Sandėlio rampų rezervavimo KPI: rampų užimtumas, buvimo objekte laikas, atvykimas laiku ir neatvykimų rodiklis (su formulėmis)

Kam apskritai matuoti sandėlio rampų rezervavimą?

Todėl, kad laukimas prie rampos yra brangiausias dalykas, kuris nutinka sunkvežimiui, ir jis lieka nematomas, kol jo nepamatuojate.

Amerikos transporto tyrimų instituto (ATRI) 2024 m. tyrimas nustatė, kad 2023 m. vairuotojai buvo užlaikyti (ilgiau nei dvi valandas) 39,3 % visų sustojimų, o prastova tais metais JAV krovininio transporto sektoriui kainavo 3,6 mlrd. dolerių tiesioginių išlaidų ir 11,5 mlrd. dolerių prarasto produktyvumo.^[1] JAV transporto departamento generalinis inspektorius apskaičiavo, kad vidutinio buvimo objekte laiko pailgėjimas 15 minučių padidina tikėtiną sunkvežimių avarijų dažnį 6,2 %.^[2]

Tai viso sektoriaus skaičiai. Jūsų sandėlyje ta pati problema pasireiškia prastovos sąskaitomis, kurių negalite užginčyti, vežėjais, kurie tyliai kelia įkainius, ir priėmimo komanda, kuri arba stovi be darbo, arba skęsta darbuose. Be skaičių negalite pataisyti laiko langų trukmės, derėtis dėl nemokamo laiko sąlygų ar pareikalauti atsakomybės iš vežėjo. Žemiau pateikti keturi KPI ir yra tie skaičiai.

Kokie yra keturi sandėlio rampų rezervavimo KPI?

Kiekvienas KPI atsako į vieną operatyvinį klausimą. Lentelėje pateikta formulė, reikalingi duomenys ir tai, ar egzistuoja paskelbtas palyginamasis rodiklis.

Toliau straipsnyje aptariamas kiekvienas KPI atskirai, o tada visi keturi apskaičiuojami pagal vienos dienos duomenis iš sandėlio su šešiomis rampomis.

Kas yra rampų užimtumo rodiklis ir kaip jį apskaičiuoti?

Rampų užimtumo rodiklis – tai dalis turimo rampų laiko, kuri iš tikrųjų skiriama pakrovimui ar iškrovimui. Formulė:

Rampų užimtumo rodiklis = užimtos rampų valandos ÷ (rampų skaičius × darbo valandos) × 100

„Užimta“ reiškia, kad sunkvežimis yra prie rampos ir vyksta darbas. Laikas, kai rampa laukia jau atvykusio, bet dar nepakviesto sunkvežimio, neįskaičiuojamas. Taip pat neįskaičiuojamas sunkvežimis, stovintis prie rampos baigus pakrovimą, nes lėtai tvarkomi dokumentai.

Pavyzdys: sandėlis turi 6 rampas, dirbančias nuo 06:00 iki 18:00, tai sudaro 6 × 12 = 72 rampų valandas pajėgumo. Per dieną sunkvežimiai rampas užėmė iš viso 51,8 valandos. Užimtumas yra 51,8 ÷ 72 = 72 %.

Susidursite dar su dviem šio rodiklio versijomis, ir naudinga žinoti, kurią iš jų kas nors cituoja:

• Momentinė rampų būsena. Naudojamos rampos ÷ visos rampos tam tikru momentu. „Užimtos keturios rampos iš šešių“ – tai 67 %. Naudinga sieniniame ekrane, nenaudinga mėnesio ataskaitoje.
• Rezervuotų laiko langų užimtumas. Rezervuotos laiko langų valandos ÷ turimos laiko langų valandos. Tai rodo rezervavimo kalendorius dar prieš prasidedant dienai. Jis matuoja jūsų planą, o ne realybę. Jei rezervuotas užimtumas yra 80 %, o faktinis – 65 %, skirtumą sudaro neatvykimai, mažesni kroviniai ir ankstyvi išvykimai. Jei faktinis didesnis už rezervuotą, sunkvežimiai viršija savo laiko langus.

Sprendimams priimti stebėkite faktinį užimtumą, o prognozėms – rezervuotą. Dažniausia mūsų matoma klaida – vieno pateikimas kaip kito.

Koks rampų užimtumo rodiklis yra geras?

Paskelbto šakos palyginamojo rampų užimtumo rodiklio nėra, todėl bet kurį konkretų internete perskaitytą tikslą geriausiu atveju laikykite apytikslia taisykle.

Sandėliavimo švietimo ir tyrimų tarybos (WERC) metinė „DC Measures“ ataskaita, kuri yra artimiausias šakos palyginamųjų rodiklių standartas, pabrėžia siuntas laiku, sandėlio pajėgumo panaudojimą ir „dock-to-stock“ laiką; rampų užimtumas tarp pagrindinių jos rodiklių nėra.^[4] Žodynų puslapiuose pasirodantys 75–85 % skaičiai nėra priskirti jokiam tyrimui.

Ką galima teigti užtikrintai, kyla iš eilių logikos, o ne iš statistikos: rampa, dirbanti beveik 100 % užimtumu, neturi atsargos, todėl kiekvienas vėluojantis sunkvežimis, ilgas pakrovimas ar valanda su trūkstamu personalu virsta eile. Todėl dauguma operatorių piko valandomis planuoja atsargą ir susitaiko su mažesniu užimtumu dienos pradžioje ir pabaigoje. Naudingas palyginimas yra ne su nacionaliniu skaičiumi. Tai jūsų 3 rampa palyginti su 1 rampa, jūsų 10:00 valanda palyginti su 15:00 valanda ir šis mėnuo palyginti su praėjusiu.

Ką daryti, kai rampų užimtumas mažas arba didelis

Mažas užimtumas (rampos stovi tuščios, kol sunkvežimiai laukia lauke) paprastai reiškia, kad laiko langai ilgesni, nei iš tikrųjų trunka pakrovimas, arba prisišvartavimas ir dokumentų tvarkymas vyksta lėtai. Sutrumpinkite laiko langus tiems krovinių tipams, kurie nuolat baigiami anksčiau, ir pažiūrėkite į tarpą tarp „atvyko“ ir „prisišvartavo“.

Labai didelis užimtumas (jokių tarpų, nuolatinės eilės, viršvalandžiai) reiškia, kad piko valandomis rezervuojate daugiau, nei galite aptarnauti. Paskirstykite rezervacijas atidarydami ankstesnius laiko langus, ribodami rezervacijų skaičių per valandą arba suteikdami didžiausiems vežėjams fiksuotus pasikartojančius langus. Jei du sunkvežimiai tuo pačiu metu rezervuoti prie tos pačios rampos, tai ne didelis užimtumas, o konfliktas. Žr. kaip sustabdyti sandėlio rampų dvigubą rezervavimą.

Kas yra sunkvežimio buvimo objekte laikas ir kaip jį matuoti?

Sunkvežimio buvimo objekte laikas (angl. dwell time) – tai visas laikas, kurį sunkvežimis praleidžia jūsų teritorijoje nuo atvykimo prie vartų iki išvykimo. Formulė vienam sunkvežimiui paprasta:

Buvimo objekte laikas = išvykimo laikas − atvykimo laikas

Pateikite jį kaip savaitės vidurkį ir medianą, bet išsaugokite ir kiekvieno sunkvežimio sąrašą, nes pinigai slypi išskirtinėse reikšmėse.

Buvimo objekte laikas naudingesnis, kai jį padalijate į tris atkarpas, nes kiekviena turi skirtingą priežastį ir skirtingą sprendimą:

Kuo buvimo objekte laikas skiriasi nuo prastovos?

Buvimo objekte laikas yra visas laikas teritorijoje. Prastova – tai ta šio laiko dalis, už kurią vežėjas gali jums išrašyti sąskaitą, t. y. buvimo objekte laikas, viršijantis sutartą nemokamą laiką, paprastai dvi valandas:

Prastovos valandos = max(0, buvimo objekte laikas − nemokamas laikas)

Sunkvežimis, kuris teritorijoje praleido 2 valandas 45 minutes, esant 2 valandų nemokamo laiko sąlygai, turi 45 minutes apmokestinamos prastovos. Sunkvežimis, praleidęs 1 valandą 50 minučių, jos neturi, nors vizitas vis tiek ilgas. Viduje verta stebėti būtent buvimo objekte laiką, nes kai prastova atsiranda sąskaitoje, ką nors daryti jau per vėlu. Sąskaitų pusę aptariame straipsnyje kas yra sunkvežimių prastova.

Ką sako paskelbti buvimo objekte laiko skaičiai?

Du JAV tyrimai yra vieninteliai platūs matavimai su atsekama metodika:

• JAV federalinės automobilių vežėjų saugos administracijos (FMCSA) 2014 m. tyrimas nustatė, kad vairuotojai patyrė prastovą maždaug 1 iš 10 sustojimų, vidutiniškai 1,4 valandos ilgiau nei 2 valandų norma, t. y. esant prastovai teritorijoje buvo praleidžiama apie 3,4 valandos.^[3]
• ATRI 2024 m. tyrimas, pagrįstas vairuotojų ir vežėjų apklausomis už 2023 m., nustatė prastovą 39,3 % sustojimų ir daugiau nei 135 milijonus valandų, tais metais prarastų samdomame krovininiame transporte.^[1] ATRI taip pat nustatė, kad užlaikyti sunkvežimiai vidutiniškai važiavo 14,6 % greičiau nei neužlaikyti, o tai rodo vieną iš būdų, kaip prastova gali virsti avarijos rizika.^[1][2]

Abu tyrimai taikė skirtingus metodus ir imtis, todėl skirtumas tarp 10 % ir 39 % nėra tendencijos linija. Sąžininga išvada siauresnė: prastova yra dažna, o dvi valandos yra nemokamo laiko riba, pagal kurią matuoja visi.

Ką daryti, kai buvimo objekte laikas ilgas

Raskite, kuri atkarpa ilga. Jei vyrauja laukimo laikas, problema ta, kad atvykimai susigrūda, o rampos nėra pasiruošusios; ją išspręsite griežtai taikomais laiko langais ir išankstinio pranešimo laiko taisykle, kad paskutinės minutės rezervacijos nepatektų į jūsų įtempčiausią valandą. Jei vyrauja aptarnavimo laikas, suderinkite laiko langų trukmę su realia pakrovimo trukme pagal krovinio tipą. Jei vyrauja išvykimo laikas, peržiūrėkite dokumentų tvarkymą. Išsamus žingsnis po žingsnio aprašymas – straipsnyje kaip sumažinti prastovos mokesčius.

Kas yra atvykimo laiku rodiklis ir kas laikoma atvykimu laiku?

Atvykimo laiku rodiklis – tai dalis sunkvežimių, atvykusių per savo rezervuotą laiko langą. Formulė:

Atvykimo laiku rodiklis = per laiko langą atvykę sunkvežimiai ÷ atvykę sunkvežimiai × 100

Atkreipkite dėmesį į vardiklį: atvykę sunkvežimiai, o ne rezervuoti sunkvežimiai. Neatvykimams žemiau skirtas atskiras rodiklis. Juos sumaišius, paslepiamos abi problemos.

Sunkiausia dalis – apibrėžti „per laiko langą“, ir šakos standarto tam nėra. Kai McKinsey ir Trading Partner Alliance 2019 m. apklausė 24 didelius Šiaurės Amerikos mažmenininkus ir plataus vartojimo prekių gamintojus, jie nerado sutarimo dėl laiko lango, per kurį pristatymas laikomas atliktu laiku.^[5] Mažmeninės prekybos atitikties programos dažniausiai skaičiuoja dienomis; rampų grafikas skaičiuoja minutėmis.

Rampų kalendoriui su 30 arba 60 minučių laiko langais praktiškas apibrėžimas būtų toks: laiku reiškia atvykimą nuo 30 minučių prieš iki 30 minučių po laiko lango pradžios. Užrašykite apibrėžimą, taikykite jį kiekvienam vežėjui ir nekeiskite jo ketvirčio viduryje, antraip jūsų tendencija išnyks.

Ar ankstyvi atvykimai turėtų būti laikomi atvykimu laiku?

Ne. Ankstyvus ir vėlyvus atvykimus skaičiuokite atskirai, nes jie sukelia skirtingas problemas. Sunkvežimis, atvykęs 90 minučių anksčiau, arba užima rampą, kurią rezervavo kažkas kitas, arba laukia jūsų kieme ir paleidžia savo nemokamo laiko laikrodį dar prieš jums pasiruošiant. McKinsey duomenimis, apie 25 % pristatymų plataus vartojimo prekių sektoriuje atvyksta daugiau nei dvi valandas prieš suplanuotą laiką, o daugiau nei 12 valandų vėluoja tik 4 % siuntų mažmenininkams.^[5]

Pateikite tris skaičius: laiku, anksti, vėlai. Su vežėju, kurio rodikliai yra 95 % laiku ir 5 % vėlai, reikia kitokio pokalbio nei su tuo, kurio rodikliai 70 % laiku ir 30 % anksti.

Kaip atvykimas laiku susijęs su OTIF?

Atvykimas laiku matuoja, ar sunkvežimis pasiekia jūsų rampą per savo laiko langą. OTIF matuoja, ar užsakymas pasiekia klientą pilnu kiekiu ir sutartą dieną. Atvykimas laiku prie rampos yra ankstyviausias taškas, kuriame OTIF nesėkmė tampa matoma: sunkvežimis, kuris pakrovimui atvyksta per vėlai ar per anksti, išvyksta pavėluotai. Jei tiekiate mažmenininkams, kurie jus vertina pagal OTIF, šis KPI yra jūsų išankstinis rodiklis. Žr. OTIF: ką reiškia „On Time In Full“ ir kaip jį matuoti.

Ką daryti, kai atvykimo laiku rodiklis žemas

Surūšiuokite skaičius pagal vežėjus. Punktualumo problemos beveik visada susitelkusios pas kelis vežėjus arba kelis maršrutus. Pasidalykite skaičiais su tais vežėjais prieš ką nors baudžiant; dauguma apie tai nežino. Tada sugriežtinkite taisykles rezervavimo momentu: išankstinio pranešimo laiko reikalavimas neleidžia daryti rezervacijų taip vėlai, kad vairuotojas niekaip nespėtų atvykti, o rezervavimo portalas, rodantis tik iš tikrųjų laisvus laiko langus, neleidžia vežėjams rinktis jau užpildytų langų. Jei vežėjas ir po to lieka žemiau jūsų ribos, turite duomenų, kad pokalbį perkeltumėte į sutarties sąlygų lygmenį.

Kas yra neatvykimų rodiklis ir kaip elgtis su neatvykimais?

Neatvykimų rodiklis (angl. no-show rate) – tai dalis rezervuotų laikų, į kuriuos sunkvežimis taip ir neatvyko. Formulė:

Neatvykimų rodiklis = rezervacijos be atvykimo ÷ visos rezervacijos × 100

Iš anksto nuspręskite, kas skaičiuojama. Rezervacija, atšaukta likus valandai iki laiko lango, operatyviniu požiūriu yra neatvykimas: rampa stovėjo tuščia ir niekas kitas negalėjo jos rezervuoti. Rezervacija, atšaukta prieš dvi dienas, – ne. Nustatykite atšaukimo terminą (įprasta – 24 valandos) ir viską, kas atšaukta vėliau, skaičiuokite kaip neatvykimą. Perplanavimus stebėkite kaip atskirą skaičių, nes vežėjas, kuris kiekvieną rezervaciją perkelia du kartus, yra planavimo problema, net jei sunkvežimis galiausiai atvyksta.

Koks neatvykimų rodiklis yra geras?

Paskelbto palyginamojo rampų rezervacijų neatvykimų rodiklio nėra. Internete cituojami skaičiai yra arba skaičiavimo pavyzdžiai, arba tiekėjų teiginiai be duomenų. Mes jo taip pat neskelbiame, nes dar neatlikome analizės visoje savo klientų bazėje naudodami nuoseklų apibrėžimą. Kai atliksime, pažymėsime tai kaip savo duomenis.

Ką galite padaryti – per pirmąjį mėnesį nustatyti savo pradinį lygį ir siekti jį sumažinti. Neatvykimas į 60 minučių laiko langą – tai 60 rampos minučių, kurių negalite parduoti du kartus.

Ką daryti, kai neatvykimų rodiklis aukštas

Padarykite atšaukimą lengvesnį nei neatvykimą. Vežėjai, kuriems atšaukimui reikia skambinti ar rašyti el. laišką, dažnai nesivargina. Savitarnos portalas, kuriame vežėjas gali atšaukti ar perkelti rezervaciją dviem paspaudimais, sumažina barjerą, o atsilaisvinęs laikas iškart tampa matomas visiems kitiems. Mūsų vežėjų rezervavimo portalas leidžia vežėjams peržiūrėti ir atšaukti savo rezervacijas be paskyros.

Tada dar kartą pažiūrėkite į skaičius pagal vežėjus. Jei daugumą neatvykimų sudaro vienas vežėjas, tai pokalbis apie sutartį. Neatvykimai, pasiskirstę tarp visų, paprastai rodo jūsų pačių procesą: laiko langai rezervuojami per daug iš anksto, nėra patvirtinimo priminimo arba portalo nuorodą sunku rasti.

Skaičiavimo pavyzdys: viena diena sandėlyje su šešiomis rampomis

Štai vienos dienos duomenys sandėliui su šešiomis rampomis, dirbančiam 06:00–18:00, su 60 minučių laiko langais ir 2 valandų nemokamo laiko sąlyga. Skaičiai iliustraciniai, parinkti parodyti, kaip keturi KPI veikia vienas kitą.

Dienos duomenys

Keturi KPI

Rezultatai tampa naudingi tik skaitant juos kartu. Rezervuotas užimtumas buvo tik 56 %, o faktinis – 72 %: sunkvežimiai prie rampos užtruko ilgiau nei jų 60 minučių laiko langai, todėl šeši iš jų pateko į prastovą net tą dieną, kai grafikas nebuvo pilnas. Penki ankstyvi atvykimai paaiškina didelę laukimo laiko dalį: jie buvo teritorijoje anksčiau, nei atsilaisvino jų rampa, ir jų nemokamo laiko laikrodis jau tiksėjo. Esant $75 už valandą, dienos prastovos rizika siekia apie $338; per 250 darbo dienų tai sudaro maždaug $84 000, jei niekas nesikeis. Sprendimas – ne daugiau rampų. Tai 90 minučių laiko langai krovinių tipams, kuriems jų reikia, griežtai taikoma 30 minučių ankstyvo atvykimo taisyklė ir pokalbis su vežėju, kuris atsiuntė tris iš penkių anksti atvykusių sunkvežimių.

Įveskite savo skaičius į sandėlio rampų rezervavimo ROI skaičiuoklę ir pamatysite metinį skaičių savo objektui.

Kaip rinkti duomenis be popierinio žurnalo?

Kiekvienas aukščiau pateiktas KPI gaunamas iš keturių laiko žymų kiekvienam sunkvežimiui, o vienintelis tvarus būdas jas užfiksuoti – paversti jas šalutiniu darbo, kurį jūsų komanda ir taip atlieka, produktu.

Praktiškai tai reiškia, kad kiekvienas pakrovimas pereina per būsenas (rezervuota → atvyko → vykdoma → baigta), o sistema automatiškai užfiksuoja kiekvieno būsenos pakeitimo laiką ir tai, kas jį atliko. Apsaugos postas ar priėmimo darbuotojas paspaudžia „atvyko“, kai sunkvežimis užsiregistruoja, ir „baigta“, kai jis išvyksta; rampos komanda paspaudžia „vykdoma“, kai prasideda darbas. Niekas nieko neužrašinėja, o pakeitimų žurnalas ir yra duomenų rinkinys.

LoadingCalendar užfiksuoja šias būsenų laiko žymas kiekvienam pakrovimui ir statistikos rodinyje rodo rampų darbo krūvį, atvykimus laiku ir vidutinį laukimo laiką. Jei norite pirminių duomenų savo BI įrankyje, REST API grąžina pakrovimus su jų laiko žymomis, filtruojamus pagal datų intervalą, sandėlį ir rampą. Visa tai kainuoja fiksuotą $99 per mėnesį mokestį, su 14 dienų bandomuoju laikotarpiu ir be kortelės, o tai gerokai pigiau nei prastovos eilutė aukščiau pateiktame pavyzdyje. Kaip tai atrodo palyginti su kitais įrankiais, žr. kiek kainuoja sandėlio rampų rezervavimo sistema.

Jei vis dar naudojate lentą ar skaičiuoklę, galite savaitę skaičiuoti šiuos KPI rankiniu būdu ir nustatyti pradinį lygį. Tai varginantis darbas, bet jis parodys, ar problema pakankamai didelė, kad verta ją spręsti. 5 ženklai, kad jūsų sandėlis išaugo iš planavimo lentoje aprašo, kaip atrodo šis lūžio taškas, o mūsų apžvalga apie geriausią sandėlio rampų rezervavimo programinę įrangą palygina galimybes, kai būsite pasiruošę pereiti.

Ar verta stebėti ir „dock-to-stock“ laiką?

Taip, jei jūsų WMS gali jį pateikti, nes tai vienintelis priėmimo rodiklis, turintis tikrą paskelbtą palyginamąjį rodiklį.

„Dock-to-stock“ ciklo laikas – tai laikas nuo prekių atvykimo prie rampos iki jų padėjimo į vietą ir užregistravimo atsargose. Jis prasideda ten, kur baigiasi sandėlio rampų rezervavimas. WERC 2026 m. „DC Measures“ ataskaitoje geriausi rezultatai (20 % geriausių respondentų) siekia mažiau nei 3,1 valandos.^[4] Tai nėra rampų rezervavimo KPI, nes didžioji jo dalis vyksta jau išvykus sunkvežimiui, tačiau ilgas „dock-to-stock“ laikas yra dažna priežastis, kodėl rampos nėra pasiruošusios kitam sunkvežimiui, o tai mažina užimtumą ir ilgina laukimo laiką. Jei stebite keturis aukščiau pateiktus KPI kartu su „dock-to-stock“ laiku, matote visą gaunamų krovinių vaizdą.