Příjem zboží do skladu: kroky, osvědčené postupy a kde se proces zadrhává

Co je příjem zboží do skladu?

Příjem zboží je proces převzetí příchozího zboží, ověření, že odpovídá objednávce, a jeho zařazení do skladových zásob. Zahrnuje fyzickou práci na rampě (vykládku, počítání, kontrolu) i papírovou stránku: objednávku, avízo o odeslání od dodavatele, CMR nebo dodací list a příjemku ve WMS nebo ERP.

Příjem si zaslouží víc pozornosti, než obvykle dostává, protože jeho chyby se šíří dál. Neúplná dodávka přijatá jako kompletní se změní ve výpadek zásob při vychystávání. Poškozená paleta převzatá bez poznámky se změní v reklamaci, kterou je těžké vyhrát. Kamion, který čeká u brány, se příští týden změní ve fakturu za zdržné.

Jaké jsou kroky příjmu zboží do skladu?

Příjem dělíme do sedmi kroků. Menší sklady často některé z nich spojují, což nevadí, pokud se žádný nevynechá.

1. Zarezervujte dodávku

Dodavatel nebo dopravce si zarezervuje časové okno na rampě dřív, než kamion vyrazí. Rezervace by měla obsahovat to, co potřebujete k přípravě: číslo objednávky nebo referenci, co přijede, dopravce a ideálně telefon řidiče a registrační značku. Díky rezervačnímu portálu pro dopravce si dopravci vyberou volné okno sami, místo aby vašemu týmu volali nebo psali.

2. Připravte se na příjezd

Projděte si rezervace na daný den dřív, než kamiony dorazí. Je objednávka stále otevřená? Je v příjmové zóně místo? Bude dost lidí a vysokozdvižných vozíků na hodinu, kdy mají přijet tři kamiony najednou? Pomůže avízo o odeslání (ASN) od dodavatele, protože obsah znáte dřív, než se otevřou dveře návěsu.

3. Zaevidujte příjezd kamionu

Když řidič přijede, přiřaďte ho k rezervaci podle reference, dopravce nebo registrační značky, zapište čas příjezdu a pošlete kamion k jeho vratům. Zápis času příjezdu se v rušném ránu snadno vynechá, a přitom právě ten potřebujete, když dopravce rozporuje čekací dobu.

4. Vyložte

Vyložte zboží u přidělených vrat a zapište začátek a konec vykládky. Zboží nechte v příjmové zóně vedle rampy. Nic by nemělo jít do regálů, dokud to není zkontrolované.

5. Porovnejte s doklady

Spočítejte, co dorazilo, a porovnejte to s objednávkou, avízem a CMR nebo dodacím listem. Manka, přebytky a poškození zapište do CMR dřív, než řidič podepíše a odjede. Jakmile řidič odjede, je manko vaše slovo proti slovu dopravce.

6. Zkontrolujte kvalitu a vystavte příjemku

Zkontrolujte, co vaše produkty vyžadují: teplotu chlazeného zboží, data spotřeby, čísla šarží nebo sériová čísla, obaly. Pak vystavte příjemku ve WMS nebo ERP, aby bylo zboží k dispozici na skladě a účtárna mohla spárovat fakturu dodavatele s objednávkou.

7. Zaskladněte

Přesuňte zboží z příjmové zóny na jeho skladové místo a potvrďte umístění v systému. Doba od příjezdu kamionu do chvíle, kdy je zboží k dispozici na skladě, je vaše doba dock-to-stock. Právě tu bychom sledovali jako první, abychom posoudili, jak dobře příjem funguje.

Kde se proces příjmu obvykle zadrhává?

Většina týmů příjmu kroky zná. Potíž je v tom, že práce přichází v podobě, kterou nejde naplánovat. Tohle jsou problémy, o kterých nejčastěji slýcháme od skladů, než začnou rezervovat své rampy:

• Kamiony přijíždějí bez ohlášení. Když se dodavatelé prostě objeví, nedají se naplánovat vrata ani lidé. Tým příjmu stráví ráno reakcemi místo přípravy.
• Všichni přijíždějí ve stejnou dobu. Mnoho dopravců chce ranní okna, takže první hodiny dne se mění ve frontu, zatímco odpoledne je klid. Stejná vrata a stejní lidé musí zvládnout celou špičku.
• Dvakrát zarezervovaná vrata. Když jsou rezervace roztroušené v tabulce, e-mailové schránce a něčí paměti, dostanou dva kamiony stejná vrata na stejný čas a jeden z nich čeká. Přečtěte si, jak zabránit dvojí rezervaci nakládacích ramp.
• Chybějící nebo špatné doklady. Chybí číslo objednávky, chybí dodací list, reference je špatně. Kamion stojí u vrat, nikdo neví, ke které objednávce dodávka patří, a řidič čeká, než někdo zavolá na nákup.
• Nesrovnalosti se zjistí až po odjezdu řidiče. Kontrola probíhá ve spěchu, řidič odjede a manko se objeví až při zaskladnění. Bez poznámky v CMR je reklamace těžko vymahatelná.
• Zboží uvízne v příjmové zóně. Vykládka drží tempo, ale zaskladnění zaostává. Příjmová zóna se zaplní a další kamion už není kam vyložit.

Čtyři z těchto šesti problémů začínají dřív, než kamion dorazí k rampě. Proto je rezervace v naší verzi procesu prvním krokem.

Jaké jsou osvědčené postupy při příjmu zboží do skladu?

Toto jsou postupy, které doporučujeme, zhruba v pořadí, v jakém bychom je zaváděli.

1. Vyžadujte rezervaci u každé příchozí dodávky. Nastavte to jako pravidlo s dodavateli a dopravci: bez rezervace není garantovaný čas vykládky. Vydržte pár týdnů a pravidlo se obvykle ujme. Rezervaci ale udělejte jednoduchou, jinak budou dopravci dál volat.
2. Nastavte délku oken podle typu nákladu. Plný návěs smíšených palet nepotřebuje stejný čas jako dodávka se třemi balíky. Definujte několik typů nákladu s realistickou délkou, aby kalendář odpovídal času, který kamiony u vrat skutečně stráví.
3. Rozložte příjezdy během dne. Omezte, kolik kamionů si může rezervovat stejnou hodinu, nebo nechte ranní okna pro náklady, které je opravdu potřebují. Rovnoměrný tok příjezdů se personálně pokrývá mnohem snáz než ranní špička.
4. Sbírejte doklady spolu s rezervací. Žádejte číslo objednávky nebo referenci a doklady, jako je dodací list nebo CMR, už při rezervaci okna, ne až u vrat. Problémy se pak ukážou o den dřív, ne až ve chvíli, kdy řidič čeká.
5. U každého kamionu zaznamenejte tři časy. Příjezd, začátek vykládky, konec vykládky. Dohromady ukazují, kdo přijel pozdě, jak dlouho kamiony čekaly a kam mizí čas na rampě. Bez nich je každý spor o čekací dobu jen názor proti názoru.
6. Kontrolujte dřív, než řidič odjede. Spočítejte palety a zkontrolujte viditelná poškození, dokud je řidič na místě, a každou nesrovnalost zapište do CMR. Podrobné počítání a kontrola kvality mohou proběhnout později v příjmové zóně.
7. U velkých a pravidelných dodavatelů využijte odstavené návěsy. Pokud dodavatel posílá plné návěsy podle pravidelného plánu, odstavený návěs vám umožní vyložit ho, až na to máte kapacitu, a ne ve chvíli, kdy přijede řidič. Naše srovnání živé nakládky a odstaveného návěsu vysvětluje, kdy se to vyplatí.
8. Udržujte příjmovou zónu volnou. Stanovte cíl pro zaskladnění, například během stejné směny. Když je příjmová zóna plná, zpomalte nové rezervace, místo abyste zboží stohovali v uličkách.

Kontrolní seznam pro příjem zboží do skladu

Použijte ho jako výchozí bod a upravte ho podle svých produktů. Tým příjmu by měl být schopen odpovědět ano na každý řádek.

Jak měřit výkonnost příjmu zboží?

Čtyři čísla pokrývají většinu toho, co vedoucí příjmu potřebuje vědět. Všechna vycházejí z časů a kontrol popsaných výše.

Za oborovými benchmarky bychom se u těchto metrik nehonili. Sledujte svá vlastní čísla týden po týdnu a dívejte se na trend. Náš článek o KPI rezervace nakládacích ramp jde do hloubky na straně rampy, včetně doby pobytu a míry nedostavení, se vzorci a praktickým příkladem.

Potřebujete k příjmu zboží software?

Ne ke každému kroku. Spousta skladů zvládá kontroly a zaskladnění dobře s papírem a WMS. Tabulky a e-mail selhávají u prvního kroku, rezervace kamionů: sdílená tabulka nezabrání dvěma lidem rezervovat stejná vrata a v rušném skladu zaměstná telefonické rezervování někoho z týmu příjmu na několik hodin denně.

Systém pro rezervaci časových oken pokrývá rezervace a časy v krocích jedna až čtyři. V LoadingCalendar si dodavatelé a dopravci rezervují okna sami přes váš značkový rezervační portál a vy můžete nastavit jako povinné údaje o řidiči, registrační značku a doklady, jako je dodací list nebo CMR. Váš tým v kalendáři označí každý kamion jako přijel, probíhá a dokončeno a na stránce statistik vidíte míru včasných příjezdů. Stojí to paušálně $99 měsíčně za neomezený počet ramp, uživatelů a rezervací, se 14denní zkušební verzí zdarma.

Pokud začínáte od nuly, náš průvodce nastavením systému rezervace časových oken vás provede rampami, typy nákladu a zapojením dopravců.