Varemodtagelse på lageret: trin, bedste praksis og hvor det går galt

Hvad er varemodtagelse på lageret?

Varemodtagelse er processen med at tage imod indgående varer, kontrollere at de svarer til det bestilte og gøre dem tilgængelige på lager. Den dækker det fysiske arbejde ved rampen (losning, optælling, inspektion) og papirarbejdet bagved: indkøbsordren, leverandørens forhåndsadvisering, CMR-fragtbrevet eller følgesedlen og modtagelsen i dit WMS eller ERP.

Varemodtagelsen fortjener mere opmærksomhed, end den normalt får, fordi fejlene breder sig. En mangelfuld leverance, der modtages som komplet, bliver til manglende varer ved pluk. En beskadiget palle, der kvitteres for uden bemærkning, bliver til en reklamation, der er svær at vinde. En lastbil, der må vente ved porten, bliver til en ventetidsfaktura i næste uge.

Hvilke trin består varemodtagelsen af?

Vi deler varemodtagelsen op i syv trin. Mindre lagre slår ofte et par af dem sammen. Det er fint, så længe ingen springes over.

1. Book leverancen

Leverandøren eller transportøren booker et tidsrum ved en rampe, før lastbilen kører. Bookingen skal indeholde det, du skal bruge for at forberede dig: indkøbsordre- eller referencenummer, hvad der kommer, transportøren og helst chaufførens telefonnummer og nummerplade. Med en bookingportal for transportører vælger transportørerne selv et ledigt tidsrum i stedet for at ringe eller skrive til dit team.

2. Forbered ankomsten

Gennemgå dagens bookinger, før lastbilerne kommer. Er indkøbsordren stadig åben? Er der plads i modtageområdet? Er der nok folk og trucks til den time, hvor tre lastbiler skal komme på én gang? En forhåndsadvisering (ASN) fra leverandøren hjælper her, fordi du kender indholdet, før portene åbner.

3. Registrér lastbilens ankomst

Når chaufføren ankommer, matcher du vedkommende med en booking via reference, transportør eller nummerplade, registrerer ankomsttiden og sender lastbilen til dens rampeport. Ankomsttiden er nem at springe over en travl morgen, og det er netop den, du skal bruge, når en transportør bestrider ventetiden.

4. Los

Los ved den tildelte port og registrér, hvornår losningen starter og slutter. Sæt varerne i et modtageområde ved siden af rampen. Intet skal på reolerne, før det er kontrolleret.

5. Kontrollér mod papirerne

Tæl det, der er ankommet, og sammenlign med indkøbsordren, forhåndsadviseringen og CMR-fragtbrevet eller følgesedlen. Notér manko, overskud og skader på CMR'en, før chaufføren skriver under og kører. Når chaufføren er kørt, er en manko dit ord mod transportørens.

6. Inspicér og bogfør modtagelsen

Kontrollér kvaliteten, hvor dine produkter kræver det: temperatur på kølevarer, holdbarhedsdatoer, batch- eller serienumre, emballage. Bogfør derefter modtagelsen i dit WMS eller ERP, så varerne bliver tilgængelige, og bogholderiet kan afstemme leverandørens faktura.

7. Placér på lager

Flyt varerne fra modtageområdet til deres lagerplads og bekræft placeringen i systemet. Tiden fra lastbilens ankomst til varerne er tilgængelige på lager er din dock-to-stock-tid, det nøgletal vi først ville kigge på for at vurdere, hvor godt varemodtagelsen fungerer.

Hvor går varemodtagelsen typisk galt?

De fleste modtageteams kender trinene. Problemet er, at arbejdet kommer på en måde, de ikke kan planlægge. Det er de problemer, vi oftest hører om fra lagre, før de begynder at booke tider til deres ramper:

• Lastbiler, der kommer uanmeldt. Hvis leverandørerne bare dukker op, kan du hverken planlægge porte eller folk. Modtageteamet bruger formiddagen på at reagere i stedet for at forberede sig.
• Alle kommer på samme tid. Mange transportører vil have de tidlige tider, så dagens første timer bliver til en kø, mens eftermiddagen er stille. De samme porte og folk skal klare hele spidsbelastningen.
• Dobbeltbookede porte. Når bookinger ligger i et regneark, en indbakke og nogens hukommelse, får to lastbiler den samme port på samme tid, og den ene må vente. Her kan du læse, hvordan du stopper dobbeltbooking af læsseramper.
• Manglende eller forkerte papirer. Intet ordrenummer, ingen følgeseddel, den forkerte reference. Lastbilen står ved porten, ingen kan se, hvilken ordre leverancen hører til, og chaufføren venter, mens nogen ringer til indkøb.
• Afvigelser, der opdages efter chaufføren er kørt. Kontrollen sker i en fart, chaufføren kører, og mankoen dukker først op ved placeringen på lager. Uden en bemærkning på CMR'en er reklamationen svær at vinde.
• Varer, der bliver stående i modtageområdet. Losningen følger med, men placeringen på lager halter bagefter. Modtageområdet fyldes op, og der er ikke plads til at losse den næste lastbil.

Fire af de seks begynder, før lastbilen når rampen. Derfor er booking første trin i vores udgave af processen.

Hvad er bedste praksis for varemodtagelse?

Det er de metoder, vi anbefaler, nogenlunde i den rækkefølge vi ville indføre dem.

1. Kræv en booking for hver indgående leverance. Gør det til reglen over for leverandører og transportører: ingen booking, ingen garanteret losningstid. Hold fast i et par uger, så bliver det som regel siddende. Gør det dog nemt at booke, ellers bliver transportørerne ved med at ringe.
2. Fastlæg tidsrummenes længde efter lasttype. En fuld trailer med blandede paller kræver ikke samme tid som en varevogn med tre pakker. Definér en håndfuld lasttyper med realistisk varighed, så kalenderen passer til den tid, lastbilerne faktisk bruger ved porten.
3. Fordel ankomsterne over dagen. Begræns, hvor mange lastbiler der kan booke samme time, eller hold de tidlige tider til læs, der virkelig har brug for dem. En jævn strøm af ankomster er langt lettere at bemande end en morgenspids.
4. Indsaml papirerne med bookingen. Bed om indkøbsordre eller reference og dokumenter som følgeseddel eller CMR, når tidsrummet bookes, og ikke ved porten. Så dukker problemerne op en dag tidligere i stedet for, mens en chauffør venter.
5. Registrér tre tidsstempler for hver lastbil. Ankommet, losning startet, losning afsluttet. Tilsammen viser de, hvem der kom for sent, hvor længe lastbilerne ventede, og hvor din rampetid bliver af. Uden dem er enhver diskussion om ventetid påstand mod påstand.
6. Kontrollér, før chaufføren kører. Tæl paller og se efter synlige skader, mens chaufføren stadig er på stedet, og notér enhver afvigelse på CMR'en. Detaljeret optælling og kvalitetskontrol kan følge bagefter i modtageområdet.
7. Brug drop-trailere til store, faste leverandører. Hvis en leverandør sender fulde trailere efter en fast plan, kan du med en drop-trailer losse, når du har kapacitet, i stedet for når chaufføren ankommer. Vores guide om direkte læsning vs. drop-trailer forklarer, hvornår det kan betale sig.
8. Hold modtageområdet frit. Sæt et mål for placering på lager, for eksempel inden for samme vagt. Når modtageområdet er fuldt, så brems nye bookinger i stedet for at stable varer i gangene.

Tjekliste til varemodtagelse

Brug den som udgangspunkt, og tilpas den til dine produkter. Et modtageteam skal kunne svare ja til hver linje.

Hvordan måler man varemodtagelsens præstation?

Fire tal dækker det meste af det, en modtagechef har brug for at vide. Alle kommer fra de tider og kontroller, der er beskrevet ovenfor.

Vi ville ikke jagte branchebenchmarks for disse. Følg dine egne tal uge for uge, og hold øje med tendensen. Vores artikel om KPI'er for læsserampe tidsbestilling går mere i dybden med rampesiden, herunder opholdstid og udeblivelsesrate, med formler og et regneeksempel.

Har du brug for software til varemodtagelse?

Ikke til hvert trin. Mange lagre klarer kontrol og placering på lager fint med papir og et WMS. Regneark og e-mail kommer til kort ved trin et, bookingen af lastbilerne: et delt regneark kan ikke forhindre to personer i at booke den samme port, og på et travlt sted binder telefonbooking én fra modtageteamet i timevis hver dag.

Et tidsbestillingssystem til læsseramper tager sig af booking og timing i trin et til fire. I LoadingCalendar booker leverandører og transportører selv deres tidsrum gennem din bookingportal med dit eget brand, og du kan gøre chaufførens oplysninger, nummerpladen og dokumenter som følgeseddel eller CMR obligatoriske. Dit team markerer hver lastbil som ankommet, startet og afsluttet i kalenderen, og statistiksiden viser din andel rettidige ankomster. Det koster fast $99 om måneden for ubegrænset antal ramper, brugere og bookinger, med 14 dages gratis prøveperiode.

Hvis du starter fra bunden, gennemgår vores guide til opsætning af et tidsbestillingssystem til lageret ramper, lasttyper og hvordan du får transportørerne med.