Приемане на стоки в склада: стъпки, добри практики и слаби места

Какво представлява процесът по приемане на стоки в склада?

Приемането на стоки е процесът по приемане на входящата стока, проверка дали отговаря на поръчката и заприхождаването ѝ в наличностите. То включва както физическата работа на рампата (разтоварване, броене, проверка), така и документите: поръчката за покупка, предварителното известие за доставка от доставчика, CMR товарителницата или стокова разписка и записа за приемане в WMS или ERP.

Приемането заслужава повече внимание, отколкото обикновено получава, защото грешките в него се пренасят нататък. Непълна доставка, приета като пълна, се превръща в липса на стока при комплектоването. Повреден палет, приет без забележка, се превръща в рекламация, която трудно се печели. Камион, задържан на портала, се превръща във фактура за задържане следващата седмица.

Кои са стъпките в процеса по приемане на стоки?

Ние разделяме приемането на седем стъпки. В по-малките складове някои от тях често се обединяват, което е напълно наред, стига никоя да не се пропуска.

1. Резервирайте доставката

Доставчикът или превозвачът резервира слот на рампата, преди камионът да тръгне. Резервацията трябва да съдържа това, което ви е нужно за подготовка: номер на поръчката за покупка или референтен номер, какво пристига, превозвача и по възможност телефона на шофьора и регистрационния номер. С портал за резервации за превозвачи превозвачите сами избират свободен слот, вместо да се обаждат или да пишат на екипа ви.

2. Подгответе се за пристигането

Прегледайте резервациите за деня, преди камионите да дойдат. Поръчката за покупка още ли е отворена? Има ли място в зоната за приемане? Достатъчно ли са хората и мотокарите за часа, в който се очакват три камиона наведнъж? Тук помага предварителното известие за доставка (ASN) от доставчика, защото знаете съдържанието още преди вратите да се отворят.

3. Регистрирайте пристигането на камиона

Когато шофьорът пристигне, намерете резервацията му по референтен номер, превозвач или регистрационен номер, запишете часа на пристигане и насочете камиона към неговата врата. Записването на часа на пристигане лесно се пропуска в натоварена сутрин, а точно то ви трябва, когато превозвач оспори времето за чакане.

4. Разтоварете

Разтоварвайте на определената врата и записвайте началото и края на разтоварването. Дръжте стоката в зоната за приемане до рампата. Нищо не бива да отива в стелажите, преди да е проверено.

5. Сверете с документите

Пребройте пристигналото и го сравнете с поръчката за покупка, ASN и CMR товарителницата или стоковата разписка. Отбележете всяка липса, излишък или повреда в CMR, преди шофьорът да подпише и да си тръгне. След като шофьорът си е тръгнал, липсата е ваша дума срещу думата на превозвача.

6. Проверете качеството и заприходете стоката

Проверете това, което изискват вашите продукти: температура на охладените стоки, срокове на годност, партидни или серийни номера, опаковка. След това осчетоводете приемането в WMS или ERP, за да стане стоката налична, а счетоводството да може да сравни фактурата на доставчика с поръчката.

7. Складирайте

Преместете стоката от зоната за приемане до нейното складово място и потвърдете мястото в системата. Времето от пристигането на камиона до наличността на стоката е вашето време dock-to-stock. Това е показателят, който бихме следили първо, за да преценим колко добре работи приемането.

Къде обикновено се проваля процесът по приемане?

Повечето екипи по приемане познават стъпките. Проблемът е, че работата пристига във вид, който не може да се планира. Ето проблемите, за които най-често чуваме от складовете, преди да започнат да резервират рампите си:

• Камиони пристигат без предупреждение. Ако доставчиците просто се появяват, не можете да планирате нито вратите, нито хората. Екипът по приемане прекарва сутринта в реагиране, вместо в подготовка.
• Всички пристигат по едно и също време. Много превозвачи искат ранните слотове, така че първите часове на деня се превръщат в опашка, а следобедът е спокоен. Същите врати и същите хора трябва да поемат целия пик.
• Двойно резервирани врати. Когато резервациите са разпръснати между таблица, пощенска кутия и нечия памет, два камиона получават една и съща врата по едно и също време и единият чака. Ето как да спрете двойните резервации на складовите рампи.
• Липсващи или грешни документи. Няма номер на поръчка, няма стокова разписка, грешен референтен номер. Камионът е на вратата, никой не може да каже към коя поръчка е доставката, а шофьорът чака, докато някой се обажда в отдел „Покупки“.
• Несъответствия, открити след тръгването на шофьора. Проверката се прави набързо, шофьорът си тръгва и липсата излиза наяве при складирането. Без забележка в CMR рекламацията трудно се печели.
• Стока, заседнала в зоната за приемане. Разтоварването върви с нормално темпо, но складирането изостава. Зоната за приемане се запълва и няма къде да се разтовари следващият камион.

Четири от тези шест проблема започват, преди камионът да стигне до рампата. Затова резервацията е първата стъпка в нашата версия на процеса.

Кои са добрите практики при приемане на стоки в склада?

Това са практиките, които препоръчваме, приблизително в реда, в който бихме ги въвели.

1. Изисквайте резервация за всяка входяща доставка. Направете го правило за доставчиците и превозвачите: без резервация няма гарантирано време за разтоварване. Придържайте се към правилото няколко седмици и обикновено то се утвърждава. Но направете резервирането лесно, иначе превозвачите ще продължат да се обаждат.
2. Задайте продължителност на слотовете според типа товар. Пълно ремарке със смесени палети не изисква същото време като бус с три колета. Определете няколко типа товар с реалистична продължителност, така че календарът да отговаря на времето, което камионите реално прекарват на вратата.
3. Разпределете пристиганията през деня. Ограничете колко камиона могат да резервират един и същ час или запазете ранните слотове за товари, които наистина се нуждаят от тях. Равномерният поток от пристигания се осигурява с хора много по-лесно от сутрешен пик.
4. Събирайте документите заедно с резервацията. Изисквайте номера на поръчката или референтния номер и документи като стоковата разписка или CMR при резервирането на слота, а не на вратата. Така проблемите излизат наяве ден по-рано, а не когато шофьорът вече чака.
5. Записвайте три времеви маркера за всеки камион. Пристигнал, разтоварването започнало, разтоварването приключило. Заедно те показват кой е закъснял, колко дълго са чакали камионите и за какво отива времето на рампата. Без тях всеки спор за времето за чакане е мнение срещу мнение.
6. Проверявайте, преди шофьорът да си тръгне. Пребройте палетите и потърсете видими повреди, докато шофьорът е още на място, и отбележете всяко несъответствие в CMR. Подробното преброяване и проверката на качеството могат да се направят по-късно в зоната за приемане.
7. Използвайте оставени ремаркета за големи редовни доставчици. Ако доставчик изпраща пълни ремаркета по постоянен график, оставеното ремарке ви позволява да разтоварвате, когато имате капацитет, а не когато пристигне шофьорът. Нашето сравнение директно товарене срещу оставено ремарке обяснява кога това си струва.
8. Поддържайте зоната за приемане свободна. Задайте срок за складиране, например в рамките на същата смяна. Когато зоната за приемане е пълна, ограничете новите резервации, вместо да трупате стока по пътеките.

Контролен списък за приемане на стоки в склада

Използвайте го като отправна точка и го адаптирайте към вашите продукти. Екипът по приемане трябва да може да отговори с „да“ на всеки ред.

Как се измерва ефективността на приемането на стоки?

Четири показателя покриват повечето от това, което ръководителят на приемането трябва да знае. Всички те идват от описаните по-горе времена и проверки.

Не бихме гонили отраслови сравнителни стойности за тези показатели. Следете собствените си числа седмица след седмица и гледайте тенденцията. Статията ни за KPI за резервация на товарни рампи навлиза по-дълбоко в показателите на рампата, включително времето на престой и дела на неявяванията, с формули и разработен пример.

Нужен ли е софтуер за приемането на стоки в склада?

Не за всяка стъпка. Много складове се справят добре с проверките и складирането с хартия и WMS. Таблиците и имейлът не стигат за първата стъпка, резервирането на камионите: споделена таблица не може да попречи двама души да резервират една и съща врата, а в натоварен склад резервирането по телефона ангажира някого от екипа по приемане за часове всеки ден.

Софтуерът за резервация на товарни рампи поема резервирането и времената в стъпки от първа до четвърта. В LoadingCalendar доставчиците и превозвачите сами резервират слотовете си чрез вашия брандиран портал за резервации, а вие можете да направите задължителни данните на шофьора, регистрационния номер и документи като стоковата разписка или CMR. Екипът ви отбелязва всеки камион в календара като пристигнал, в процес и приключен, а страницата със статистика показва дела на навременните пристигания. Цената е фиксирана: $99 на месец за неограничен брой рампи, потребители и резервации, с 14-дневен безплатен пробен период.

Ако започвате от нулата, нашето ръководство за настройка на система за резервации в склада ви превежда през рампите, типовете товар и привличането на превозвачите.