Recepția mărfurilor în depozit: pași, bune practici și unde se blochează

Ce este procesul de recepție a mărfurilor în depozit?

Recepția mărfurilor este procesul prin care preluați marfa care intră, confirmați că se potrivește cu ce a fost comandat și o faceți disponibilă în stoc. Cuprinde atât munca fizică de la rampă (descărcare, numărare, inspecție), cât și documentele din spatele ei: comanda de achiziție, avizul de expediere în avans al furnizorului, CMR-ul sau avizul de însoțire a mărfii și recepția înregistrată în WMS sau ERP.

Recepția merită mai multă atenție decât primește de obicei, pentru că greșelile de aici se propagă. O livrare incompletă recepționată ca fiind completă devine o lipsă de stoc la picking. Un palet deteriorat semnat fără mențiune devine o reclamație greu de câștigat. Un camion ținut să aștepte la poartă devine o factură de staționare săptămâna viitoare.

Care sunt pașii procesului de recepție a mărfurilor?

Împărțim recepția în șapte pași. Depozitele mai mici combină adesea câțiva dintre ei, ceea ce este în regulă, atâta timp cât niciunul nu este sărit.

1. Rezervați livrarea

Furnizorul sau transportatorul rezervă un interval orar la o rampă înainte ca camionul să plece. Rezervarea ar trebui să conțină ce aveți nevoie pentru pregătire: numărul comenzii de achiziție sau o referință, ce marfă vine, transportatorul și, ideal, telefonul șoferului și numărul de înmatriculare. Cu un portal de rezervări pentru transportatori, aceștia își aleg singuri un interval liber, în loc să sune sau să scrie echipei dvs.

2. Pregătiți sosirea

Verificați rezervările zilei înainte să sosească camioanele. Comanda de achiziție mai este deschisă? Există spațiu în zona de recepție? Sunt suficienți oameni și stivuitoare pentru ora în care trei camioane sosesc deodată? Avizul de expediere în avans (ASN) al furnizorului ajută aici, pentru că știți conținutul înainte să se deschidă ușile.

3. Înregistrați sosirea camionului

Când sosește șoferul, găsiți rezervarea după referință, transportator sau numărul de înmatriculare, notați ora sosirii și trimiteți camionul la ușa alocată. Notarea orei de sosire este ușor de sărit într-o dimineață aglomerată, dar este exact informația de care aveți nevoie când un transportator contestă timpul de așteptare.

4. Descărcați

Descărcați la ușa alocată și notați când începe și când se termină descărcarea. Țineți marfa în zona de recepție de lângă rampă. Nimic nu ar trebui să ajungă pe rafturi înainte de a fi verificat.

5. Verificați față de documente

Numărați ce a sosit și comparați cu comanda de achiziție, ASN-ul și CMR-ul sau avizul de însoțire. Notați orice surplus, lipsă sau deteriorare pe CMR înainte ca șoferul să semneze și să plece. Odată ce șoferul a plecat, o lipsă înseamnă cuvântul dvs. contra cuvântului transportatorului.

6. Inspectați și înregistrați recepția

Verificați calitatea acolo unde produsele o cer: temperatura pentru mărfurile refrigerate, datele de expirare, numerele de lot sau de serie, ambalajul. Apoi înregistrați recepția în WMS sau ERP, ca stocul să devină disponibil, iar contabilitatea să poată verifica factura furnizorului față de comandă.

7. Amplasați marfa pe rafturi

Mutați marfa din zona de recepție în locația ei de depozitare și confirmați locația în sistem. Timpul de la sosirea camionului până când marfa este disponibilă în stoc este timpul dock-to-stock, indicatorul pe care l-am urmări primul pentru a judeca cât de bine funcționează recepția.

Unde se blochează de obicei procesul de recepție?

Majoritatea echipelor de recepție cunosc pașii. Problema este că munca sosește într-o formă pe care nu o pot planifica. Acestea sunt problemele despre care auzim cel mai des de la depozite înainte să înceapă să își programeze rampele:

• Camioane care sosesc neanunțate. Dacă furnizorii pur și simplu apar, nu puteți planifica nici ușile, nici personalul. Echipa de recepție petrece dimineața reacționând în loc să se pregătească.
• Toată lumea sosește în același timp. Mulți transportatori vor intervalele de dimineață, așa că primele ore ale zilei devin o coadă, în timp ce după-amiaza e liniște. Aceleași uși și aceiași oameni trebuie să absoarbă tot vârful.
• Uși rezervate de două ori. Când rezervările stau într-un tabel, într-o căsuță de e-mail și în memoria cuiva, două camioane primesc aceeași ușă la aceeași oră, iar unul dintre ele așteaptă. Iată cum să opriți rezervarea dublă a rampelor.
• Documente lipsă sau greșite. Niciun număr de comandă, niciun aviz de însoțire, referința greșită. Camionul e la ușă, nimeni nu știe cărei comenzi îi aparține livrarea, iar șoferul așteaptă cât timp cineva sună la achiziții.
• Diferențe descoperite după plecarea șoferului. Verificările se fac în grabă, șoferul pleacă, iar lipsa iese la iveală abia la amplasarea pe rafturi. Fără o mențiune pe CMR, reclamația este greu de câștigat.
• Marfă blocată în zona de recepție. Descărcarea ține ritmul, dar amplasarea pe rafturi rămâne în urmă. Zona de recepție se umple și nu mai e loc pentru descărcarea următorului camion.

Patru dintre aceste șase probleme încep înainte ca camionul să ajungă la rampă. De aceea, în versiunea noastră a procesului, rezervarea este primul pas.

Care sunt bunele practici pentru recepția mărfurilor în depozit?

Acestea sunt practicile pe care le recomandăm, aproximativ în ordinea în care le-am introduce.

1. Cereți o rezervare pentru fiecare livrare la intrare. Faceți din asta o regulă pentru furnizori și transportatori: fără rezervare, nu există timp de descărcare garantat. Țineți-vă de regulă câteva săptămâni și de obicei se impune. Faceți însă rezervarea simplă, altfel transportatorii vor continua să sune.
2. Stabiliți durata intervalelor după tipul de încărcare. O remorcă plină cu paleți micști nu are nevoie de același timp ca o dubă cu trei colete. Definiți câteva tipuri de încărcare cu durate realiste, astfel încât calendarul să corespundă timpului pe care camioanele îl petrec de fapt la ușă.
3. Distribuiți sosirile pe parcursul zilei. Limitați câte camioane pot rezerva aceeași oră sau păstrați intervalele de dimineață pentru încărcăturile care chiar au nevoie de ele. Un flux uniform de sosiri este mult mai ușor de acoperit cu personal decât un vârf de dimineață.
4. Colectați documentele odată cu rezervarea. Cereți numărul comenzii sau referința, precum și documente ca avizul de însoțire sau CMR-ul, la rezervarea intervalului, nu la ușă. Astfel, problemele ies la iveală cu o zi mai devreme, nu când șoferul deja așteaptă.
5. Înregistrați trei marcaje temporale pentru fiecare camion. Sosit, descărcare începută, descărcare terminată. Împreună arată cine a întârziat, cât au așteptat camioanele și unde se duce timpul de la rampă. Fără ele, fiecare dispută despre timpul de așteptare este o părere contra alteia.
6. Verificați înainte ca șoferul să plece. Numărați paleții și căutați deteriorări vizibile cât timp șoferul este încă la fața locului, și notați orice neconformitate pe CMR. Numărătoarea detaliată și controlul calității pot urma în zona de recepție.
7. Folosiți remorci lăsate pentru furnizorii mari și regulați. Dacă un furnizor trimite remorci pline după un program constant, o remorcă lăsată vă permite să descărcați când aveți capacitate, nu când sosește șoferul. Ghidul nostru despre încărcarea directă vs remorca lăsată explică când merită schimbarea.
8. Păstrați zona de recepție liberă. Stabiliți un termen pentru amplasarea pe rafturi, de exemplu în cadrul aceluiași schimb. Când zona de recepție este plină, încetiniți rezervările noi în loc să stivuiți marfa pe culoare.

Listă de verificare pentru recepția mărfurilor

Folosiți-o ca punct de plecare și adaptați-o produselor dvs. O echipă de recepție ar trebui să poată răspunde „da” la fiecare rând.

Cum măsurați performanța recepției mărfurilor?

Patru cifre acoperă cea mai mare parte din ce trebuie să știe un responsabil de recepție. Toate provin din orele și verificările descrise mai sus.

Nu am urmări benchmark-uri din industrie pentru acești indicatori. Urmăriți-vă propriile cifre săptămână de săptămână și observați tendința. Articolul nostru despre KPI-urile pentru programarea rampelor intră mai în detaliu pe partea de rampă, inclusiv dwell time și rata neprezentărilor, cu formule și un exemplu calculat.

Aveți nevoie de software pentru recepția mărfurilor?

Nu pentru fiecare pas. Multe depozite gestionează bine verificările și amplasarea pe rafturi cu hârtie și un WMS. Tabelele și e-mailul nu fac față la primul pas, rezervarea camioanelor: un tabel partajat nu poate împiedica două persoane să rezerve aceeași ușă, iar într-un depozit aglomerat rezervările telefonice țin ocupat zilnic, ore întregi, un membru al echipei de recepție.

Software-ul de programare a rampelor preia partea de rezervare și de cronometrare din pașii unu până la patru. În LoadingCalendar, furnizorii și transportatorii își rezervă singuri intervalele prin portalul de rezervări cu brandul dvs., iar dvs. puteți face obligatorii datele șoferului, numărul de înmatriculare și documente precum avizul de însoțire sau CMR-ul. Echipa dvs. marchează fiecare camion în calendar ca sosit, în curs și finalizat, iar pagina de statistici arată rata sosirilor la timp. Costă $99 pe lună, preț fix, pentru un număr nelimitat de rampe, utilizatori și rezervări, cu o perioadă de probă gratuită de 14 zile.

Dacă porniți de la zero, ghidul nostru pentru configurarea unui sistem de programare a depozitului vă ghidează prin rampe, tipuri de încărcare și atragerea transportatorilor.