Goederenontvangst in het magazijn: stappen, best practices en waar het misgaat

Wat is het goederenontvangstproces in het magazijn?

Goederenontvangst is het proces van inkomende goederen in ontvangst nemen, controleren of ze overeenkomen met wat er besteld is en ze beschikbaar maken in de voorraad. Het omvat het fysieke werk aan het laadperron (lossen, tellen, inspecteren) en het papierwerk erachter: de inkooporder, de vooraanmelding van de leverancier, de CMR-vrachtbrief of pakbon en de ontvangstboeking in uw WMS of ERP.

Goederenontvangst verdient meer aandacht dan het meestal krijgt, omdat fouten zich verder verspreiden. Een onvolledige levering die als compleet wordt ontvangen, wordt een tekort bij het orderpicken. Een beschadigde pallet die zonder opmerking wordt afgetekend, wordt een claim die moeilijk te winnen is. Een vrachtwagen die bij de poort moet wachten, wordt volgende week een factuur voor wachtgeld.

Wat zijn de stappen van het goederenontvangstproces?

Wij verdelen de goederenontvangst in zeven stappen. Kleinere magazijnen voegen er vaak een paar samen. Dat is prima, zolang er geen stap wordt overgeslagen.

1. Boek de levering

De leverancier of vervoerder boekt een tijdslot aan een laadperron voordat de vrachtwagen vertrekt. De boeking moet bevatten wat u nodig hebt om u voor te bereiden: het inkoopordernummer of referentienummer, wat er komt, de vervoerder en bij voorkeur het telefoonnummer van de chauffeur en het kenteken. Met een boekingsportaal voor vervoerders kiezen vervoerders zelf een vrij tijdslot, in plaats van uw team te bellen of te mailen.

2. Bereid de aankomst voor

Controleer de boekingen van de dag voordat de vrachtwagens komen. Staat de inkooporder nog open? Is er ruimte in de ontvangstzone? Zijn er genoeg mensen en heftrucks voor het uur waarin drie vrachtwagens tegelijk komen? Een vooraanmelding (ASN) van de leverancier helpt hierbij, omdat u de inhoud kent voordat de deuren opengaan.

3. Meld de vrachtwagen aan

Wanneer de chauffeur aankomt, koppelt u hem aan een boeking via referentie, vervoerder of kenteken, legt u de aankomsttijd vast en stuurt u de vrachtwagen naar zijn laaddeur. De aankomsttijd vastleggen schiet er op een drukke ochtend gemakkelijk bij in, terwijl u juist die nodig hebt als een vervoerder de wachttijd betwist.

4. Lossen

Los aan de toegewezen deur en leg vast wanneer het lossen begint en eindigt. Zet de goederen in een bufferzone naast het laadperron. Er gaat niets de stellingen in voordat het gecontroleerd is.

5. Controleer tegen de papieren

Tel wat er is aangekomen en vergelijk het met de inkooporder, de vooraanmelding en de CMR-vrachtbrief of pakbon. Noteer tekorten, overschotten en schade op de CMR voordat de chauffeur tekent en vertrekt. Is de chauffeur eenmaal weg, dan is een tekort uw woord tegen dat van de vervoerder.

6. Inspecteer en boek de ontvangst in

Controleer de kwaliteit waar uw producten dat vereisen: temperatuur bij gekoelde goederen, houdbaarheidsdata, batch- of serienummers, verpakking. Boek daarna de ontvangst in uw WMS of ERP, zodat de voorraad beschikbaar wordt en de crediteurenadministratie de factuur van de leverancier kan matchen.

7. Wegzetten

Breng de goederen van de bufferzone naar hun opslaglocatie en bevestig de locatie in het systeem. De tijd van aankomst van de vrachtwagen tot goederen beschikbaar in de voorraad is uw dock-to-stocktijd. Naar die maatstaf zouden wij als eerste kijken om te beoordelen hoe goed de ontvangst werkt.

Waar loopt het ontvangstproces meestal vast?

De meeste ontvangstteams kennen de stappen. Het probleem is dat het werk binnenkomt op een manier die ze niet kunnen plannen. Dit zijn de problemen die we het vaakst horen van magazijnen voordat ze hun laadperrons gaan plannen:

• Vrachtwagens die onaangekondigd aankomen. Als leveranciers gewoon komen opdagen, kunt u geen deuren of mensen plannen. Het ontvangstteam is de hele ochtend bezig met reageren in plaats van voorbereiden.
• Iedereen komt tegelijk. Veel vervoerders willen de vroege tijdslots, dus de eerste uren van de dag worden een wachtrij terwijl de middag rustig blijft. Dezelfde deuren en mensen moeten de hele piek opvangen.
• Dubbel geboekte deuren. Als boekingen in een spreadsheet, een inbox en iemands geheugen staan, krijgen twee vrachtwagens dezelfde deur op hetzelfde moment en moet er een wachten. Lees hier hoe u dubbele boekingen van laadperrons voorkomt.
• Ontbrekende of verkeerde papieren. Geen ordernummer, geen pakbon, de verkeerde referentie. De vrachtwagen staat aan de deur, niemand weet bij welke order de levering hoort en de chauffeur wacht terwijl iemand inkoop belt.
• Afwijkingen die pas na vertrek van de chauffeur aan het licht komen. De controle gebeurt in haast, de chauffeur vertrekt en het tekort komt pas bij het wegzetten aan het licht. Zonder notitie op de CMR is de claim moeilijk te winnen.
• Goederen die in de bufferzone blijven staan. Het lossen houdt het tempo bij, maar het wegzetten loopt achter. De bufferzone loopt vol en er is geen ruimte meer om de volgende vrachtwagen te lossen.

Vier van deze zes beginnen al voordat de vrachtwagen het laadperron bereikt. Daarom is boeken in onze versie van het proces de eerste stap.

Wat zijn de best practices voor goederenontvangst?

Dit zijn de werkwijzen die wij aanraden, ongeveer in de volgorde waarin we ze zouden invoeren.

1. Eis een boeking voor elke inkomende levering. Maak het de regel voor leveranciers en vervoerders: geen boeking, geen gegarandeerde lostijd. Houd een paar weken vol en meestal blijft het hangen. Maak boeken wel eenvoudig, anders blijven vervoerders bellen.
2. Stem de lengte van tijdslots af op het ladingtype. Een volle trailer met gemengde pallets heeft niet dezelfde tijd nodig als een bestelbus met drie pakketten. Definieer een handvol ladingtypen met realistische duur, zodat de kalender klopt met de tijd die vrachtwagens echt aan de deur doorbrengen.
3. Spreid aankomsten over de dag. Beperk hoeveel vrachtwagens hetzelfde uur kunnen boeken, of houd de vroege tijdslots vrij voor ladingen die ze echt nodig hebben. Een gelijkmatige stroom aankomsten is veel makkelijker te bemensen dan een ochtendpiek.
4. Verzamel de papieren bij de boeking. Vraag om het ordernummer of de referentie en documenten zoals de pakbon of CMR op het moment dat het tijdslot wordt geboekt, niet pas aan de deur. Problemen komen dan een dag eerder boven, in plaats van terwijl er een chauffeur staat te wachten.
5. Leg voor elke vrachtwagen drie tijdstempels vast. Aangekomen, lossen gestart, lossen klaar. Samen laten ze zien wie te laat was, hoe lang vrachtwagens wachtten en waar uw perrontijd naartoe gaat. Zonder deze gegevens is elke discussie over wachttijd mening tegen mening.
6. Controleer voordat de chauffeur vertrekt. Tel de pallets en kijk naar zichtbare schade terwijl de chauffeur nog ter plaatse is, en noteer elke afwijking op de CMR. Gedetailleerde tellingen en kwaliteitscontroles kunnen daarna in de bufferzone volgen.
7. Gebruik drop-trailers voor grote, vaste leveranciers. Als een leverancier volle trailers volgens een vast schema stuurt, kunt u een drop-trailer lossen wanneer u capaciteit hebt, in plaats van wanneer de chauffeur aankomt. Onze gids over direct laden vs drop-trailer legt uit wanneer dat de moeite waard is.
8. Houd de bufferzone vrij. Stel een doel voor het wegzetten, bijvoorbeeld binnen dezelfde dienst. Als de bufferzone vol is, rem dan nieuwe boekingen af in plaats van goederen in de gangpaden te stapelen.

Checklist voor goederenontvangst

Gebruik dit als startpunt en pas het aan uw producten aan. Een ontvangstteam moet elke regel met ja kunnen beantwoorden.

Hoe meet u de prestaties van de goederenontvangst?

Vier cijfers dekken het meeste van wat een ontvangstmanager moet weten. Ze komen allemaal uit de hierboven beschreven tijden en controles.

Wij zouden hiervoor geen branchebenchmarks najagen. Volg uw eigen cijfers week na week en let op de trend. Ons artikel over KPI's voor dockplanning gaat dieper in op de perronkant, inclusief verblijftijd en no-showpercentage, met formules en een uitgewerkt voorbeeld.

Hebt u software nodig voor goederenontvangst?

Niet voor elke stap. Veel magazijnen doen controles en wegzetten prima met papier en een WMS. Spreadsheets en e-mail schieten tekort bij stap één, het boeken van de vrachtwagens: een gedeelde spreadsheet kan niet voorkomen dat twee mensen dezelfde deur boeken, en op een drukke locatie houdt telefonisch boeken elke dag urenlang iemand van het ontvangstteam bezig.

Dock planning software regelt het boeken en de timing in stap één tot en met vier. In LoadingCalendar boeken leveranciers en vervoerders hun eigen tijdslots via uw boekingsportaal in uw eigen huisstijl, en u kunt de gegevens van de chauffeur, het kenteken en documenten zoals de pakbon of CMR verplicht maken. Uw team markeert elke vrachtwagen in de kalender als aangekomen, gestart en klaar, en de statistiekenpagina toont uw percentage tijdige aankomsten. Het kost vast $99 per maand voor onbeperkt laadperrons, gebruikers en boekingen, met een gratis proefperiode van 14 dagen.

Begint u helemaal opnieuw, dan neemt onze handleiding voor het opzetten van een laadperron afsprakensysteem u mee door laadperrons, ladingtypen en het aan boord krijgen van vervoerders.