marcas de tempo para cada camião. Chegou, descarga iniciada, descarga terminada. Em conjunto mostram quem chegou atrasado, quanto tempo os camiões esperaram e para onde vai o tempo das suas docas. Sem elas, qualquer discussão sobre o tempo de espera é opinião contra opinião.
- Verifique antes de o motorista sair. Conte as paletes e procure danos visíveis enquanto o motorista ainda está no local, e anote qualquer anomalia na CMR. As contagens detalhadas e os controlos de qualidade podem vir depois, na zona de receção.
- Use reboques deixados com fornecedores grandes e regulares. Se um fornecedor envia reboques completos com um calendário fixo, um reboque deixado permite-lhe descarregar quando tem capacidade e não quando o motorista chega. O nosso guia sobre carga direta vs reboque deixado explica quando compensa.
- Mantenha a zona de receção livre. Defina um objetivo de arrumação, por exemplo no mesmo turno. Quando a zona de receção estiver cheia, abrande as novas reservas em vez de empilhar mercadoria nos corredores.
Checklist de receção no armazém
Use-a como ponto de partida e adapte-a aos seus produtos. Uma equipa de receção deve conseguir responder sim a cada linha.
| Fase | Verificação |
|---|---|
| Antes da chegada | A entrega está reservada numa doca e num intervalo |
| Antes da chegada | A reserva tem um número de encomenda ou de referência e a encomenda está em aberto |
| Antes da chegada | ASN, guia de remessa ou CMR recebido ou pedido |
| Antes da chegada | Pessoas, empilhador e espaço na zona de receção planeados para o intervalo |
| Chegada | Motorista associado à reserva e hora de chegada registada |
| Chegada | Camião atribuído a uma porta |
| Descarga | Horas de início e fim da descarga registadas |
| Descarga | Número de paletes e danos visíveis verificados antes de o motorista sair |
| Descarga | Faltas, excessos e danos anotados na CMR |
| Depois da descarga | Quantidades, lotes e prazos de validade conferidos com a encomenda |
| Depois da descarga | Entrada registada no WMS ou ERP |
| Depois da descarga | Mercadoria arrumada e localização de armazenagem confirmada |
Como se mede o desempenho da receção no armazém?
Quatro números cobrem quase tudo o que um responsável de receção precisa de saber. Todos resultam dos tempos e verificações descritos acima.
| Indicador | O que lhe diz | Como medir |
|---|---|---|
| Tempo dock-to-stock | A rapidez com que a mercadoria fica disponível | Da chegada do camião ao registo da entrada ou à arrumação, por entrega |
| Taxa de chegadas pontuais | Se as transportadoras cumprem os seus intervalos | Camiões que chegaram dentro do seu intervalo ÷ todos os camiões que chegaram |
| Tempo de descarga por tipo de carga | Se a duração dos seus intervalos é realista | Fim da descarga menos início da descarga, média por tipo de carga |
| Precisão da receção | Com que frequência as entregas correspondem à encomenda | Entregas recebidas sem diferenças ÷ todas as entregas |
Não iríamos atrás de referências do setor para estes indicadores. Acompanhe os seus próprios números semana a semana e observe a tendência. O nosso artigo sobre KPI de agendamento de docas aprofunda o lado da doca, incluindo o tempo de permanência e a taxa de não comparência, com fórmulas e um exemplo prático.
Precisa de software para gerir a receção no armazém?
Não para todas as etapas. Muitos armazéns fazem bem as verificações e a arrumação com papel e um WMS. Folhas de cálculo e e-mail ficam aquém logo na primeira etapa, a reserva dos camiões: uma folha partilhada não impede duas pessoas de reservarem a mesma porta e, num local movimentado, as reservas por telefone ocupam alguém da equipa de receção durante horas todos os dias.
Um software de agendamento de docas trata da parte de reservas e horários das etapas um a quatro. No LoadingCalendar, fornecedores e transportadoras reservam os seus próprios intervalos através do seu portal de reservas com a sua marca, e pode tornar obrigatórios os dados do motorista, a matrícula e documentos como a guia de remessa ou a CMR. A sua equipa marca cada camião como chegado, iniciado e terminado no calendário, e a página de estatísticas mostra a sua taxa de chegadas pontuais. Custa $99 por mês, preço fixo, para docas, utilizadores e reservas ilimitados, com um teste gratuito de 14 dias.
Se está a começar do zero, o nosso guia para configurar um sistema de agendamento de armazém percorre as docas, os tipos de carga e a integração das transportadoras.
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