Prevzem blaga v skladišču: koraki, dobre prakse in kje se proces zatakne

Kaj je prevzem blaga v skladišču?

Prevzem blaga je proces sprejema dohodnega blaga, preverjanja, ali ustreza naročilu, in njegove uvrstitve v zalogo. Obsega fizično delo na rampi (razkladanje, štetje, pregled) in dokumentacijo: naročilnico, predhodno obvestilo o pošiljki od dobavitelja, CMR ali dobavnico ter prevzemnico v WMS ali ERP.

Prevzem si zasluži več pozornosti, kot jo običajno dobi, ker se njegove napake prenašajo naprej. Nepopolna dostava, prevzeta kot popolna, se spremeni v manjkajočo zalogo pri komisioniranju. Poškodovana paleta, prevzeta brez opombe, se spremeni v reklamacijo, ki jo je težko dobiti. Tovornjak, ki čaka pred vhodom, se naslednji teden spremeni v račun za zadrževanje.

Kateri so koraki prevzema blaga v skladišču?

Prevzem delimo na sedem korakov. Manjša skladišča pogosto združijo nekatere od njih, kar ni težava, dokler nobenega ne izpustijo.

1. Rezervirajte dostavo

Dobavitelj ali prevoznik rezervira termin na rampi, preden tovornjak odpelje. Rezervacija naj vsebuje vse, kar potrebujete za pripravo: številko naročila ali sklic, kaj prihaja, prevoznika in po možnosti telefon voznika ter registrsko številko. S portalom za rezervacije prevoznikov si prevozniki sami izberejo prost termin, namesto da bi vaši ekipi klicali ali pisali.

2. Pripravite se na prihod

Preglejte rezervacije za tisti dan, preden pridejo tovornjaki. Je naročilo še odprto? Je na prevzemnem območju prostor? Bo dovolj ljudi in viličarjev za uro, ko naj bi prispeli trije tovornjaki hkrati? Pri tem pomaga predhodno obvestilo o pošiljki (ASN) od dobavitelja, saj vsebino poznate, še preden se vrata odprejo.

3. Prijavite prihod tovornjaka

Ko voznik prispe, ga povežite z rezervacijo po sklicu, prevozniku ali registrski številki, zabeležite čas prihoda in tovornjak napotite k njegovim vratom. Beleženje časa prihoda se v napornem jutru hitro izpusti, pa vendar ga potrebujete prav takrat, ko prevoznik izpodbija čakalni čas.

4. Razložite

Razložite pri dodeljenih vratih in zabeležite začetek in konec razkladanja. Blago pustite na prevzemnem območju ob rampi. Nič ne sme na police, preden ni preverjeno.

5. Primerjajte z dokumenti

Preštejte, kar je prispelo, in primerjajte z naročilnico, predhodnim obvestilom in CMR ali dobavnico. Manjke, viške in poškodbe vpišite na CMR, preden voznik podpiše in odpelje. Ko voznika ni več, je manjko vaša beseda proti besedi prevoznika.

6. Preglejte kakovost in knjižite prevzem

Preverite, kar zahtevajo vaši izdelki: temperaturo ohlajenega blaga, roke uporabnosti, številke serij ali serijske številke, embalažo. Nato knjižite prevzemnico v WMS ali ERP, da bo blago na voljo v zalogi in bo računovodstvo lahko uskladilo dobaviteljev račun z naročilom.

7. Uskladiščite

Blago prestavite s prevzemnega območja na skladiščno lokacijo in lokacijo potrdite v sistemu. Čas od prihoda tovornjaka do trenutka, ko je blago na voljo v zalogi, je vaš čas dock-to-stock. To je kazalnik, ki bi ga spremljali najprej, da bi ocenili, kako dobro deluje prevzem.

Kje se proces prevzema običajno zatakne?

Večina ekip na prevzemu pozna korake. Težava je, da delo prihaja v obliki, ki je ni mogoče načrtovati. To so težave, o katerih nam skladišča najpogosteje pripovedujejo, preden začnejo rezervirati svoje rampe:

• Tovornjaki prihajajo nenapovedano. Če se dobavitelji preprosto pojavijo, ne morete načrtovati vrat ne ljudi. Ekipa na prevzemu vse jutro le odziva, namesto da bi se pripravljala.
• Vsi prihajajo ob istem času. Veliko prevoznikov želi zgodnje termine, zato se prve ure dneva spremenijo v vrsto, popoldne pa je mirno. Ista vrata in isti ljudje morajo prevzeti celotno konico.
• Dvojno rezervirana vrata. Ko so rezervacije razpršene po preglednici, e-poštnem predalu in nekogaršnjem spominu, dva tovornjaka dobita ista vrata ob istem času in eden od njiju čaka. Preberite, kako preprečiti dvojno rezervacijo nakladalnih ramp.
• Manjkajoči ali napačni dokumenti. Ni številke naročila, ni dobavnice, sklic je napačen. Tovornjak stoji pri vratih, nihče ne ve, h kateremu naročilu spada dostava, in voznik čaka, da nekdo pokliče nabavo.
• Odstopanja se pokažejo po odhodu voznika. Pregled poteka v naglici, voznik odpelje, manjko pa se pokaže šele pri uskladiščenju. Brez opombe na CMR je reklamacijo težko dobiti.
• Blago obtiči na prevzemnem območju. Razkladanje sledi tempu, uskladiščenje pa zaostaja. Prevzemno območje se napolni in ni več prostora za razkladanje naslednjega tovornjaka.

Štiri od teh šestih težav se začnejo, preden tovornjak pride do rampe. Zato je rezervacija v naši različici procesa prvi korak.

Katere so dobre prakse pri prevzemu blaga v skladišču?

To so prakse, ki jih priporočamo, približno v vrstnem redu, v katerem bi jih uvajali.

1. Zahtevajte rezervacijo za vsako dohodno dostavo. To postavite kot pravilo za dobavitelje in prevoznike: brez rezervacije ni zagotovljenega časa razkladanja. Vztrajajte nekaj tednov in pravilo se običajno prime. Rezervacijo pa naredite preprosto, sicer bodo prevozniki še naprej klicali.
2. Dolžino terminov določite po vrsti tovora. Polna prikolica mešanih palet ne potrebuje enako časa kot kombi s tremi paketi. Določite nekaj vrst tovora z realnim trajanjem, da bo koledar ustrezal času, ki ga tovornjaki dejansko preživijo pri vratih.
3. Razporedite prihode čez dan. Omejite, koliko tovornjakov lahko rezervira isto uro, ali zgodnje termine prihranite za tovore, ki jih res potrebujejo. Enakomeren tok prihodov je veliko lažje kadrovsko pokriti kot jutranjo konico.
4. Dokumente zberite skupaj z rezervacijo. Številko naročila ali sklic ter dokumente, kot sta dobavnica ali CMR, zahtevajte že ob rezervaciji termina, ne šele pri vratih. Težave se tako pokažejo dan prej, ne šele takrat, ko voznik že čaka.
5. Za vsak tovornjak zabeležite tri časovne žige. Prihod, začetek razkladanja, konec razkladanja. Skupaj pokažejo, kdo je zamudil, kako dolgo so tovornjaki čakali in kam gre čas na rampi. Brez njih je vsak spor o čakalnem času mnenje proti mnenju.
6. Preverite, preden voznik odpelje. Preštejte palete in preglejte vidne poškodbe, dokler je voznik še na lokaciji, ter vsako odstopanje vpišite na CMR. Podrobno štetje in pregled kakovosti lahko sledita pozneje na prevzemnem območju.
7. Pri velikih in rednih dobaviteljih uporabite puščene prikolice. Če dobavitelj pošilja polne prikolice po stalnem urniku, vam puščena prikolica omogoča, da jo razložite, ko imate zmogljivost, in ne takrat, ko pride voznik. Naša primerjava neposrednega nakladanja in puščene prikolice pojasni, kdaj se to splača.
8. Prevzemno območje naj ostane prosto. Določite cilj za uskladiščenje, na primer v isti izmeni. Ko je prevzemno območje polno, upočasnite nove rezervacije, namesto da bi blago zlagali v prehode.

Kontrolni seznam za prevzem blaga v skladišču

Uporabite ga kot izhodišče in ga prilagodite svojim izdelkom. Ekipa na prevzemu bi morala na vsako vrstico odgovoriti z da.

Kako meriti uspešnost prevzema blaga?

Štiri številke pokrijejo večino tega, kar mora vedeti vodja prevzema. Vse izhajajo iz časov in preverjanj, opisanih zgoraj.

Pri teh kazalnikih se ne bi lovili za panožnimi primerjalnimi vrednostmi. Spremljajte svoje številke iz tedna v teden in opazujte trend. Naš članek o KPI-jih za rezervacijo nakladalnih ramp se podrobneje posveča rampi, vključno s časom na lokaciji in deležem neprihodov, s formulami in izračunanim primerom.

Ali za prevzem blaga potrebujete programsko opremo?

Ne za vsak korak. Veliko skladišč pregled in uskladiščenje dobro opravlja s papirjem in WMS. Preglednice in e-pošta odpovejo pri prvem koraku, rezervaciji tovornjakov: skupna preglednica ne prepreči, da bi dve osebi rezervirali ista vrata, v prometnem skladišču pa rezervacije po telefonu nekomu iz ekipe na prevzemu vsak dan vzamejo več ur.

Sistem za rezervacijo nakladalnih ramp poskrbi za rezervacije in čase v korakih od ena do štiri. V LoadingCalendar dobavitelji in prevozniki sami rezervirajo termine prek vašega brendiranega portala za rezervacije, vi pa lahko kot obvezne nastavite podatke o vozniku, registrsko številko in dokumente, kot sta dobavnica ali CMR. Vaša ekipa v koledarju vsak tovornjak označi kot prispel, v teku in končan, na strani s statistiko pa vidite delež pravočasnih prihodov. Stane fiksnih $99 na mesec za neomejeno število ramp, uporabnikov in rezervacij, s 14-dnevnim brezplačnim preizkusom.

Če začenjate iz nič, vas naš vodnik za nastavitev sistema za rezervacijo nakladalnih ramp vodi skozi rampe, vrste tovora in vključevanje prevoznikov.