Vörumóttaka í vöruhúsi: skref, góðar starfsvenjur og hvar hún bregst

Hvað er vörumóttaka í vöruhúsi?

Vörumóttaka er ferlið við að taka á móti innkomandi vörum, staðfesta að þær passi við það sem var pantað og gera þær tiltækar í birgðum. Hún nær yfir líkamlegu vinnuna við hleðslustöðina (afferming, talning, skoðun) og pappírsvinnuna að baki: innkaupapöntunina, fyrirframtilkynningu birgisins, CMR-farmbréfið eða fylgiseðilinn og móttökuskráninguna í WMS- eða ERP-kerfinu.

Móttakan á skilið meiri athygli en hún fær yfirleitt, því mistök hennar berast áfram. Sending sem vantar í en er móttekin sem heil verður að vöruskorti við tínslu. Skemmt bretti sem kvittað er fyrir án athugasemdar verður að kröfu sem erfitt er að vinna. Vörubíll sem látinn er bíða við hliðið verður að biðgjaldsreikningi í næstu viku.

Hver eru skref vörumóttöku í vöruhúsi?

Við skiptum móttöku í sjö skref. Minni vöruhús sameina oft nokkur þeirra, sem er í lagi svo lengi sem ekkert skref er látið falla niður.

1. Bókaðu sendinguna

Birgirinn eða flutningsaðilinn bókar tímabil við hleðslustöð áður en vörubíllinn leggur af stað. Bókunin ætti að innihalda það sem þú þarft til að undirbúa þig: innkaupapöntunar- eða tilvísunarnúmer, hvað er að koma, flutningsaðilann og helst símanúmer bílstjórans og bílnúmer. Með bókunargátt fyrir flutningsaðila velja flutningsaðilar laust tímabil sjálfir í stað þess að hringja eða senda teyminu þínu tölvupóst.

2. Undirbúðu komuna

Farðu yfir bókanir dagsins áður en vörubílarnir koma. Er innkaupapöntunin enn opin? Er pláss á móttökusvæðinu? Er nóg af fólki og lyfturum fyrir klukkustundina þegar þrír vörubílar eiga að koma á sama tíma? Fyrirframtilkynning (ASN) frá birginum hjálpar hér, því þú veist innihaldið áður en dyrnar opnast.

3. Skráðu vörubílinn inn

Þegar bílstjórinn kemur skaltu tengja hann við bókun eftir tilvísun, flutningsaðila eða bílnúmeri, skrá komutímann og senda vörubílinn að réttum dyrum. Auðvelt er að sleppa því að skrá komutímann á annasömum morgni, en það er einmitt hann sem þú þarft þegar flutningsaðili deilir um biðtíma.

4. Affermdu

Affermdu við úthlutaðar dyr og skráðu hvenær afferming hefst og lýkur. Geymdu vörurnar á móttökusvæði við hliðina á hleðslustöðinni. Ekkert á að fara í rekkana áður en það hefur verið yfirfarið.

5. Berðu saman við skjölin

Teldu það sem kom og berðu það saman við innkaupapöntunina, fyrirframtilkynninguna og CMR-farmbréfið eða fylgiseðilinn. Skrifaðu allan skort, umframmagn eða skemmdir á CMR-farmbréfið áður en bílstjórinn kvittar og fer. Þegar bílstjórinn er farinn stendur orð þitt gegn orði flutningsaðilans um skortinn.

6. Skoðaðu og skráðu móttökuna

Athugaðu gæðin þar sem vörurnar þínar krefjast þess: hitastig kælivöru, best-fyrir-dagsetningar, lotu- eða raðnúmer, umbúðir. Skráðu síðan móttökuna í WMS- eða ERP-kerfið svo varan verði tiltæk og bókhaldið geti stemmt reikning birgisins af.

7. Gakktu frá á lagerstað

Færðu vörurnar af móttökusvæðinu á lagerstaðinn og staðfestu staðsetninguna í kerfinu. Tíminn frá komu vörubílsins þar til vörurnar eru tiltækar í birgðum er dock-to-stock tíminn þinn, mælikvarðinn sem við myndum fylgjast með fyrst til að meta hversu vel móttakan virkar.

Hvar bregst móttökuferlið yfirleitt?

Flest móttökuteymi þekkja skrefin. Vandinn er að vinnan berst í formi sem þau geta ekki skipulagt. Þetta eru vandamálin sem við heyrum oftast um frá vöruhúsum áður en þau byrja að bóka tíma við hleðslustöðvarnar:

• Vörubílar sem koma óboðaðir. Ef birgjar mæta bara á staðinn geturðu ekki skipulagt dyr eða mannskap. Móttökuteymið eyðir morgninum í að bregðast við í stað þess að undirbúa sig.
• Allir koma á sama tíma. Margir flutningsaðilar vilja fyrstu tímabilin, svo fyrstu klukkustundir dagsins verða að biðröð á meðan síðdegið er rólegt. Sömu dyr og sama fólk þurfa að taka á sig allan toppinn.
• Tvíbókaðar dyr. Þegar bókanir eru í töflureikni, pósthólfi og minni einhvers fá tveir vörubílar sömu dyr á sama tíma og annar þeirra bíður. Hér er hvernig á að stöðva tvíbókun hleðslurampa.
• Skjöl sem vantar eða eru röng. Ekkert pöntunarnúmer, enginn fylgiseðill, röng tilvísun. Vörubíllinn er við dyrnar, enginn veit hvaða pöntun sendingin tilheyrir og bílstjórinn bíður á meðan einhver hringir í innkaupadeildina.
• Frávik sem finnast eftir að bílstjórinn er farinn. Yfirferðin er gerð í flýti, bílstjórinn skráir sig út og skorturinn kemur í ljós við frágang á lagerstað. Án athugasemdar á CMR-farmbréfinu er erfitt að vinna kröfuna.
• Vörur sem festast á móttökusvæðinu. Affermingin heldur í við, en frágangur á lagerstað dregst aftur úr. Móttökusvæðið fyllist og ekkert pláss er eftir til að afferma næsta vörubíl.

Fjögur af þessum sex vandamálum byrja áður en vörubíllinn kemur að hleðslustöðinni. Þess vegna er bókun fyrsta skrefið í okkar útgáfu af ferlinu.

Hverjar eru góðar starfsvenjur við vörumóttöku?

Þetta eru starfsvenjurnar sem við mælum með, nokkurn veginn í þeirri röð sem við myndum innleiða þær.

1. Krefstu bókunar fyrir hverja innkomandi sendingu. Gerðu það að reglu gagnvart birgjum og flutningsaðilum: engin bókun, enginn tryggður affermingartími. Haltu þig við regluna í nokkrar vikur og hún festist yfirleitt í sessi. Gerðu bókunina þó auðvelda, annars halda flutningsaðilarnir áfram að hringja.
2. Stilltu lengd tímabila eftir hleðslutegund. Fullur eftirvagn af blönduðum brettum þarf ekki sama tíma og sendibíll með þremur pökkum. Skilgreindu nokkrar hleðslutegundir með raunhæfri tímalengd svo dagatalið passi við tímann sem vörubílar eyða í raun við dyrnar.
3. Dreifðu komum yfir daginn. Takmarkaðu hve margir vörubílar geta bókað sömu klukkustund, eða haltu fyrstu tímabilunum fyrir farma sem þurfa á þeim að halda. Jafnt flæði koma er mun auðveldara að manna en morgunálag.
4. Safnaðu skjölunum með bókuninni. Biddu um innkaupapöntun eða tilvísun, og skjöl eins og fylgiseðil eða CMR-farmbréf, þegar tímabilið er bókað frekar en við dyrnar. Vandamál koma þá í ljós degi fyrr í stað þess að koma upp á meðan bílstjóri bíður.
5. Skráðu þrjá tímastimpla fyrir hvern vörubíl. Kominn, afferming hafin, affermingu lokið. Saman sýna þeir hver kom seint, hve lengi vörubílar biðu og í hvað tími hleðslustöðvanna fer. Án þeirra er hver deila um biðtíma skoðun gegn skoðun.
6. Yfirfarðu áður en bílstjórinn fer. Teldu brettin og leitaðu að sýnilegum skemmdum á meðan bílstjórinn er enn á staðnum, og skrifaðu öll frávik á CMR-farmbréfið. Nákvæm talning og gæðaskoðun geta fylgt á eftir á móttökusvæðinu.
7. Notaðu lagða eftirvagna fyrir stóra og reglulega birgja. Ef birgir sendir fulla eftirvagna eftir föstu skipulagi gerir lagður eftirvagn þér kleift að afferma þegar þú hefur tíma í stað þess að gera það þegar bílstjórinn kemur. Leiðarvísir okkar um beina hleðslu eða lagðan eftirvagn útskýrir hvenær skiptin borga sig.
8. Haltu móttökusvæðinu auðu. Settu markmið fyrir frágang á lagerstað, til dæmis innan sömu vaktar. Þegar móttökusvæðið er fullt skaltu hægja á nýjum bókunum í stað þess að stafla vörum í gangana.

Gátlisti fyrir vörumóttöku

Notaðu þetta sem upphafspunkt og aðlagaðu að þínum vörum. Móttökuteymi ætti að geta svarað já við hverri línu.

Hvernig mælir þú árangur vörumóttöku?

Fjórar tölur ná yfir flest sem móttökustjóri þarf að vita. Þær koma allar úr tímunum og athugununum sem lýst er hér að ofan.

Við myndum ekki eltast við viðmiðunartölur greinarinnar fyrir þessa mælikvarða. Fylgstu með þínum eigin tölum viku fyrir viku og horfðu á þróunina. Grein okkar um KPI-mælikvarða fyrir tímabókun vöruhúss fer dýpra í hleðslustöðvahliðina, þar á meðal viðverutíma og hlutfall mætingarleysis, með formúlum og dæmi.

Þarftu hugbúnað fyrir vörumóttöku?

Ekki fyrir hvert skref. Mörg vöruhús ráða vel við yfirferð og frágang á lagerstað með pappír og WMS-kerfi. Töflureiknar og tölvupóstur duga ekki í fyrsta skrefinu, bókun vörubílanna: sameiginlegur töflureiknir getur ekki komið í veg fyrir að tveir bóki sömu dyr, og á annasömum stað bindur símabókun einhvern í móttökuteyminu tímunum saman á hverjum degi.

Tímabókunarkerfi fyrir vöruhús sér um bókanir og tímasetningar í skrefum eitt til fjögur. Í LoadingCalendar bóka birgjar og flutningsaðilar sín eigin tímabil í gegnum bókunargáttina þína með þínu vörumerki, og þú getur gert upplýsingar um bílstjóra, bílnúmer og skjöl eins og fylgiseðil eða CMR-farmbréf að skyldu. Teymið þitt merkir hvern vörubíl sem kominn, hafinn og lokið í dagatalinu, og tölfræðisíðan sýnir hlutfall stundvísra koma. Það kostar fast $99 á mánuði fyrir ótakmarkaðan fjölda hleðslustöðva, notenda og bókana, með 14 daga ókeypis prufutíma.

Ef þú byrjar frá grunni fer leiðarvísir okkar um uppsetningu tímabókunarkerfis fyrir vöruhús yfir hleðslustöðvar, hleðslutegundir og hvernig á að fá flutningsaðila með.