Приймання товару на складі: етапи, найкращі практики та слабкі місця

Що таке процес приймання товару на складі?

Приймання товару на складі є процесом прийняття вхідного товару, перевірки його відповідності замовленню та оприбуткування в запасах. Сюди входить і фізична робота на рампі (розвантаження, перерахунок, перевірка), і документи: замовлення на закупівлю, попереднє повідомлення про відвантаження від постачальника, CMR або товарна накладна та запис про приймання у WMS чи ERP.

Приймання заслуговує на більшу увагу, ніж зазвичай отримує, бо його помилки тягнуться далі. Неповна поставка, прийнята як повна, перетворюється на дефіцит під час комплектації. Пошкоджений піддон, прийнятий без відмітки, перетворюється на претензію, яку важко виграти. Вантажівка, яку тримали біля воріт, перетворюється на рахунок за простій наступного тижня.

Які етапи процесу приймання товару на складі?

Ми ділимо приймання на сім етапів. Менші склади часто поєднують деякі з них, і це нормально, доки жоден етап не пропущено.

1. Забронюйте поставку

Постачальник або перевізник бронює слот на рампі ще до виїзду вантажівки. Бронювання має містити те, що вам потрібно для підготовки: номер замовлення на закупівлю або референс, що саме везуть, перевізника та бажано телефон водія і реєстраційний номер. Через портал бронювання для перевізників перевізники самі обирають вільний слот замість того, щоб телефонувати чи писати вашій команді.

2. Підготуйтеся до прибуття

Перегляньте бронювання на день до приїзду вантажівок. Чи замовлення на закупівлю ще відкрите? Чи є місце в зоні приймання? Чи вистачить людей і навантажувачів на ту годину, коли одночасно мають прибути три вантажівки? Тут допомагає попереднє повідомлення про відвантаження (ASN) від постачальника: ви знаєте вміст ще до того, як відчиняться ворота.

3. Зареєструйте прибуття вантажівки

Коли водій прибуває, знайдіть його бронювання за референсом, перевізником або реєстраційним номером, зафіксуйте час прибуття та направте вантажівку до її воріт. Фіксацію часу прибуття легко пропустити зранку в розпал роботи, а саме вона знадобиться, коли перевізник оскаржуватиме час очікування.

4. Розвантажте

Розвантажуйте біля призначених воріт і фіксуйте час початку та завершення розвантаження. Тримайте товар у зоні приймання поруч із рампою. Ніщо не повинно потрапляти на стелажі, доки його не перевірили.

5. Звірте з документами

Перерахуйте те, що прибуло, і порівняйте із замовленням на закупівлю, ASN та CMR або товарною накладною. Запишіть нестачу, надлишок чи пошкодження в CMR до того, як водій підпише її та поїде. Коли водій поїхав, нестача стає вашим словом проти слова перевізника.

6. Перевірте якість і оприбуткуйте товар

Перевірте те, чого вимагають ваші товари: температуру охолодженої продукції, терміни придатності, номери партій чи серійні номери, упаковку. Потім проведіть приймання у WMS чи ERP, щоб товар став доступним у запасах, а бухгалтерія могла звірити рахунок постачальника із замовленням.

7. Розмістіть на зберігання

Перемістіть товар із зони приймання до місця зберігання та підтвердіть комірку в системі. Час від прибуття вантажівки до моменту, коли товар доступний у запасах, це ваш час dock-to-stock. Саме за цим показником ми б насамперед оцінювали, наскільки добре працює приймання.

Де процес приймання зазвичай дає збій?

Більшість команд приймання знають етапи. Проблема в тому, що робота надходить у формі, яку неможливо спланувати. Ось проблеми, про які ми найчастіше чуємо від складів, перш ніж вони починають бронювати свої рампи:

• Вантажівки приїжджають без попередження. Якщо постачальники просто з'являються, ви не можете спланувати ні ворота, ні людей. Команда приймання цілий ранок реагує замість того, щоб готуватися.
• Усі приїжджають одночасно. Багато перевізників хочуть ранні слоти, тож перші години дня перетворюються на чергу, а після обіду тихо. Ті самі ворота й ті самі люди мають витримати весь пік.
• Подвійні бронювання воріт. Коли бронювання розкидані між таблицею, поштовою скринькою та чиєюсь пам'яттю, дві вантажівки отримують ті самі ворота на той самий час, і одна з них чекає. Ось як запобігти подвійному бронюванню складських рамп.
• Відсутні або неправильні документи. Немає номера замовлення, немає товарної накладної, неправильний референс. Вантажівка біля воріт, ніхто не може сказати, до якого замовлення належить поставка, і водій чекає, поки хтось телефонує у відділ закупівель.
• Розбіжності виявляються після від'їзду водія. Перевірка відбувається поспіхом, водій їде, а нестача виявляється під час розміщення на зберігання. Без відмітки в CMR претензію важко виграти.
• Товар застрягає в зоні приймання. Розвантаження йде в нормальному темпі, а розміщення на зберігання відстає. Зона приймання заповнюється, і наступну вантажівку вже нікуди розвантажувати.

Чотири з цих шести проблем починаються ще до того, як вантажівка дістанеться рампи. Тому бронювання є першим етапом у нашій версії процесу.

Які найкращі практики приймання товару на складі?

Це практики, які ми радимо, приблизно в тому порядку, в якому ми б їх запроваджували.

1. Вимагайте бронювання для кожної вхідної поставки. Зробіть це правилом для постачальників і перевізників: немає бронювання, немає гарантованого часу розвантаження. Тримайтеся правила кілька тижнів, і зазвичай воно приживається. Але зробіть бронювання простим, інакше перевізники й далі телефонуватимуть.
2. Встановлюйте тривалість слотів за типом завантаження. Повний причіп зі змішаними піддонами потребує іншого часу, ніж фургон із трьома посилками. Визначте кілька типів завантаження з реалістичною тривалістю, щоб календар відповідав часу, який вантажівки справді проводять біля воріт.
3. Розподіляйте прибуття протягом дня. Обмежте кількість вантажівок, які можуть забронювати ту саму годину, або залиште ранні слоти для вантажів, яким вони справді потрібні. Рівномірний потік прибуттів набагато легше забезпечити людьми, ніж ранковий пік.
4. Збирайте документи разом із бронюванням. Запитуйте номер замовлення чи референс і документи, як-от товарну накладну чи CMR, під час бронювання слота, а не біля воріт. Тоді проблеми виявляються на день раніше, а не тоді, коли водій уже чекає.
5. Фіксуйте три часові мітки для кожної вантажівки. Прибула, розвантаження почалося, розвантаження завершилося. Разом вони показують, хто запізнився, скільки чекали вантажівки і на що йде час рампи. Без них кожна суперечка про час очікування зводиться до думки проти думки.
6. Перевіряйте до від'їзду водія. Перерахуйте піддони та огляньте видимі пошкодження, поки водій ще на місці, і запишіть будь-які розбіжності в CMR. Детальний перерахунок і перевірка якості можуть відбутися пізніше в зоні приймання.
7. Використовуйте залишені причепи для великих регулярних постачальників. Якщо постачальник привозить повні причепи за сталим графіком, залишений причіп дає змогу розвантажувати тоді, коли у вас є ресурси, а не тоді, коли приїжджає водій. Наше порівняння прямого завантаження та залишеного причепа пояснює, коли це себе виправдовує.
8. Тримайте зону приймання вільною. Встановіть ціль для розміщення на зберігання, наприклад до кінця тієї самої зміни. Коли зона приймання заповнена, пригальмуйте нові бронювання замість того, щоб складати товар у проходах.

Чек-лист приймання товару на складі

Використовуйте його як відправну точку та адаптуйте під свої товари. Команда приймання має змогти відповісти «так» на кожен пункт.

Як вимірювати ефективність приймання товару?

Чотири показники охоплюють більшість того, що потрібно знати керівнику приймання. Усі вони беруться з часових міток і перевірок, описаних вище.

Ми б не гналися за галузевими орієнтирами для цих показників. Відстежуйте власні цифри щотижня та дивіться на тенденцію. Наша стаття про KPI резервування вантажних рамп детальніше розглядає показники рампи, зокрема час перебування та частку неявок, з формулами та розрахунковим прикладом.

Чи потрібне програмне забезпечення для приймання товару?

Не для кожного етапу. Багато складів добре справляються з перевірками та розміщенням за допомогою паперу й WMS. Таблиці та електронна пошта не справляються з першим етапом, бронюванням вантажівок: спільна таблиця не завадить двом людям забронювати ті самі ворота, а на завантаженому складі бронювання телефоном щодня забирає години в когось із команди приймання.

Система резервування вантажних рамп бере на себе бронювання та час на етапах з першого по четвертий. У LoadingCalendar постачальники й перевізники самі бронюють слоти через ваш брендований портал бронювання, а ви можете зробити обов'язковими дані водія, реєстраційний номер і документи, як-от товарну накладну чи CMR. Ваша команда позначає кожну вантажівку в календарі як таку, що прибула, в процесі та завершена, а сторінка статистики показує частку своєчасних прибуттів. Вартість фіксована: $99 на місяць за необмежену кількість рамп, користувачів і бронювань, з 14-денним безкоштовним пробним періодом.

Якщо ви починаєте з нуля, наш посібник із налаштування системи бронювання складу проведе вас через рампи, типи завантаження та підключення перевізників.