Prekių priėmimas sandėlyje: etapai, gerosios praktikos ir dažniausios problemos

Kas yra prekių priėmimo sandėlyje procesas?

Prekių priėmimas yra procesas, kurio metu priimamos gaunamos prekės, patvirtinama, kad jos atitinka užsakymą, ir jos įtraukiamos į atsargas. Jis apima fizinį darbą prie rampos (iškrovimą, skaičiavimą, patikrą) ir už jo esančius dokumentus: pirkimo užsakymą, tiekėjo išankstinį pranešimą apie siuntą, CMR važtaraštį arba pakavimo lapą ir priėmimo įrašą WMS ar ERP sistemoje.

Priėmimas nusipelno daugiau dėmesio, nei paprastai sulaukia, nes jo klaidos keliauja toliau. Nepilna siunta, priimta kaip pilna, virsta prekių trūkumu komplektuojant. Pažeista paletė, už kurią pasirašyta be pastabos, virsta pretenzija, kurią sunku laimėti. Prie vartų laukti paliktas sunkvežimis virsta kitos savaitės prastovos sąskaita.

Kokie yra prekių priėmimo sandėlyje etapai?

Priėmimą skirstome į septynis etapus. Mažesni sandėliai dažnai kelis iš jų sujungia, ir tai nėra problema, jei nė vienas nepraleidžiamas.

1. Rezervuokite pristatymą

Tiekėjas arba vežėjas rezervuoja laiko langą prie rampos dar prieš sunkvežimiui išvykstant. Rezervacijoje turėtų būti tai, ko jums reikia pasiruošti: pirkimo užsakymo ar nuorodos numeris, kas atvyksta, vežėjas ir geriausia vairuotojo telefono numeris bei valstybinis numeris. Naudodami vežėjų rezervavimo portalą vežėjai patys pasirenka laisvą laiką, užuot skambinę ar rašę el. laiškus jūsų komandai.

2. Pasiruoškite atvykimui

Peržiūrėkite dienos rezervacijas prieš atvykstant sunkvežimiams. Ar pirkimo užsakymas vis dar atviras? Ar priėmimo zonoje yra vietos? Ar pakaks žmonių ir krautuvų tai valandai, kai vienu metu turi atvykti trys sunkvežimiai? Čia padeda tiekėjo išankstinis pranešimas apie siuntą (ASN), nes turinį žinote dar prieš atsidarant durims.

3. Užregistruokite sunkvežimio atvykimą

Kai vairuotojas atvyksta, susiekite jį su rezervacija pagal nuorodą, vežėją ar valstybinį numerį, užregistruokite atvykimo laiką ir nusiųskite sunkvežimį prie jam skirtos rampos. Atvykimo laiką įtemptą rytą lengva praleisti, nors būtent jo prireikia, kai vežėjas ginčija laukimo laiką.

4. Iškraukite

Iškraukite prie paskirtos rampos ir užregistruokite iškrovimo pradžią ir pabaigą. Laikykite prekes priėmimo zonoje šalia rampos. Niekas neturėtų patekti į stelažus, kol nepatikrinta.

5. Patikrinkite pagal dokumentus

Suskaičiuokite, kas atvyko, ir palyginkite su pirkimo užsakymu, išankstiniu pranešimu ir CMR važtaraščiu arba pakavimo lapu. Bet kokį trūkumą, perteklių ar pažeidimą įrašykite į CMR važtaraštį, kol vairuotojas dar nepasirašė ir neišvyko. Vairuotojui išvykus, trūkumas tampa jūsų žodžiu prieš vežėjo žodį.

6. Patikrinkite kokybę ir užregistruokite priėmimą

Patikrinkite tai, ko reikalauja jūsų prekės: atšaldytų prekių temperatūrą, galiojimo datas, partijų ar serijos numerius, pakuotę. Tada užregistruokite priėmimą WMS ar ERP sistemoje, kad prekės taptų prieinamos atsargose, o buhalterija galėtų sutikrinti tiekėjo sąskaitą.

7. Padėkite į vietą

Perkelkite prekes iš priėmimo zonos į jų saugojimo vietą ir patvirtinkite vietą sistemoje. Laikas nuo sunkvežimio atvykimo iki prekių prieinamumo atsargose yra jūsų „dock-to-stock“ laikas. Būtent šį rodiklį stebėtume pirmiausia, vertindami, kaip gerai veikia priėmimas.

Kur prekių priėmimo procesas dažniausiai stringa?

Dauguma priėmimo komandų etapus žino. Bėda ta, kad darbas atkeliauja tokia forma, kurios neįmanoma suplanuoti. Štai problemos, apie kurias dažniausiai girdime iš sandėlių, kol jie dar neplanuoja rampų laiko:

• Sunkvežimiai atvyksta be išankstinio pranešimo. Jei tiekėjai tiesiog atvažiuoja, negalite suplanuoti nei rampų, nei darbuotojų. Priėmimo komanda visą rytą reaguoja, užuot ruošusis.
• Visi atvyksta tuo pačiu metu. Daugelis vežėjų nori ankstyvų laiko langų, todėl pirmosiomis dienos valandomis susidaro eilė, o po pietų būna ramu. Tos pačios rampos ir tie patys žmonės turi atlaikyti visą piką.
• Dvigubai rezervuotos rampos. Kai rezervacijos yra skaičiuoklėje, el. pašto dėžutėje ir kažkieno atmintyje, du sunkvežimiai gauna tą pačią rampą tuo pačiu metu, ir vienas jų laukia. Štai kaip sustabdyti dvigubą rampų rezervavimą.
• Trūkstami arba klaidingi dokumentai. Nėra pirkimo užsakymo numerio, nėra pakavimo lapo, neteisinga nuoroda. Sunkvežimis stovi prie rampos, niekas nežino, kuriam užsakymui siunta priklauso, o vairuotojas laukia, kol kas nors paskambins į pirkimų skyrių.
• Neatitikimai paaiškėja vairuotojui išvykus. Patikra atliekama skubant, vairuotojas išsiregistruoja, o trūkumas paaiškėja tik dedant prekes į vietas. Be pastabos CMR važtaraštyje pretenziją sunku laimėti.
• Prekės užstringa priėmimo zonoje. Iškrovimas spėja, bet padėjimas į vietą atsilieka. Priėmimo zona prisipildo, ir nebelieka vietos iškrauti kitą sunkvežimį.

Keturios iš šių šešių problemų prasideda dar prieš sunkvežimiui pasiekiant rampą. Todėl mūsų proceso versijoje rezervacija yra pirmas etapas.

Kokios yra prekių priėmimo sandėlyje gerosios praktikos?

Štai praktikos, kurias rekomenduojame, maždaug ta tvarka, kuria jas diegtume.

1. Reikalaukite rezervacijos kiekvienam gaunamam pristatymui. Paverskite tai taisykle tiekėjams ir vežėjams: nėra rezervacijos, nėra garantuoto iškrovimo laiko. Laikykitės jos kelias savaites, ir paprastai ji prigyja. Vis dėlto rezervuoti turi būti paprasta, kitaip vežėjai ir toliau skambins.
2. Laiko langų trukmę nustatykite pagal pakrovimo tipą. Pilnai priekabai su mišriomis paletėmis nereikia tiek pat laiko, kiek furgonui su trimis siuntiniais. Apibrėžkite kelis pakrovimo tipus su realia trukme, kad kalendorius atitiktų laiką, kurį sunkvežimiai iš tikrųjų praleidžia prie rampos.
3. Paskirstykite atvykimus per dieną. Apribokite, kiek sunkvežimių gali rezervuoti tą pačią valandą, arba ankstyvus laiko langus palikite kroviniams, kuriems jų tikrai reikia. Tolygų atvykimų srautą daug lengviau aprūpinti darbuotojais nei rytinį piką.
4. Dokumentus surinkite kartu su rezervacija. Paprašykite pirkimo užsakymo ar nuorodos numerio ir dokumentų, tokių kaip pakavimo lapas ar CMR važtaraštis, jau rezervuojant laiką, o ne prie rampos. Tada problemos išryškėja diena anksčiau, o ne tada, kai vairuotojas jau laukia.
5. Kiekvienam sunkvežimiui užfiksuokite tris laiko žymas. Atvyko, iškrovimas pradėtas, iškrovimas baigtas. Kartu jos parodo, kas vėlavo, kiek laiko sunkvežimiai laukė ir kur dingsta rampų laikas. Be jų kiekvienas ginčas dėl laukimo laiko yra nuomonė prieš nuomonę.
6. Patikrinkite, kol vairuotojas neišvyko. Suskaičiuokite paletes ir apžiūrėkite, ar nėra matomų pažeidimų, kol vairuotojas dar vietoje, o bet kokius neatitikimus įrašykite į CMR važtaraštį. Išsamus skaičiavimas ir kokybės patikra gali vykti vėliau priėmimo zonoje.
7. Dideliems ir reguliariems tiekėjams naudokite paliekamas priekabas. Jei tiekėjas pastoviu grafiku siunčia pilnas priekabas, paliekama priekaba leidžia iškrauti tada, kai turite pajėgumų, o ne tada, kai atvyksta vairuotojas. Mūsų vadovas tiesioginis pakrovimas ar paliekama priekaba paaiškina, kada šis pasirinkimas atsiperka.
8. Neleiskite priėmimo zonai užsipildyti. Nustatykite padėjimo į vietą tikslą, pavyzdžiui, per tą pačią pamainą. Kai priėmimo zona pilna, sulėtinkite naujas rezervacijas, užuot krovę prekes praėjimuose.

Prekių priėmimo sandėlyje kontrolinis sąrašas

Naudokite jį kaip atspirties tašką ir pritaikykite savo prekėms. Priėmimo komanda turėtų galėti atsakyti „taip“ į kiekvieną eilutę.

Kaip matuoti prekių priėmimo sandėlyje rezultatus?

Keturi skaičiai apima didžiąją dalį to, ką turi žinoti priėmimo vadovas. Visi jie gaunami iš anksčiau aprašytų laikų ir patikrų.

Šiems rodikliams nesivaikytume pramonės lyginamųjų rodiklių. Stebėkite savo skaičius savaitė po savaitės ir žiūrėkite tendenciją. Mūsų straipsnis apie sandėlio rampų rezervavimo KPI išsamiau nagrinėja rampų pusę, įskaitant buvimo objekte laiką ir neatvykimų rodiklį, su formulėmis ir pavyzdžiu.

Ar prekių priėmimui sandėlyje reikia programinės įrangos?

Ne kiekvienam etapui. Daugelis sandėlių patikras ir padėjimą į vietą gerai atlieka su popieriumi ir WMS. Skaičiuoklės ir el. paštas nebeatlaiko pirmame etape, sunkvežimių rezervavime: bendra skaičiuoklė negali sutrukdyti dviem žmonėms rezervuoti tos pačios rampos, o judriame sandėlyje rezervacijos telefonu kasdien valandų valandas užima kažką iš priėmimo komandos.

Sandėlio rampų rezervavimo sistema pasirūpina rezervavimu ir laiku nuo pirmo iki ketvirto etapo. LoadingCalendar sistemoje tiekėjai ir vežėjai patys rezervuoja savo laiko langus jūsų prekės ženklo rezervavimo portale, o jūs galite padaryti privalomus vairuotojo duomenis, valstybinį numerį ir dokumentus, tokius kaip pakavimo lapas ar CMR važtaraštis. Jūsų komanda kalendoriuje pažymi kiekvieną sunkvežimį kaip atvykusį, pradėtą ir baigtą, o statistikos puslapyje matyti atvykimo laiku rodiklis. Tai kainuoja fiksuotą $99 per mėnesį už neribotą rampų, naudotojų ir rezervacijų skaičių, su 14 dienų nemokamu bandomuoju laikotarpiu.

Jei pradedate nuo nulio, mūsų sandėlio rezervavimo sistemos diegimo vadovas padės pereiti rampas, pakrovimo tipus ir vežėjų įtraukimą.