Godsmottagning i lagret: steg, bästa praxis och var det brister

Vad är godsmottagning i lagret?

Godsmottagning är processen att ta emot inkommande gods, kontrollera att det stämmer med det som beställts och göra det tillgängligt i lagret. Den omfattar det fysiska arbetet vid rampen (lossning, räkning, inspektion) och pappersarbetet bakom: inköpsordern, leveransaviseringen, CMR-fraktsedeln eller följesedeln och inleveransen i ditt WMS eller ERP.

Godsmottagningen förtjänar mer uppmärksamhet än den brukar få, eftersom misstagen sprider sig. En ofullständig leverans som tas emot som komplett blir en brist vid plockningen. En skadad pall som kvitteras utan anmärkning blir en reklamation som är svår att vinna. En lastbil som får vänta vid grinden blir en ståtidsfaktura nästa vecka.

Vilka steg ingår i godsmottagningen?

Vi delar upp godsmottagningen i sju steg. Mindre lager slår ofta ihop några av dem, och det går bra så länge inget steg hoppas över.

1. Boka leveransen

Leverantören eller transportören bokar en tidslucka vid en ramp innan lastbilen åker. Bokningen bör innehålla det du behöver för att förbereda dig: inköpsorder- eller referensnummer, vad som kommer, transportören och helst förarens telefonnummer och registreringsnummer. Med en bokningsportal för transportörer väljer transportörerna själva en ledig tidslucka i stället för att ringa eller mejla ditt team.

2. Förbered ankomsten

Gå igenom dagens bokningar innan lastbilarna kommer. Är inköpsordern fortfarande öppen? Finns det plats på mottagningsytan? Finns det tillräckligt med personal och truckar för timmen då tre lastbilar ska komma samtidigt? En leveransavisering (ASN) från leverantören hjälper här, eftersom du vet vad som kommer innan portarna öppnas.

3. Registrera lastbilens ankomst

När föraren anländer kopplar du hen till en bokning via referens, transportör eller registreringsnummer, registrerar ankomsttiden och skickar lastbilen till rätt lastport. Ankomsttiden är lätt att hoppa över en stressig morgon, och det är just den du behöver när en transportör ifrågasätter väntetiden.

4. Lossa

Lossa vid den tilldelade porten och registrera när lossningen börjar och slutar. Ställ godset på en mottagningsyta bredvid rampen. Inget ska upp i hyllorna innan det har kontrollerats.

5. Kontrollera mot dokumenten

Räkna det som kommit och jämför med inköpsordern, leveransaviseringen och CMR-fraktsedeln eller följesedeln. Anteckna brister, överskott och skador på CMR:en innan föraren skriver under och åker. När föraren väl har åkt står ditt ord mot transportörens om en brist.

6. Inspektera och registrera inleveransen

Kontrollera kvaliteten där dina produkter kräver det: temperatur på kylvaror, bäst före-datum, batch- eller serienummer, förpackning. Registrera sedan inleveransen i ditt WMS eller ERP så att godset blir tillgängligt och ekonomiavdelningen kan stämma av leverantörens faktura.

7. Lagra in

Flytta godset från mottagningsytan till dess lagerplats och bekräfta platsen i systemet. Tiden från att lastbilen anländer tills godset är tillgängligt i lagret är din dock-to-stock-tid, det mått vi först skulle titta på för att bedöma hur väl godsmottagningen fungerar.

Var brister godsmottagningen oftast?

De flesta mottagningsteam kan stegen. Problemet är att arbetet kommer in på ett sätt som inte går att planera. Det här är de problem vi oftast hör om från lager innan de börjar tidsboka sina ramper:

• Lastbilar som kommer oanmälda. Om leverantörer bara dyker upp kan du varken planera portar eller personal. Mottagningsteamet ägnar förmiddagen åt att reagera i stället för att förbereda sig.
• Alla kommer samtidigt. Många transportörer vill ha de tidiga tiderna, så dagens första timmar blir en kö medan eftermiddagen är lugn. Samma portar och samma personal måste ta hela toppen.
• Dubbelbokade portar. När bokningarna finns i ett kalkylblad, en inkorg och någons minne får två lastbilar samma port vid samma tid och en av dem får vänta. Här kan du läsa hur du undviker dubbelbokning av lastramper.
• Saknade eller felaktiga dokument. Inget ordernummer, ingen följesedel, fel referens. Lastbilen står vid porten, ingen vet vilken order leveransen hör till och föraren väntar medan någon ringer inköp.
• Avvikelser som upptäcks efter att föraren har åkt. Kontrollen görs i all hast, föraren åker och bristen dyker upp först vid inlagringen. Utan en anteckning på CMR:en är reklamationen svår att vinna.
• Gods som blir stående på mottagningsytan. Lossningen hänger med men inlagringen släpar efter. Mottagningsytan blir full och det finns ingen plats kvar att lossa nästa lastbil.

Fyra av de sex börjar innan lastbilen når rampen. Därför är bokningen första steget i vår version av processen.

Vilka är bästa praxis för godsmottagning?

Det här är arbetssätten vi rekommenderar, ungefär i den ordning vi skulle införa dem.

1. Kräv en bokning för varje inkommande leverans. Gör det till en regel för leverantörer och transportörer: ingen bokning, ingen garanterad lossningstid. Håll fast vid det i några veckor så brukar det sätta sig. Gör det dock enkelt att boka, annars fortsätter transportörerna att ringa.
2. Sätt tidsluckornas längd efter lasttyp. En full trailer med blandade pallar behöver inte samma tid som en skåpbil med tre paket. Definiera en handfull lasttyper med realistisk längd så att kalendern stämmer med den tid lastbilarna faktiskt står vid porten.
3. Sprid ut ankomsterna över dagen. Begränsa hur många lastbilar som kan boka samma timme, eller spara de tidiga tiderna till laster som verkligen behöver dem. Ett jämnt flöde av ankomster är mycket lättare att bemanna än en morgontopp.
4. Samla in dokumenten med bokningen. Be om inköpsorder eller referens och dokument som följesedel eller CMR redan när tidsluckan bokas, inte vid porten. Då dyker problemen upp en dag tidigare i stället för när en förare står och väntar.
5. Registrera tre tidsstämplar för varje lastbil. Anlänt, lossning påbörjad, lossning klar. Tillsammans visar de vem som kom sent, hur länge lastbilarna väntade och vart din ramptid tar vägen. Utan dem blir varje diskussion om väntetid åsikt mot åsikt.
6. Kontrollera innan föraren åker. Räkna pallarna och titta efter synliga skador medan föraren fortfarande är på plats, och anteckna varje avvikelse på CMR:en. Detaljerad räkning och kvalitetskontroll kan följa sedan på mottagningsytan.
7. Använd släpdropp för stora, regelbundna leverantörer. Om en leverantör skickar fulla trailers enligt ett fast schema kan du med släpdropp lossa när du har kapacitet i stället för när föraren anländer. Vår guide om direktlastning vs släpdropp förklarar när det lönar sig.
8. Håll mottagningsytan fri. Sätt ett mål för inlagringen, till exempel inom samma skift. När mottagningsytan är full, bromsa nya bokningar i stället för att stapla gods i gångarna.

Checklista för godsmottagning

Använd den som utgångspunkt och anpassa den efter dina produkter. Ett mottagningsteam ska kunna svara ja på varje rad.

Hur mäter man godsmottagningens prestanda?

Fyra siffror täcker det mesta som en mottagningschef behöver veta. Alla kommer från de tider och kontroller som beskrivs ovan.

Vi skulle inte jaga branschjämförelser för dessa. Följ dina egna siffror vecka för vecka och håll koll på trenden. Vår artikel om KPI:er för tidsbokning av lastramper går djupare in på rampsidan, bland annat vistelsetid och uteblivna ankomster, med formler och ett räkneexempel.

Behöver du programvara för godsmottagning?

Inte för varje steg. Många lager klarar kontroll och inlagring bra med papper och ett WMS. Kalkylblad och e-post räcker inte till vid steg ett, bokningen av lastbilarna: ett delat kalkylblad kan inte hindra två personer från att boka samma port, och på en livlig anläggning binder telefonbokning någon i mottagningsteamet i flera timmar varje dag.

Ett system för tidsluckehantering sköter bokningen och tiderna i steg ett till fyra. I LoadingCalendar bokar leverantörer och transportörer sina egna tidsluckor via din bokningsportal med ditt varumärke, och du kan göra förarens uppgifter, registreringsnumret och dokument som följesedel eller CMR obligatoriska. Ditt team markerar varje lastbil som anländ, påbörjad och klar i kalendern, och statistiksidan visar din andel ankomster i tid. Det kostar fast $99 i månaden för obegränsat antal ramper, användare och bokningar, med 14 dagars gratis provperiod.

Om du börjar från noll går vår guide för att sätta upp ett lagerbokningssystem igenom ramper, lasttyper och hur du får med transportörerna.