Ricevimento merci in magazzino: fasi, buone pratiche e dove si inceppa

Cos'è il processo di ricevimento merci in magazzino?

Il ricevimento in magazzino è il processo con cui si accetta la merce in entrata, si verifica che corrisponda a quanto ordinato e la si rende disponibile a inventario. Comprende il lavoro fisico in banchina (scarico, conteggio, ispezione) e i documenti che lo accompagnano: l'ordine d'acquisto, l'avviso di spedizione del fornitore, il CMR o il DDT e la registrazione del carico nel tuo WMS o ERP.

Il ricevimento merita più attenzione di quanta ne riceva di solito, perché i suoi errori si propagano. Una consegna incompleta ricevuta come completa diventa una rottura di stock al picking. Un pallet danneggiato firmato senza riserva diventa un reclamo difficile da vincere. Un camion lasciato in attesa al cancello diventa una fattura di sosta la settimana dopo.

Quali sono le fasi del processo di ricevimento merci?

Dividiamo il ricevimento in sette fasi. I magazzini più piccoli spesso ne accorpano alcune, e va bene finché nessuna viene saltata.

1. Prenota la consegna

Il fornitore o il vettore prenota uno slot su una banchina prima che il camion parta. La prenotazione deve contenere ciò che ti serve per prepararti: il numero d'ordine o di riferimento, cosa arriva, il vettore e idealmente il telefono dell'autista e la targa. Con un portale di prenotazione per i vettori, sono i vettori stessi a scegliere uno slot libero invece di chiamare o scrivere al tuo team.

2. Prepara l'arrivo

Controlla le prenotazioni del giorno prima che arrivino i camion. L'ordine è ancora aperto? C'è spazio nell'area di ricevimento? Ci sono abbastanza persone e carrelli per l'ora in cui arrivano tre camion insieme? Un avviso di spedizione anticipato (ASN) del fornitore aiuta, perché conosci il contenuto prima che si aprano le porte.

3. Registra l'arrivo del camion

Quando arriva l'autista, associalo a una prenotazione tramite riferimento, vettore o targa, registra l'orario di arrivo e manda il camion alla sua porta. Registrare l'orario di arrivo è facile da saltare in una mattinata piena, ed è proprio il dato che ti serve quando un vettore contesta il tempo di attesa.

4. Scarica

Scarica alla porta assegnata e registra quando lo scarico inizia e finisce. Tieni la merce in un'area di ricevimento accanto alla banchina. Niente deve andare a scaffale prima di essere stato controllato.

5. Controlla rispetto ai documenti

Conta ciò che è arrivato e confrontalo con l'ordine d'acquisto, l'ASN e il CMR o il DDT. Annota sul CMR eventuali mancanze, eccedenze o danni prima che l'autista firmi e riparta. Una volta partito l'autista, una mancanza diventa la tua parola contro quella del vettore.

6. Ispeziona e registra il carico

Controlla la qualità dove i tuoi prodotti lo richiedono: temperatura dei prodotti refrigerati, date di scadenza, numeri di lotto o di serie, imballaggio. Poi registra il carico nel tuo WMS o ERP, così la merce diventa disponibile e la contabilità fornitori può abbinare la fattura.

7. Stocca la merce

Sposta la merce dall'area di ricevimento alla sua ubicazione di stoccaggio e conferma l'ubicazione nel sistema. Il tempo dall'arrivo del camion alla merce disponibile a stock è il tuo tempo dock-to-stock, l'indicatore che guarderemmo per primo per capire quanto bene funziona il ricevimento.

Dove si inceppa di solito il processo di ricevimento?

La maggior parte dei team di ricevimento conosce le fasi. Il problema è che il lavoro arriva in una forma che non si può pianificare. Questi sono i problemi che sentiamo più spesso dai magazzini prima che inizino a pianificare le loro banchine:

• Camion che arrivano senza preavviso. Se i fornitori si presentano e basta, non puoi pianificare porte né personale. Il team di ricevimento passa la mattinata a reagire invece di prepararsi.
• Tutti arrivano alla stessa ora. Molti vettori vogliono gli slot del mattino presto, così le prime ore della giornata diventano una coda mentre il pomeriggio resta tranquillo. Le stesse porte e le stesse persone devono assorbire tutto il picco.
• Porte prenotate due volte. Quando le prenotazioni stanno tra un foglio di calcolo, una casella email e la memoria di qualcuno, due camion ottengono la stessa porta alla stessa ora e uno dei due aspetta. Ecco come evitare le doppie prenotazioni delle banchine.
• Documenti mancanti o sbagliati. Niente numero d'ordine, niente DDT, il riferimento sbagliato. Il camion è alla porta, nessuno sa a quale ordine appartenga la consegna e l'autista aspetta mentre qualcuno chiama l'ufficio acquisti.
• Differenze scoperte dopo la partenza dell'autista. I controlli si fanno di corsa, l'autista riparte e la mancanza salta fuori durante lo stoccaggio. Senza una riserva sul CMR, il reclamo è difficile da vincere.
• Merce bloccata nell'area di ricevimento. Lo scarico tiene il passo ma lo stoccaggio resta indietro. L'area di ricevimento si riempie e non c'è più spazio per scaricare il camion successivo.

Quattro di questi sei problemi nascono prima che il camion arrivi in banchina. Per questo la prenotazione è la prima fase nella nostra versione del processo.

Quali sono le buone pratiche per il ricevimento merci?

Queste sono le pratiche che consigliamo, più o meno nell'ordine in cui le introdurremmo.

1. Richiedi una prenotazione per ogni consegna in entrata. Rendila la regola con fornitori e vettori: niente prenotazione, niente orario di scarico garantito. Tieni duro per qualche settimana e di solito la regola attecchisce. Però rendi facile prenotare, altrimenti i vettori continueranno a telefonare.
2. Imposta la durata degli slot in base al tipo di carico. Un rimorchio completo di pallet misti non richiede lo stesso tempo di un furgone con tre colli. Definisci pochi tipi di carico con durate realistiche, così il calendario corrisponde al tempo che i camion passano davvero alla porta.
3. Distribuisci gli arrivi nell'arco della giornata. Limita quanti camion possono prenotare la stessa ora, oppure riserva gli slot del mattino presto ai carichi che ne hanno bisogno. Un flusso regolare di arrivi è molto più facile da coprire con il personale rispetto a un picco mattutino.
4. Raccogli i documenti con la prenotazione. Chiedi il numero d'ordine o il riferimento, e documenti come il DDT o il CMR, al momento della prenotazione e non alla porta. Così i problemi emergono il giorno prima invece che con un autista in attesa.
5. Registra tre orari per ogni camion. Arrivato, scarico iniziato, scarico finito. Insieme mostrano chi è arrivato in ritardo, quanto hanno aspettato i camion e dove va il tempo delle tue banchine. Senza di loro, ogni discussione sul tempo di attesa è un'opinione contro un'altra.
6. Controlla prima che l'autista riparta. Conta i pallet e cerca danni visibili mentre l'autista è ancora sul posto, e annota ogni anomalia sul CMR. I conteggi dettagliati e i controlli di qualità possono seguire nell'area di ricevimento.
7. Usa i rimorchi lasciati per i fornitori grandi e regolari. Se un fornitore invia rimorchi completi con una cadenza fissa, un rimorchio lasciato ti permette di scaricare quando hai capacità e non quando arriva l'autista. La nostra guida su carico diretto o rimorchio lasciato spiega quando conviene.
8. Tieni libera l'area di ricevimento. Fissa un obiettivo di stoccaggio, per esempio entro lo stesso turno. Quando l'area di ricevimento è piena, rallenta le nuove prenotazioni invece di accatastare la merce nei corridoi.

Checklist per il ricevimento merci in magazzino

Usala come punto di partenza e adattala ai tuoi prodotti. Un team di ricevimento dovrebbe poter rispondere sì a ogni riga.

Come si misurano le prestazioni del ricevimento merci?

Quattro numeri coprono quasi tutto ciò che un responsabile del ricevimento deve sapere. Derivano tutti dagli orari e dai controlli descritti sopra.

Per questi indicatori non inseguiremmo i benchmark di settore. Segui i tuoi numeri settimana dopo settimana e osserva la tendenza. Il nostro articolo sui KPI della gestione delle banchine approfondisce il lato banchina, compresi il tempo di permanenza e il tasso di mancata presentazione, con formule e un esempio di calcolo.

Serve un software per gestire il ricevimento merci?

Non per ogni fase. Molti magazzini gestiscono bene controlli e stoccaggio con carta e un WMS. Fogli di calcolo ed email non bastano alla prima fase, la prenotazione dei camion: un foglio condiviso non impedisce a due persone di prenotare la stessa porta e, in un sito trafficato, le prenotazioni per telefono tengono occupato qualcuno del team di ricevimento per ore ogni giorno.

Un software per la gestione delle banchine di carico si occupa della parte di prenotazioni e orari delle fasi da uno a quattro. In LoadingCalendar, fornitori e vettori prenotano da soli i propri slot tramite il tuo portale di prenotazione personalizzato, e puoi rendere obbligatori i dati dell'autista, la targa e documenti come il DDT o il CMR. Il tuo team segna ogni camion come arrivato, iniziato e completato nel calendario, e la pagina delle statistiche mostra il tuo tasso di arrivi puntuali. Costa $99 al mese a canone fisso per banchine, utenti e prenotazioni illimitati, con una prova gratuita di 14 giorni.

Se parti da zero, la nostra guida alla configurazione di un sistema di pianificazione del magazzino illustra banchine, tipi di carico e il coinvolgimento dei vettori.