Kaip sumažinti sunkvežimių prastovos mokesčius savo sandėlyje

Kodėl atsiranda prastovos mokesčiai?

Prastovos mokesčiai atsiranda, kai sunkvežimis objekte laukia ilgiau nei vežėjo sutartyje numatytas nemokamas laikas, o pagrindinė priežastis, dėl kurios sunkvežimiai laukia, yra ta, kad atvykimai nepaskirstyti. Vairuotojai suvažiuoja kartu, rampos užimtos arba nepasiruošusios, o nemokamo laiko laikrodis tiksi, kol sunkvežimis stovi kieme.

ATRI 2024 m. prastovos tyrimas visos sektoriaus išlaidas 2023 m. įvertino 15,1 mlrd. dolerių (maždaug 135 mln. prarastų valandų) ir nustatė, kad prastova koncentruojasi konkrečiuose objektuose, o ne tolygiai pasiskirsto tinkle. Būtent tai ir yra naudinga: problema glūdi objektuose, vadinasi, ir sprendimas yra objektų rankose.

Pasikartojančios priežastys, kurias matome sandėliuose, ateinančiuose pas mus su prastovos problema:

Šešios iš septynių yra tvoros viduje. Ar septintoji jums ką nors kainuos, priklauso nuo to, ką jūsų sutartis sako apie ankstyvą ir pavėluotą atvykimą — o čia jau ateina nemokamas laikas.

Už sąskaitos slepiasi dar viena išlaida. Vežėjai registruoja, kurie objektai juos užlaiko. Objektas, kuris reguliariai laiko sunkvežimius tris ar keturias valandas, gauna aukštesnius tarifus arba yra atsisakomas, kai pajėgumų trūksta. Šis antkainis niekada nepasirodo atskira eilute.

Koks nemokamo laiko langas yra sąžiningas?

Dvi valandos nemokamo laiko vienam sustojimui yra standartas daugumoje vežėjų sutarčių ir užsakymų patvirtinimų, o sandėlis, kuriame vidutinis buvimo objekte laikas neviršija maždaug 90 minučių, prastovos beveik niekada nesukels. Kai kuriose sutartyse deramasi dėl vienos valandos (įprasta priekabų keitimo arba LTL atveju), kai kuriose sudėtingiems kroviniams leidžiama iki trijų ar keturių valandų, tačiau dvi valandos yra skaičius, pagal kurį verta planuoti.

Svarbiau už trukmę yra tai, ką sutartis sako apie laikrodžio paleidimo momentą. Kandidatų yra trys, o vežėjai, ekspeditoriai ir siuntėjai remiasi skirtingais:

1. Atvykimo laikas. Sunkvežimis įvažiuoja į kiemą arba pro vartus.
2. Registracijos laikas. Vairuotojas užsiregistruoja ir gauna rampą. Dauguma siuntėjų šį momentą laiko oficialia pradžia.
3. Rezervuotas laikas. Nemokamas laikas skaičiuojamas nuo rezervuoto intervalo, o ne nuo to, kada sunkvežimis iš tikrųjų atvyko.

Trečiasis variantas yra tas, kurio sandėlis turėtų siekti. Jei nemokamas laikas prasideda nuo rezervacijos, 90 minučių anksčiau atvykęs vairuotojas jūsų nemokamo lango kieme nesudegina, o 90 minučių pavėlavęs vairuotojas dega savo paties laikrodį. ATRI duomenys rodo, kad ankstyvi ir pavėluoti atvykimai sudaro tikrai nemažą „prastovos“ dalį; ši sąlyga juos nuima nuo jūsų sąskaitos.

Sąžininga nemokamo laiko sąlyga vidutinio dydžio sandėliui:

Europoje mechanika ta pati, tik skaičiai ateina iš sutarties arba vežėjo bendrųjų sąlygų: laukimo kompensacija paprastai sutariama už kiekvieną pradėtą valandą po nemokamo laikotarpio, kuris dažnai trumpesnis nei dvi valandos. Pasitikrinkite savo CMR pagrindu sudarytas sutartis, o ne remkitės JAV numatytąja praktika.

Nemokamo laiko langas nustato lubas tam, kiek jums gali būti išrašyta. Visa, kas toliau, yra apie tai, kaip likti gerokai žemiau jų.

Kaip laiko rezervavimas mažina prastovą?

Laiko rezervavimas mažina prastovą tuo, kad atsitiktinį atvykimų antplūdį paverčia planuojama kreive, ir kiekvienas sunkvežimis pasiekia rampą, kuri yra laisva, aprūpinta darbuotojais ir paruošta. Kai sunkvežimiai atvyksta rezervuotu laiku, dviejų valandų nemokamo laiko lango paprastai pakanka darbui baigti, ir laikrodis niekada nepasiekia apmokestinamos ribos.

Tai veikia per keturis mechanizmus:

1. Atvykimai pasiskirsto per visą dieną. Be rezervavimo sistemos dispečeriai siunčia sunkvežimius tada, kai patogu maršrutui, ir rezultatas — susigrūdimas: keli sunkvežimiai atsidarymo metu, tuščia atkarpa po pietų. Rampų kalendorius su fiksuotais intervalais (15, 30 ar 60 minučių) riboja, kiek sunkvežimių gali atvykti tuo pačiu metu, todėl pikas išsilygina ir kiekviena rampa mato po vieną sunkvežimį.

2. Intervalo trukmė atitinka realų pakrovimo laiką. Pilno krovinio iškrovimas nėra 30 minučių darbas. Kai grafikas 90 minučių užduočiai skiria 30 minučių, kiekvienas paskesnis intervalas slenka ir diena baigiasi trimis sunkvežimiais kieme. Iš anksto nustatytos pakrovimo trukmės (pavyzdžiui, 60 minučių daliniam kroviniui, 120 minučių pilnam) neleidžia grafikui meluoti.

3. Išankstinio pranešimo laikas duoda laiko pasiruošti. Minimalus rezervavimo išankstinis pranešimas — kelios valandos ar diena — reiškia, kad priėmimas žino, kas atvyks, dar prieš pamainos pradžią. Komplektavimas baigtas, dokumentai atspausdinti, vartai paskirti. Vairuotojas privažiuoja ir darbas prasideda, o ne vairuotojas privažiuoja ir kažkas eina ieškoti užsakymo.

4. Darbuotojai seka grafiką. Kai dienos atvykimai matomi jau vakare, galite sustiprinti 07:00–10:00 piką ir praretinti popietę, užuot tolygiai paskirstę komandą ir viltis.

Štai ką tai padaro tipinei savaitei. Skaičiai iliustraciniai, sudaryti iš ATRI vidurkių ir aukščiau minėtų tipinių tarifų, o ne išmatuoti konkrečiame objekte:

Savo sunkvežimių skaičių, buvimo objekte laiką ir tarifus galite suvesti į mūsų sandėlio rampų rezervavimo sistemos ROI skaičiuoklę; ji remiasi tais pačiais ATRI ir tarifų šaltiniais ir parodo savo prielaidas.

Du dalykai lemia, ar rezervavimo sistema iš tikrųjų tai duos.

Vežėjai turi ja naudotis. Jei laiko rezervavimas reiškia skambutį į jūsų biurą nuo 09:00 iki 16:00, dispečeriai to nedarys ir vis tiek išsiųs sunkvežimį. Savitarnos vežėjų rezervavimo portalas, kuriame vežėjas mato realų laisvą laiką ir pasirenka intervalą nesikurdamas paskyros, tą trintį panaikina. Mūsų klientų patirtis rodo, kad vežėjai portalą priima greitai, kai alternatyva yra gaudymasis telefonu; Gheeraert istorija — geras pavyzdys, kas nutinka eilei, kai vežėjai rezervuoja patys.

Dvigubas rezervavimas turi būti neįmanomas, o ne tiesiog nepageidaujamas. Bendra skaičiuoklė leidžia dviem žmonėms rezervuoti tuos pačius vartus tai pačiai valandai. Programinė įranga, rodanti tik iš tikrųjų laisvus laikus pagal rampą ir pagal trukmę, tuos vartus uždaro. Parašėme atskirą vadovą, kaip sustabdyti sandėlio rampų dvigubą rezervavimą.

Kad ribos būtų aiškios: laiko rezervavimas pašalina priežastis, kurias kontroliuoja sandėlis. Jis nesutvarkys keturias valandas vėluojančio vežėjo ir neliečia uosto pusės demurrage. Ką jis padaro — tai beveik visada padaro dviejų valandų langą pakankamą, o būtent ten ir dingsta didžioji prastovos dalis.

Kaip dokumentuoti atvykimo laikus?

Atvykimo laikai dokumentuojami fiksuojant kiekvienam sunkvežimiui tris laiko žymas (atvykimas prie vartų ar į kiemą, privažiavimas prie rampos ir išvykimas) sistemoje, kuri įrašo, kas ir kada juos suvedė, o ne segtuve. Šios trys laiko žymos ir nulemia prastovos ginčus, o ATRI 2024 m. tyrimas nustatė, kad apmokama mažiau nei pusė vežėjų siunčiamų prastovos sąskaitų — daugiausia todėl, kad abi pusės nesutaria dėl laikų.

Ginčas paprastai sukasi apie pradžios laiką. Vežėjo sąskaitoje nurodyta, kad vairuotojas atvyko 09:15; jūsų vartų žurnale — 10:40; vairuotojo ELD rodo, kad sunkvežimis įvažiavo į geografinę zoną 10:38. Laimi tas, kurio įrašas švariausias ir nepriklausomiausias. Ranka pildomas registracijos lapas pralaimi ELD. Rezervavimo sistema, kurioje 10:41 vardinis naudotojas pakeitė būseną, atlaiko.

Ką fiksuoti ir iš kur ateina kiekviena laiko žyma:

Turint tokį įrašą, prastovos sąskaitos patikrinimas trunka dvi minutes: išvykimas minus atvykimas (arba minus rezervuotas laikas, pagal sutartį), atimame nemokamą laiką, dauginame iš tarifo. Jei vežėjas išrašė 3,5 valandos, o jūsų žurnalas rodo 58 minutes virš nemokamo laiko esant $75/val., skirtumą ginčijate su įrodymais, o ne su nuomonėmis.

Dokumentacija, be ginčų laimėjimo, atlieka dar du darbus:

• Ji parodo buvimo objekte laiką anksčiau nei sąskaitos. Prastova yra atsiliekantis rodiklis: kai ateina sąskaita, vėlavimui jau kelios savaitės. Vidutinis buvimo laikas vienam sunkvežimiui pagal rampą ir paros valandą pasako, kur nesutampa grafikas ir darbuotojų skaičius, kol dar galite juos pakeisti.
• Ji palaiko darbingus santykius su vežėjais. Vežėjas, žinantis, kad jūsų laiko žymos tikslios, nustoja pūsti sąskaitas, o vežėjas, kuriam už tikrą prastovą sumokama greitai, ir toliau siunčia jums sunkvežimius.

Sandėlio rampų rezervavimo sistema šias laiko žymas užfiksuoja kaip šalutinį rezultatą, kai pakrovimas juda per savo būsenas (naujas, atvyko, vykdoma, atlikta), todėl niekam nereikia prisiminti ką nors užsirašyti. Audito žurnalas įrašo naudotoją, laiką ir tai, ar pakeitimas atėjo iš sandėlio, vežėjų portalo ar integruotos TMS. Jei jūsų pakrovimai eina ir per TMS, dvipusis sinchronizavimas gali automatiškai grąžinti užbaigimo laiką ir parašą; žr. TMS ir sandėlio rampų rezervavimo sistemos integraciją.

Nuo ko sandėliui pradėti?

Pradėkite nuo sunkvežimių, kuriuos matote atvykstančius: pirmiausia perkelkite atvykstančius pristatymus į rezervacijas, nustatykite realybę atitinkančias intervalų trukmes ir nuo pirmos dienos pradėkite fiksuoti tris laiko žymas. Dauguma sandėlių pirmą rampą sukonfigūruoja greičiau nei per valandą, o pirmi vežėjai pradeda rezervuoti per savaitę.

Praktinė darbų eilė:

1. Išsitraukite pastarųjų trijų mėnesių prastovos sąskaitas. Suskaičiuokite jas, susumuokite ir pažymėkite, apie kuriuos vežėjus ir kurias paros valandas jos telkiasi. Tai jūsų atskaitos taškas ir pirmasis argumentas už projektą.
2. Sutvarkykite nemokamo laiko sąlygą. Patvirtinkite dvi valandas vienam sustojimui, laikrodžio paleidimą rezervuotu laiku ir objekto laiko žymas kaip įrodymą. Jei dabar nepavyksta, padarykite tai atnaujinant sutartį.
3. Apibrėžkite rampas, darbo laiką ir intervalus. Vienas kalendorius vienam sandėliui, viena eilutė vienai rampai, 30 arba 60 minučių intervalai, realistiškas darbo laikas ir bent kelių valandų išankstinio pranešimo laikas.
4. Nustatykite pakrovimo trukmes. Dalinis krovinys, pilnas krovinys, konteineris, tik paletės: kiekvienam duokite fiksuotą trukmę, kad grafikas nustotų meluoti pats sau.
5. Išsiųskite vežėjams rezervavimo nuorodą. Padarykite savitarną numatytuoju būdu, o rezervavimą telefonu — išimtimi. Įdėkite portalo nuorodą į pristatymo instrukcijas ir užsakymus.
6. Fiksuokite kiekvieno sunkvežimio laiką nuo pirmos dienos. Atvyko, vykdoma, atlikta. Net kol grafikas dar netobulas, įrašą verta turėti.
7. Pirmą mėnesį kas savaitę peržiūrėkite buvimo objekte laiką. Vidutinis laikas pagal rampą ir pagal valandą parodo, kur perkelti laikus ar darbuotojus.

Jei renkatės įrankius, mūsų geriausių sandėlio rampų rezervavimo sistemų palyginimas apžvelgia variantus, įskaitant sritis, kuriose konkurentai už mus stipresni. LoadingCalendar kainuoja $99 per mėnesį fiksuotai už neribotą rampų, naudotojų ir vežėjų skaičių, su 14 dienų bandomuoju laikotarpiu ir be kredito kortelės — tai tinka mažiems ir vidutiniams sandėliams, norintiems viską susidėlioti patiems. Didesniems 3PL su sudėtingomis kiemo operacijomis gali reikėti sunkesnio įrankio.