Raktári áruátvétel: lépések, bevált gyakorlatok és tipikus elakadások

Mi a raktári áruátvétel folyamata?

Az áruátvétel a beérkező áru átvételének, a megrendeléssel való egyezése ellenőrzésének és készletre vételének folyamata. Magában foglalja a dokknál végzett fizikai munkát (kirakodás, számlálás, ellenőrzés) és a mögötte álló papírmunkát is: a beszerzési megrendelést, a beszállító előzetes szállítási értesítőjét, a CMR-t vagy szállítólevelet és az átvétel rögzítését a WMS-ben vagy az ERP-ben.

Az áruátvétel több figyelmet érdemel, mint amennyit általában kap, mert az itt elkövetett hibák továbbgyűrűznek. A teljesként átvett hiányos szállítmányból készlethiány lesz a komissiózásnál. A megjegyzés nélkül átvett sérült raklapból nehezen érvényesíthető kárigény lesz. A kapunál várakoztatott teherautóból jövő heti állásidő-számla lesz.

Melyek a raktári áruátvétel lépései?

Az áruátvételt hét lépésre bontjuk. A kisebb raktárak gyakran összevonnak néhányat, ami rendben van, amíg egyik sem marad ki.

1. Foglalja le a szállítást

A beszállító vagy a fuvarozó még a teherautó indulása előtt lefoglal egy idősávot egy dokknál. A foglalásnak tartalmaznia kell mindazt, amire a felkészüléshez szüksége van: a beszerzési megrendelés vagy hivatkozási szám, hogy mi érkezik, a fuvarozó, és lehetőleg a sofőr telefonszáma és a rendszám. Egy fuvarozói foglalási portálon a fuvarozók maguk választanak szabad idősávot, ahelyett hogy telefonálnának vagy e-mailt írnának a csapatának.

2. Készüljön fel az érkezésre

Nézze át a napi foglalásokat, mielőtt a teherautók megérkeznek. Nyitott még a beszerzési megrendelés? Van hely az átvételi zónában? Lesz elég ember és targonca arra az órára, amikor egyszerre három teherautó érkezik? Ebben segít a beszállító előzetes szállítási értesítője (ASN), mert már az ajtók kinyitása előtt tudja, mi van a rakományban.

3. Érkeztesse a teherautót

Amikor a sofőr megérkezik, keresse meg a foglalását hivatkozási szám, fuvarozó vagy rendszám alapján, rögzítse az érkezés idejét, és irányítsa a teherautót a kijelölt dokkajtóhoz. Az érkezési idő rögzítése egy forgalmas reggelen könnyen elmarad, pedig éppen erre lesz szüksége, ha egy fuvarozó vitatja a várakozási időt.

4. Rakodja ki az árut

Rakodja ki az árut a kijelölt ajtónál, és rögzítse a kirakodás kezdetét és végét. Az árut a dokk melletti átvételi zónában tartsa. Semmi ne kerüljön a polcokra, amíg nincs ellenőrizve.

5. Egyeztesse a dokumentumokkal

Számolja meg, mi érkezett, és vesse össze a beszerzési megrendeléssel, az ASN-nel és a CMR-rel vagy a szállítólevéllel. Minden többletet, hiányt vagy sérülést jegyezzen fel a CMR-re, mielőtt a sofőr aláír és elmegy. Ha a sofőr már elment, a hiány az Ön szava a fuvarozóé ellen.

6. Ellenőrizze a minőséget és rögzítse az átvételt

Ellenőrizze, amit a termékei megkövetelnek: hűtött áruknál a hőmérsékletet, a lejárati dátumokat, a tétel- vagy sorozatszámokat, a csomagolást. Ezután rögzítse az átvételt a WMS-ben vagy az ERP-ben, hogy a készlet elérhetővé váljon, és a könyvelés össze tudja vetni a beszállító számláját a megrendeléssel.

7. Tárolja be az árut

Vigye az árut az átvételi zónából a tárolóhelyére, és erősítse meg a helyet a rendszerben. A teherautó érkezésétől addig eltelt idő, amíg az áru elérhető a készletben, a dokktól a készletig tartó (dock-to-stock) idő. Ezt a mutatót figyelnénk elsőként, hogy megítéljük, mennyire jól működik az áruátvétel.

Hol akad el leggyakrabban az áruátvétel folyamata?

A legtöbb áruátvételi csapat ismeri a lépéseket. A gond az, hogy a munka kiszámíthatatlanul érkezik, és nem lehet előre megtervezni. Ezekről a problémákról halljuk a leggyakrabban a raktáraktól, mielőtt elkezdenék ütemezni a dokkjaikat:

• Bejelentés nélkül érkező teherautók. Ha a beszállítók csak úgy megjelennek, nem lehet megtervezni sem az ajtókat, sem a munkaerőt. Az áruátvételi csapat egész délelőtt reagál ahelyett, hogy felkészülne.
• Mindenki egyszerre érkezik. Sok fuvarozó a korai idősávokat szeretné, így a nap első óráiban sor alakul ki, délután pedig csend van. Ugyanazoknak az ajtóknak és embereknek kell elnyelniük a teljes csúcsot.
• Duplán foglalt ajtók. Ha a foglalások egy táblázatban, egy postafiókban és valakinek a fejében vannak, két teherautó kapja ugyanazt az ajtót ugyanarra az időre, és az egyik várakozik. Itt olvashatja, hogyan állíthatja le a dokkok dupla foglalását.
• Hiányzó vagy hibás dokumentumok. Nincs megrendelésszám, nincs szállítólevél, rossz a hivatkozási szám. A teherautó az ajtónál áll, senki nem tudja, melyik megrendeléshez tartozik a szállítmány, és a sofőr vár, amíg valaki felhívja a beszerzést.
• Az eltérések a sofőr távozása után derülnek ki. Az ellenőrzés kapkodva zajlik, a sofőr elmegy, és a hiány csak a betárolásnál derül ki. CMR-re tett megjegyzés nélkül a kárigényt nehéz érvényesíteni.
• Az áru az átvételi zónában ragad. A kirakodás tartja a tempót, de a betárolás lemarad. Az átvételi zóna megtelik, és a következő teherautót már nincs hová kirakodni.

A hat probléma közül négy már azelőtt kezdődik, hogy a teherautó a dokkhoz érne. Ezért a mi folyamatunkban a foglalás az első lépés.

Melyek a raktári áruátvétel bevált gyakorlatai?

Ezeket a gyakorlatokat javasoljuk, nagyjából abban a sorrendben, ahogyan mi bevezetnénk őket.

1. Minden beérkező szállításhoz követeljen meg foglalást. Tegye szabállyá a beszállítókkal és a fuvarozókkal: foglalás nélkül nincs garantált kirakodási idő. Tartson ki mellette néhány hétig, és általában meggyökeresedik. A foglalás viszont legyen egyszerű, különben a fuvarozók továbbra is telefonálni fognak.
2. Az idősávok hosszát rakománytípus szerint állítsa be. Egy vegyes raklapokkal teli pótkocsinak nem ugyanannyi idő kell, mint egy három csomagot hozó kisteherautónak. Hozzon létre néhány rakománytípust reális időtartammal, hogy a naptár megfeleljen annak az időnek, amelyet a teherautók valóban az ajtónál töltenek.
3. Ossza el az érkezéseket a napon belül. Korlátozza, hány teherautó foglalhatja ugyanazt az órát, vagy tartsa fenn a korai idősávokat azoknak a rakományoknak, amelyeknek valóban szükségük van rájuk. Az egyenletes érkezési hullámhoz sokkal könnyebb munkaerőt biztosítani, mint egy reggeli csúcshoz.
4. A dokumentumokat a foglalással együtt kérje be. A megrendelés- vagy hivatkozási számot és az olyan dokumentumokat, mint a szállítólevél vagy a CMR, már a foglaláskor kérje, ne az ajtónál. Így a problémák egy nappal korábban derülnek ki, nem akkor, amikor a sofőr már vár.
5. Minden teherautónál rögzítsen három időbélyeget. Megérkezett, kirakodás megkezdve, kirakodás befejezve. Együtt megmutatják, ki késett, mennyit vártak a teherautók, és mire megy el a dokkidő. Nélkülük minden várakozási idővel kapcsolatos vita vélemény a vélemény ellen.
6. Ellenőrizzen, mielőtt a sofőr elmegy. Számolja meg a raklapokat és nézze meg a látható sérüléseket, amíg a sofőr még a helyszínen van, és minden eltérést jegyezzen fel a CMR-re. A részletes számlálás és a minőségellenőrzés ráér később az átvételi zónában.
7. Nagy, rendszeres beszállítóknál használjon leállított pótkocsit. Ha egy beszállító rendszeres ütemben küld teli pótkocsikat, a leállított pótkocsit akkor rakodhatja ki, amikor van rá kapacitása, nem akkor, amikor a sofőr megérkezik. A közvetlen rakodás vs leállított pótkocsi összehasonlításunk elmagyarázza, mikor éri meg a váltás.
8. Tartsa szabadon az átvételi zónát. Tűzzön ki határidőt a betárolásra, például ugyanazon a műszakon belül. Ha az átvételi zóna megtelt, lassítsa az új foglalásokat ahelyett, hogy az árut a közlekedőutakon halmozná fel.

Raktári áruátvételi ellenőrzőlista

Használja kiindulópontként, és igazítsa a termékeihez. Egy áruátvételi csapatnak minden sorra igennel kell tudnia válaszolni.

Hogyan mérhető a raktári áruátvétel teljesítménye?

Négy szám lefedi a legtöbbet abból, amit egy áruátvételi vezetőnek tudnia kell. Mindegyik a fent leírt időkből és ellenőrzésekből származik.

Ezeknél nem hajszolnánk ágazati viszonyítási értékeket. Kövesse a saját számait hétről hétre, és figyelje a trendet. A dokk ütemezési KPI-kről szóló cikkünk részletesebben foglalkozik a dokk oldali mutatókkal, köztük a tartózkodási idővel és a meg nem jelenési aránnyal, képletekkel és kidolgozott példával.

Szükség van szoftverre a raktári áruátvételhez?

Nem minden lépéshez. Sok raktár papírral és WMS-sel is jól kezeli az ellenőrzést és a betárolást. A táblázatok és az e-mail az első lépésnél, a teherautók foglalásánál vallanak kudarcot: egy megosztott táblázat nem akadályozza meg, hogy két ember ugyanazt az ajtót foglalja le, egy forgalmas telephelyen pedig a telefonos foglalás naponta órákra leköti az áruátvételi csapat egyik tagját.

Egy időkapu rendszer az első négy lépés foglalási és időzítési részét veszi át. A LoadingCalendarban a beszállítók és a fuvarozók maguk foglalják le idősávjaikat az Ön saját arculatú foglalási portálján, és kötelezővé teheti a sofőr adatait, a rendszámot és az olyan dokumentumokat, mint a szállítólevél vagy a CMR. A csapata a naptárban minden teherautót megérkezettnek, folyamatban lévőnek és befejezettnek jelöl, a statisztikai oldalon pedig látja a pontos érkezések arányát. Az ára havi fix $99 korlátlan számú dokkhoz, felhasználóhoz és foglaláshoz, 14 napos ingyenes próbaidővel.

Ha a nulláról indul, a raktári ütemezési rendszer beállításáról szóló útmutatónk végigvezeti a dokkokon, a rakománytípusokon és a fuvarozók bevonásán.