Przyjęcie towaru do magazynu: etapy, dobre praktyki i najczęstsze problemy

Czym jest proces przyjęcia towaru do magazynu?

Przyjęcie towaru to proces odbioru dostawy, sprawdzenia, czy zgadza się z zamówieniem, i udostępnienia jej na stanie magazynowym. Obejmuje fizyczną pracę na rampie (rozładunek, liczenie, kontrolę) oraz dokumenty: zamówienie zakupu, awizo wysyłki od dostawcy, CMR lub WZ i przyjęcie (PZ) w systemie WMS lub ERP.

Przyjęcie zasługuje na więcej uwagi, niż zwykle dostaje, bo popełnione tu błędy idą dalej. Niepełna dostawa przyjęta jako kompletna zamienia się w brak towaru przy kompletacji. Uszkodzona paleta przyjęta bez adnotacji zamienia się w reklamację, którą trudno wygrać. Ciężarówka zatrzymana w bramie wjazdowej zamienia się w przyszłym tygodniu w fakturę za postojowe.

Jakie są etapy przyjęcia towaru do magazynu?

Dzielimy przyjęcie na siedem etapów. Mniejsze magazyny często łączą kilka z nich i to nie problem, dopóki żaden nie zostaje pominięty.

1. Zaawizuj dostawę

Dostawca lub przewoźnik rezerwuje okno czasowe na rampie, zanim ciężarówka wyruszy. Awizacja powinna zawierać to, czego potrzebujesz do przygotowania: numer zamówienia lub referencję, co przyjeżdża, przewoźnika, a najlepiej także telefon kierowcy i numer rejestracyjny. Dzięki portalowi rezerwacji dla przewoźników przewoźnicy sami wybierają wolne okno, zamiast dzwonić lub pisać do Twojego zespołu.

2. Przygotuj się na przyjazd

Przejrzyj awizacje na dany dzień, zanim przyjadą ciężarówki. Czy zamówienie jest nadal otwarte? Czy w strefie przyjęć jest miejsce? Czy wystarczy ludzi i wózków widłowych na godzinę, w której mają przyjechać trzy ciężarówki naraz? Pomaga tu awizo wysyłki (ASN) od dostawcy, bo znasz zawartość, zanim otworzysz drzwi naczepy.

3. Zarejestruj przyjazd ciężarówki

Gdy kierowca przyjedzie, dopasuj go do awizacji po numerze referencyjnym, przewoźniku lub numerze rejestracyjnym, zapisz godzinę przyjazdu i skieruj ciężarówkę do jej bramy. W gorący poranek łatwo pominąć zapis godziny przyjazdu, a właśnie jej potrzebujesz, gdy przewoźnik kwestionuje czas oczekiwania.

4. Rozładuj

Rozładuj towar przy przydzielonej bramie i zapisz, kiedy rozładunek się zaczął i skończył. Trzymaj towar w strefie przyjęć obok rampy. Nic nie powinno trafić na regały, zanim nie zostanie sprawdzone.

5. Porównaj z dokumentami

Policz, co przyjechało, i porównaj to z zamówieniem, awizem wysyłki oraz CMR lub WZ. Wpisz braki, nadwyżki i uszkodzenia na CMR, zanim kierowca podpisze i odjedzie. Gdy kierowcy już nie ma, brak to Twoje słowo przeciwko słowu przewoźnika.

6. Skontroluj jakość i zaksięguj przyjęcie

Sprawdź to, czego wymagają Twoje produkty: temperaturę towarów chłodzonych, daty ważności, numery partii lub numery seryjne, opakowania. Potem zaksięguj przyjęcie (PZ) w WMS lub ERP, żeby towar był dostępny na stanie, a księgowość mogła dopasować fakturę dostawcy do zamówienia.

7. Odłóż na miejsce składowania

Przenieś towar ze strefy przyjęć na jego miejsce składowania i potwierdź lokalizację w systemie. Czas od przyjazdu ciężarówki do udostępnienia towaru na stanie to Twój czas dock-to-stock, czyli wskaźnik, który obserwowalibyśmy w pierwszej kolejności, żeby ocenić, jak dobrze działa przyjęcie.

Gdzie proces przyjęcia zwykle się sypie?

Większość zespołów przyjęć zna etapy. Kłopot w tym, że praca spada na nich w sposób, którego nie da się zaplanować. Oto problemy, o których najczęściej słyszymy od magazynów, zanim zaczną planować swoje rampy:

• Ciężarówki przyjeżdżają bez zapowiedzi. Jeśli dostawcy po prostu się pojawiają, nie da się zaplanować bram ani ludzi. Zespół przyjęć spędza poranek na reagowaniu, zamiast się przygotowywać.
• Wszyscy przyjeżdżają w tym samym czasie. Wielu przewoźników chce wczesnych okien, więc pierwsze godziny dnia zamieniają się w kolejkę, a po południu jest pusto. Te same bramy i ci sami ludzie muszą udźwignąć cały szczyt.
• Podwójnie zarezerwowane bramy. Gdy awizacje są rozproszone między arkuszem kalkulacyjnym, skrzynką mailową i czyjąś pamięcią, dwie ciężarówki dostają tę samą bramę na tę samą godzinę i jedna z nich czeka. Zobacz, jak zapobiec podwójnej rezerwacji ramp.
• Brakujące lub błędne dokumenty. Brak numeru zamówienia, brak WZ, zły numer referencyjny. Ciężarówka stoi przy bramie, nikt nie wie, do czego należy dostawa, a kierowca czeka, aż ktoś zadzwoni do działu zakupów.
• Rozbieżności wychodzą po odjeździe kierowcy. Kontrola odbywa się w pośpiechu, kierowca odjeżdża, a brak wychodzi dopiero przy odkładaniu na miejsce składowania. Bez adnotacji na CMR reklamację trudno wygrać.
• Towar utknął w strefie przyjęć. Rozładunek nadąża, ale odkładanie na miejsca składowania zostaje w tyle. Strefa przyjęć się zapełnia i nie ma już gdzie rozładować następnej ciężarówki.

Cztery z tych sześciu problemów zaczynają się, zanim ciężarówka dotrze do rampy. Dlatego w naszej wersji procesu awizacja jest pierwszym etapem.

Jakie są dobre praktyki przyjęcia towaru do magazynu?

Oto praktyki, które zalecamy, mniej więcej w kolejności, w jakiej byśmy je wprowadzali.

1. Wymagaj awizacji dla każdej dostawy przychodzącej. Ustal to jako zasadę z dostawcami i przewoźnikami: bez awizacji nie ma gwarantowanej godziny rozładunku. Wytrzymaj kilka tygodni, a zasada zwykle się przyjmuje. Zadbaj jednak o to, żeby awizacja była prosta, bo inaczej przewoźnicy dalej będą dzwonić.
2. Ustal długość okien według typu załadunku. Pełna naczepa z mieszanymi paletami nie potrzebuje tyle samo czasu co bus z trzema paczkami. Zdefiniuj kilka typów załadunku z realistycznym czasem trwania, żeby kalendarz odpowiadał czasowi, jaki ciężarówki naprawdę spędzają przy bramie.
3. Rozłóż przyjazdy na cały dzień. Ogranicz, ile ciężarówek może zarezerwować tę samą godzinę, albo zostaw wczesne okna dla dostaw, które naprawdę ich potrzebują. Równy strumień przyjazdów dużo łatwiej obsadzić niż poranny szczyt.
4. Zbieraj dokumenty razem z awizacją. Proś o numer zamówienia lub referencję oraz dokumenty takie jak WZ czy CMR już przy rezerwacji okna, a nie przy bramie. Wtedy problemy wychodzą dzień wcześniej, a nie wtedy, gdy kierowca już czeka.
5. Zapisuj trzy znaczniki czasu dla każdej ciężarówki. Przyjazd, początek rozładunku, koniec rozładunku. Razem pokazują, kto się spóźnił, jak długo ciężarówki czekały i na co idzie czas na rampie. Bez nich każdy spór o czas oczekiwania to opinia przeciwko opinii.
6. Sprawdzaj, zanim kierowca odjedzie. Policz palety i obejrzyj widoczne uszkodzenia, dopóki kierowca jest na miejscu, i wpisz każdą rozbieżność na CMR. Dokładne liczenie i kontrola jakości mogą odbyć się później w strefie przyjęć.
7. Korzystaj z pozostawionych naczep przy dużych, regularnych dostawcach. Jeśli dostawca przysyła pełne naczepy według stałego harmonogramu, pozostawiona naczepa pozwala rozładować ją wtedy, gdy masz moce, a nie wtedy, gdy przyjeżdża kierowca. Nasze porównanie załadunku na żywo i pozostawionej naczepy wyjaśnia, kiedy to się opłaca.
8. Utrzymuj strefę przyjęć wolną. Wyznacz termin odłożenia towaru, na przykład w ramach tej samej zmiany. Gdy strefa przyjęć jest pełna, ogranicz nowe awizacje, zamiast ustawiać towar w alejkach.

Lista kontrolna przyjęcia towaru do magazynu

Potraktuj ją jako punkt wyjścia i dopasuj do swoich produktów. Zespół przyjęć powinien móc odpowiedzieć „tak” na każdy punkt.

Jak mierzyć efektywność przyjęcia towaru?

Cztery liczby mówią większość tego, co kierownik przyjęć musi wiedzieć. Wszystkie wynikają z czasów i kontroli opisanych powyżej.

W przypadku tych wskaźników nie gonilibyśmy za branżowymi benchmarkami. Śledź własne liczby tydzień po tygodniu i obserwuj trend. Nasz artykuł o KPI awizacji dostaw omawia dokładniej stronę rampy, w tym czas pobytu i wskaźnik niestawiennictwa, ze wzorami i przykładem obliczeń.

Czy do przyjęcia towaru potrzebne jest oprogramowanie?

Nie do każdego etapu. Wiele magazynów dobrze radzi sobie z kontrolą i odkładaniem towaru na papierze i w WMS. Arkusze kalkulacyjne i e-mail zawodzą na pierwszym etapie, przy awizacji ciężarówek: wspólny arkusz nie powstrzyma dwóch osób przed zarezerwowaniem tej samej bramy, a w ruchliwym magazynie telefoniczne awizacje zajmują komuś z zespołu przyjęć kilka godzin dziennie.

System awizacji dostaw obsługuje awizacje i czasy w etapach od pierwszego do czwartego. W LoadingCalendar dostawcy i przewoźnicy sami rezerwują okna przez Twój firmowy portal rezerwacji, a Ty możesz ustawić jako obowiązkowe dane kierowcy, numer rejestracyjny i dokumenty, takie jak WZ czy CMR. Twój zespół oznacza w kalendarzu każdą ciężarówkę jako przybyłą, w toku i zakończoną, a na stronie statystyk widać wskaźnik punktualnych przyjazdów. Kosztuje to stałe $99 miesięcznie za nieograniczoną liczbę ramp, użytkowników i rezerwacji, z 14-dniowym bezpłatnym okresem próbnym.

Jeśli zaczynasz od zera, nasz przewodnik po konfiguracji systemu awizacji dostaw przeprowadzi Cię przez rampy, typy załadunku i wdrożenie przewoźników.