Preču pieņemšana noliktavā: soļi, labā prakse un tipiskās problēmas

Kas ir preču pieņemšanas process noliktavā?

Preču pieņemšana ir ienākošo preču pārņemšana, to atbilstības pasūtījumam pārbaude un iekļaušana krājumos. Tā aptver gan fizisko darbu pie rampas (izkraušanu, skaitīšanu, pārbaudi), gan dokumentus: pirkuma pasūtījumu, piegādātāja iepriekšējo paziņojumu par sūtījumu, CMR vai pavadzīmi un pieņemšanas ierakstu jūsu WMS vai ERP sistēmā.

Pieņemšana ir pelnījusi vairāk uzmanības, nekā tā parasti saņem, jo šeit pieļautās kļūdas ceļo tālāk. Nepilnīga piegāde, kas pieņemta kā pilna, pārvēršas par trūkstošu preci komplektēšanā. Bojāta palete, kas pieņemta bez atzīmes, pārvēršas par pretenziju, kuru ir grūti pierādīt. Pie vārtiem gaidīt atstāta kravas automašīna pārvēršas par dīkstāves rēķinu nākamnedēļ.

Kādi ir preču pieņemšanas soļi noliktavā?

Mēs sadalām pieņemšanu septiņos soļos. Mazākās noliktavās daži soļi bieži tiek apvienoti, un tas ir normāli, ja vien neviens netiek izlaists.

1. Rezervējiet piegādi

Piegādātājs vai pārvadātājs rezervē laika logu pie rampas, pirms kravas automašīna dodas ceļā. Rezervācijā jābūt tam, kas jums vajadzīgs sagatavošanās darbiem: pirkuma pasūtījuma vai atsauces numuram, informācijai par to, kas tiek vests, pārvadātājam un, vēlams, vadītāja tālruņa numuram un reģistrācijas numuram. Rezervāciju portālā pārvadātājiem pārvadātāji paši izvēlas brīvu laiku, nevis zvana vai raksta jūsu komandai.

2. Sagatavojieties ierašanās brīdim

Pārskatiet dienas rezervācijas, pirms kravas automašīnas ierodas. Vai pirkuma pasūtījums joprojām ir atvērts? Vai pieņemšanas zonā ir vieta? Vai pietiks cilvēku un iekrāvēju tai stundai, kad vienlaikus jāierodas trim kravas automašīnām? Šeit palīdz piegādātāja iepriekšējais paziņojums par sūtījumu (ASN), jo jūs zināt kravas saturu, vēl pirms vārti atveras.

3. Reģistrējiet kravas automašīnas ierašanos

Kad vadītājs ierodas, atrodiet viņa rezervāciju pēc atsauces numura, pārvadātāja vai reģistrācijas numura, pierakstiet ierašanās laiku un nosūtiet kravas automašīnu pie norīkotajiem vārtiem. Ierašanās laika pierakstīšana rosīgā rītā viegli paliek novārtā, taču tieši tas ir vajadzīgs, kad pārvadātājs apstrīd gaidīšanas laiku.

4. Izkraujiet

Izkraujiet pie norīkotajiem vārtiem un pierakstiet, kad izkraušana sākas un beidzas. Turiet preces pieņemšanas zonā blakus rampai. Nekas nedrīkst nonākt plauktos, pirms tas nav pārbaudīts.

5. Salīdziniet ar dokumentiem

Saskaitiet saņemto un salīdziniet to ar pirkuma pasūtījumu, ASN un CMR vai pavadzīmi. Atzīmējiet jebkuru pārpalikumu, iztrūkumu vai bojājumu CMR, pirms vadītājs paraksta un aizbrauc. Kad vadītājs ir prom, iztrūkums ir jūsu vārds pret pārvadātāja vārdu.

6. Pārbaudiet kvalitāti un reģistrējiet pieņemšanu

Pārbaudiet to, ko prasa jūsu preces: atdzesētu preču temperatūru, derīguma termiņus, partijas vai sērijas numurus, iepakojumu. Pēc tam reģistrējiet pieņemšanu savā WMS vai ERP sistēmā, lai krājumi kļūtu pieejami un grāmatvedība varētu salīdzināt piegādātāja rēķinu ar pasūtījumu.

7. Izvietojiet preces

Pārvietojiet preces no pieņemšanas zonas uz to glabāšanas vietu un apstipriniet vietu sistēmā. Laiks no kravas automašīnas ierašanās līdz brīdim, kad preces ir pieejamas krājumos, ir jūsu „dock-to-stock“ laiks. Tas ir rādītājs, kam mēs sekotu vispirms, lai novērtētu, cik labi darbojas pieņemšana.

Kur preču pieņemšanas process parasti iestrēgst?

Lielākā daļa pieņemšanas komandu soļus zina. Problēma ir tā, ka darbs ierodas tādā veidā, ko nav iespējams ieplānot. Šīs ir problēmas, par kurām visbiežāk dzirdam no noliktavām, pirms tās sāk plānot savas rampas:

• Kravas automašīnas ierodas bez brīdinājuma. Ja piegādātāji vienkārši ierodas, jūs nevarat plānot ne vārtus, ne cilvēkus. Pieņemšanas komanda visu rītu reaģē, nevis gatavojas.
• Visi ierodas vienlaikus. Daudzi pārvadātāji vēlas agros laikus, tāpēc dienas pirmajās stundās veidojas rinda, bet pēcpusdienā ir klusums. Tiem pašiem vārtiem un cilvēkiem jātiek galā ar visu maksimumslodzi.
• Dubulti rezervēti vārti. Ja rezervācijas ir izkaisītas pa tabulu, e-pasta kastīti un kāda atmiņu, divas kravas automašīnas saņem tos pašus vārtus vienā laikā, un viena no tām gaida. Lūk, kā apturēt iekraušanas zonu dubulto rezervēšanu.
• Trūkstoši vai nepareizi dokumenti. Nav pirkuma pasūtījuma numura, nav pavadzīmes, nepareizs atsauces numurs. Kravas automašīna ir pie vārtiem, neviens nezina, kuram pasūtījumam piegāde pieder, un vadītājs gaida, kamēr kāds zvana uz iepirkumu nodaļu.
• Neatbilstības atklājas pēc vadītāja aizbraukšanas. Pārbaude notiek steigā, vadītājs aizbrauc, un iztrūkums atklājas tikai izvietošanas laikā. Bez atzīmes CMR pretenziju ir grūti pierādīt.
• Preces iestrēgst pieņemšanas zonā. Izkraušana notiek ierastajā tempā, bet izvietošana atpaliek. Pieņemšanas zona pieplūst, un nākamo kravas automašīnu vairs nav kur izkraut.

Četras no šīm sešām problēmām sākas, pirms kravas automašīna sasniedz rampu. Tāpēc mūsu procesā rezervēšana ir pirmais solis.

Kāda ir labā prakse preču pieņemšanā noliktavā?

Šī ir prakse, ko mēs iesakām, aptuveni tādā secībā, kādā mēs to ieviestu.

1. Pieprasiet rezervāciju katrai ienākošajai piegādei. Vienojieties ar piegādātājiem un pārvadātājiem: bez rezervācijas izkraušanas laiks nav garantēts. Turieties pie šī noteikuma dažas nedēļas, un parasti tas iesakņojas. Tomēr padariet rezervēšanu vienkāršu, citādi pārvadātāji turpinās zvanīt.
2. Nosakiet laika loga garumu pēc kravas veida. Pilnai piekabei ar jauktām paletēm nevajag tikpat daudz laika kā mikroautobusam ar trim pakām. Izveidojiet dažus kravas veidus ar reālistisku ilgumu, lai kalendārs atbilstu laikam, ko kravas automašīnas patiešām pavada pie vārtiem.
3. Izkliedējiet ierašanās laikus pa visu dienu. Ierobežojiet, cik kravas automašīnu var rezervēt vienu un to pašu stundu, vai paturiet agros laikus kravām, kurām tie tiešām vajadzīgi. Vienmērīgai ierašanās plūsmai ir daudz vieglāk nodrošināt darbiniekus nekā rīta maksimumam.
4. Savāciet dokumentus kopā ar rezervāciju. Prasiet pirkuma pasūtījuma vai atsauces numuru un dokumentus, piemēram, pavadzīmi vai CMR, jau rezervēšanas brīdī, nevis pie vārtiem. Tad problēmas atklājas dienu agrāk, nevis tad, kad vadītājs jau gaida.
5. Pierakstiet trīs laika zīmogus katrai kravas automašīnai. Ieradās, izkraušana sākās, izkraušana beidzās. Kopā tie parāda, kurš kavējās, cik ilgi kravas automašīnas gaidīja un kur paiet rampu laiks. Bez tiem katrs strīds par gaidīšanas laiku ir viedoklis pret viedokli.
6. Pārbaudiet, pirms vadītājs aizbrauc. Saskaitiet paletes un pārbaudiet redzamos bojājumus, kamēr vadītājs vēl ir uz vietas, un atzīmējiet visas neatbilstības CMR. Detalizētāku skaitīšanu un kvalitātes pārbaudi var veikt vēlāk pieņemšanas zonā.
7. Lielu un regulāru piegādātāju kravām izmantojiet atstātās piekabes. Ja piegādātājs sūta pilnas piekabes pēc noteikta grafika, atstāto piekabi varat izkraut tad, kad jums ir brīva jauda, nevis tad, kad ierodas vadītājs. Mūsu salīdzinājums tiešā iekraušana vai atstātā piekabe paskaidro, kad tas atmaksājas.
8. Uzturiet pieņemšanas zonu brīvu. Nosakiet izvietošanas termiņu, piemēram, tās pašas maiņas laikā. Kad pieņemšanas zona ir pilna, ierobežojiet jaunas rezervācijas, nevis kraujiet preces ejās.

Preču pieņemšanas pārbaudes saraksts

Izmantojiet to kā sākumpunktu un pielāgojiet savām precēm. Pieņemšanas komandai jāspēj uz katru rindu atbildēt ar „jā“.

Kā novērtēt preču pieņemšanas darbību?

Četri rādītāji aptver lielāko daļu no tā, kas pieņemšanas vadītājam jāzina. Tie visi izriet no iepriekš aprakstītajiem laikiem un pārbaudēm.

Mēs neiesakām šiem rādītājiem dzīties pakaļ nozares salīdzinošajiem rādītājiem. Sekojiet saviem skaitļiem nedēļu pēc nedēļas un vērojiet tendenci. Mūsu raksts par noliktavas iekraušanas plānošanas KPI padziļināti aplūko rampu puses rādītājus, tostarp objektā pavadīto laiku un neierašanās rādītāju, ar formulām un aprēķina piemēru.

Vai preču pieņemšanai noliktavā ir vajadzīga programmatūra?

Ne katram solim. Daudzas noliktavas labi veic pārbaudes un izvietošanu ar papīru un WMS. Tabulas un e-pasts nepietiek pirmajā solī, kravas automašīnu rezervēšanā: kopīga tabula neliedz diviem cilvēkiem rezervēt tos pašus vārtus, un noslogotā noliktavā rezervēšana pa tālruni katru dienu uz vairākām stundām aizņem kādu no pieņemšanas komandas.

Noliktavas iekraušanas plānošanas sistēma pārņem rezervēšanu un laika uzskaiti soļos no viens līdz četri. LoadingCalendar piegādātāji un pārvadātāji paši rezervē savus laikus jūsu zīmola rezervāciju portālā, un jūs varat padarīt obligātus vadītāja datus, reģistrācijas numuru un dokumentus, piemēram, pavadzīmi vai CMR. Jūsu komanda kalendārā atzīmē katru kravas automašīnu kā ieradušos, procesā un pabeigtu, un statistikas lapā redzams jūsu ierašanās laikā rādītājs. Tas maksā fiksētu $99 mēnesī par neierobežotu rampu, lietotāju un rezervāciju skaitu, ar 14 dienu bezmaksas izmēģinājumu.

Ja sākat no nulles, mūsu noliktavas plānošanas sistēmas iestatīšanas ceļvedis soli pa solim aplūko rampas, kravas veidus un pārvadātāju iesaistīšanu.