Wareneingang im Lager: Ablauf, Best Practices und typische Schwachstellen

Was ist der Wareneingangsprozess im Lager?

Der Wareneingang ist der Prozess, eingehende Ware anzunehmen, ihre Übereinstimmung mit der Bestellung zu prüfen und sie im Bestand verfügbar zu machen. Dazu gehört die körperliche Arbeit an der Rampe (Entladen, Zählen, Prüfen) und die Papierarbeit dahinter: die Bestellung, das Lieferavis, der CMR-Frachtbrief oder Lieferschein und die Wareneingangsbuchung in Ihrem WMS oder ERP.

Der Wareneingang verdient mehr Aufmerksamkeit, als er meistens bekommt, denn seine Fehler wandern weiter. Eine unvollständige Lieferung, die als vollständig angenommen wird, wird zum Fehlbestand bei der Kommissionierung. Eine beschädigte Palette, die ohne Vermerk quittiert wird, wird zu einer Reklamation, die schwer durchzusetzen ist. Ein LKW, der am Tor warten muss, wird zur Standgeldrechnung in der nächsten Woche.

Welche Schritte hat der Wareneingangsprozess?

Wir teilen den Wareneingang in sieben Schritte auf. Kleinere Lager fassen oft einige davon zusammen. Das ist in Ordnung, solange keiner ausgelassen wird.

1. Anlieferung buchen

Der Lieferant oder Spediteur bucht ein Zeitfenster an einer Rampe, bevor der LKW losfährt. Die Buchung sollte enthalten, was Sie zur Vorbereitung brauchen: die Bestell- oder Referenznummer, was geliefert wird, den Spediteur und idealerweise die Telefonnummer des Fahrers und das Kennzeichen. Mit einem Buchungsportal für Spediteure wählen Spediteure selbst ein freies Zeitfenster, statt Ihr Team anzurufen oder anzuschreiben.

2. Ankunft vorbereiten

Prüfen Sie die Buchungen des Tages, bevor die LKW kommen. Ist die Bestellung noch offen? Gibt es Platz in der Wareneingangszone? Gibt es genug Personal und Stapler für die Stunde, in der drei LKW gleichzeitig kommen? Ein Lieferavis (ASN) des Lieferanten hilft dabei, denn Sie kennen den Inhalt, bevor die Tore aufgehen.

3. LKW anmelden

Wenn der Fahrer ankommt, ordnen Sie ihn über Referenz, Spediteur oder Kennzeichen einer Buchung zu, erfassen die Ankunftszeit und schicken den LKW an sein Ladetor. Die Ankunftszeit zu erfassen geht an einem hektischen Morgen leicht unter, dabei brauchen Sie genau sie, wenn ein Spediteur die Wartezeit bestreitet.

4. Entladen

Entladen Sie am zugewiesenen Tor und erfassen Sie Beginn und Ende der Entladung. Stellen Sie die Ware in einer Bereitstellungsfläche neben der Rampe ab. Nichts kommt ins Regal, bevor es geprüft wurde.

5. Mit den Papieren abgleichen

Zählen Sie, was angekommen ist, und gleichen Sie es mit der Bestellung, dem Lieferavis und dem CMR-Frachtbrief oder Lieferschein ab. Vermerken Sie Fehlmengen, Mehrmengen und Schäden auf dem CMR, bevor der Fahrer unterschreibt und abfährt. Ist der Fahrer erst weg, steht bei einer Fehlmenge Ihr Wort gegen das des Spediteurs.

6. Prüfen und Wareneingang buchen

Prüfen Sie die Qualität dort, wo Ihre Produkte es erfordern: Temperatur bei Kühlware, Mindesthaltbarkeit, Chargen- oder Seriennummern, Verpackung. Buchen Sie dann den Wareneingang in Ihrem WMS oder ERP, damit der Bestand verfügbar wird und die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung des Lieferanten abgleichen kann.

7. Einlagern

Bringen Sie die Ware von der Bereitstellungsfläche an ihren Lagerplatz und bestätigen Sie den Platz im System. Die Zeit von der Ankunft des LKW bis zur Verfügbarkeit der Ware im Bestand ist Ihre Dock-to-Stock-Zeit. Auf diese Kennzahl würden wir zuerst schauen, um zu beurteilen, wie gut der Wareneingang funktioniert.

Wo hakt der Wareneingangsprozess meistens?

Die meisten Wareneingangsteams kennen die Schritte. Das Problem ist, dass die Arbeit so ankommt, dass sie sich nicht planen lässt. Diese Probleme hören wir am häufigsten von Lagern, bevor sie ihre Rampen per Zeitfenster planen:

• LKW kommen unangemeldet. Wenn Lieferanten einfach auftauchen, können Sie weder Tore noch Personal planen. Das Wareneingangsteam reagiert den ganzen Vormittag, statt sich vorzubereiten.
• Alle kommen gleichzeitig. Viele Spediteure wollen die frühen Zeitfenster. So entsteht in den ersten Stunden des Tages eine Schlange, während der Nachmittag ruhig bleibt. Dieselben Tore und Leute müssen die ganze Spitze abfangen.
• Doppelt belegte Tore. Wenn Buchungen in einer Tabelle, einem Postfach und im Kopf eines Kollegen stehen, bekommen zwei LKW dasselbe Tor zur selben Zeit und einer wartet. Hier lesen Sie, wie Sie die Doppelbuchung von Laderampen vermeiden.
• Fehlende oder falsche Papiere. Keine Bestellnummer, kein Lieferschein, die falsche Referenz. Der LKW steht am Tor, niemand weiß, zu welcher Bestellung die Lieferung gehört, und der Fahrer wartet, während jemand den Einkauf anruft.
• Abweichungen fallen erst nach der Abfahrt des Fahrers auf. Die Prüfung erfolgt in Eile, der Fahrer fährt ab und die Fehlmenge zeigt sich erst bei der Einlagerung. Ohne Vermerk auf dem CMR ist die Reklamation schwer durchzusetzen.
• Ware bleibt in der Bereitstellung stehen. Die Entladung hält Schritt, aber die Einlagerung hinkt hinterher. Die Bereitstellungsfläche läuft voll und für den nächsten LKW ist kein Platz mehr zum Entladen.

Vier dieser sechs Probleme beginnen, bevor der LKW die Rampe erreicht. Deshalb ist die Buchung in unserer Version des Prozesses der erste Schritt.

Welche Best Practices gibt es für den Wareneingang?

Diese Praktiken empfehlen wir, ungefähr in der Reihenfolge, in der wir sie einführen würden.

1. Für jede Anlieferung eine Buchung verlangen. Machen Sie es zur Regel für Lieferanten und Spediteure: ohne Buchung keine garantierte Entladezeit. Bleiben Sie ein paar Wochen konsequent, dann setzt sich die Regel meistens durch. Machen Sie das Buchen aber einfach, sonst rufen die Spediteure weiter an.
2. Zeitfensterlänge nach Ladungstyp festlegen. Ein voller Trailer mit gemischten Paletten braucht nicht dieselbe Zeit wie ein Transporter mit drei Paketen. Legen Sie einige Ladungstypen mit realistischer Dauer fest, damit der Kalender zu der Zeit passt, die LKW tatsächlich am Tor verbringen.
3. Ankünfte über den Tag verteilen. Begrenzen Sie, wie viele LKW dieselbe Stunde buchen können, oder halten Sie die frühen Zeitfenster für Ladungen frei, die sie wirklich brauchen. Ein gleichmäßiger Strom von Ankünften ist viel leichter zu besetzen als eine Spitze am Morgen.
4. Papiere mit der Buchung einsammeln. Fragen Sie die Bestell- oder Referenznummer und Dokumente wie Lieferschein oder CMR schon bei der Buchung ab, nicht erst am Tor. Probleme zeigen sich dann einen Tag früher und nicht erst, wenn ein Fahrer wartet.
5. Für jeden LKW drei Zeitstempel erfassen. Angekommen, Entladung begonnen, Entladung beendet. Zusammen zeigen sie, wer zu spät kam, wie lange LKW gewartet haben und wohin Ihre Rampenzeit geht. Ohne sie steht bei jedem Streit über Wartezeit Meinung gegen Meinung.
6. Prüfen, bevor der Fahrer abfährt. Zählen Sie die Paletten und achten Sie auf sichtbare Schäden, solange der Fahrer noch vor Ort ist, und vermerken Sie jede Abweichung auf dem CMR. Genaue Zählungen und Qualitätsprüfungen können danach in der Bereitstellungsfläche folgen.
7. Drop-Trailer für große, regelmäßige Lieferanten nutzen. Wenn ein Lieferant volle Trailer nach festem Plan schickt, können Sie einen Drop-Trailer dann entladen, wenn Sie Kapazität haben, und nicht, wenn der Fahrer ankommt. Unser Vergleich Direktverladung vs. Drop-Trailer erklärt, wann sich das lohnt.
8. Die Bereitstellungsfläche freihalten. Setzen Sie ein Ziel für die Einlagerung, zum Beispiel innerhalb derselben Schicht. Wenn die Bereitstellungsfläche voll ist, bremsen Sie neue Buchungen, statt Ware in den Gängen zu stapeln.

Checkliste für den Wareneingang

Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Produkte an. Ein Wareneingangsteam sollte jede Zeile mit Ja beantworten können.

Wie misst man die Leistung im Wareneingang?

Vier Kennzahlen decken das meiste ab, was ein Wareneingangsleiter wissen muss. Alle ergeben sich aus den oben beschriebenen Zeiten und Prüfungen.

Branchen-Benchmarks würden wir hier nicht hinterherlaufen. Verfolgen Sie Ihre eigenen Zahlen Woche für Woche und achten Sie auf den Trend. Unser Artikel über KPIs im Zeitfenstermanagement geht tiefer auf die Rampenseite ein, einschließlich Aufenthaltsdauer und No-Show-Quote, mit Formeln und einem Rechenbeispiel.

Braucht man Software für den Wareneingang?

Nicht für jeden Schritt. Viele Lager erledigen Prüfung und Einlagerung gut mit Papier und einem WMS. Tabellen und E-Mail stoßen beim ersten Schritt an ihre Grenzen, der Buchung der LKW: Eine geteilte Tabelle kann nicht verhindern, dass zwei Personen dasselbe Tor buchen, und an einem stark frequentierten Standort bindet die telefonische Buchung jeden Tag stundenlang jemanden aus dem Wareneingangsteam.

Eine Zeitfenstermanagement-Software übernimmt die Buchung und die Zeiten in den Schritten eins bis vier. In LoadingCalendar buchen Lieferanten und Spediteure ihre Zeitfenster selbst über Ihr Buchungsportal in Ihrem eigenen Branding, und Sie können Fahrerdaten, Kennzeichen und Dokumente wie Lieferschein oder CMR zur Pflicht machen. Ihr Team markiert jeden LKW im Kalender als angekommen, begonnen und abgeschlossen, und die Statistikseite zeigt Ihre Pünktlichkeitsquote. Es kostet pauschal $99 pro Monat für unbegrenzt viele Rampen, Nutzer und Buchungen, mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase.

Wenn Sie bei null anfangen, führt Sie unser Leitfaden zur Einrichtung eines Lager-Terminbuchungssystems durch Rampen, Ladungstypen und die Einbindung der Spediteure.