Kako zmanjšati stroške zadrževanja tovornjakov v vašem skladišču

Zakaj nastanejo stroški zadrževanja?

Stroški zadrževanja nastanejo, ko tovornjak v obratu čaka dlje od brezplačnega časa iz prevozniške pogodbe, glavni razlog za čakanje pa je, da prihodi niso razpršeni. Vozniki pripeljejo v skupinah, rampe so zasedene ali nepripravljene, ura brezplačnega časa pa teče, medtem ko tovornjak stoji na dvorišču.

Študija ATRI o zadrževanju iz leta 2024 je strošek za celotno panogo v letu 2023 ocenila na 15,1 milijarde dolarjev (približno 135 milijonov izgubljenih ur) in ugotovila, da se zadrževanje zgošča v določenih obratih, namesto da bi bilo enakomerno razpršeno po omrežju. To je koristni del: težava je pri obratih, torej je tudi rešitev pri njih.

Ponavljajoči se vzroki, ki jih vidimo v skladiščih, ki k nam pridejo s težavo z zadrževanjem:

Šest od sedmih je znotraj ograje. Ali vas sedmi kaj stane, je odvisno od tega, kaj vaša pogodba pravi o zgodnjih in poznih prihodih — in tu nastopi brezplačni čas.

Za računom se skriva še en strošek. Prevozniki vodijo evidenco, kateri obrati jih zadržujejo. Lokacija, ki tovornjake redno zadrži tri ali štiri ure, dobi višje ponudbe ali pa je ob pomanjkanju zmogljivosti zavrnjena. To doplačilo se nikoli ne pojavi kot postavka na računu.

Kakšno je pošteno okno brezplačnega časa?

Dve uri brezplačnega časa na postanek sta standard v večini prevozniških pogodb in potrditev naročil, skladišče, ki povprečni čas na lokaciji zadrži pod približno 90 minutami, pa zadrževanja skoraj nikoli ne bo sprožilo. V nekaterih pogodbah je dogovorjena ena ura (pogosto pri izmenjavi prikolic ali pri LTL), druge pri zahtevnih nakladanjih na kraju samem dopuščajo do tri ali štiri ure, a dve uri sta številka, po kateri se je smiselno ravnati.

Bolj kot dolžina je pomembno, kaj pogodba pravi o tem, kdaj se ura začne. Kandidati so trije, prevozniki, špediterji in pošiljatelji pa se sklicujejo na različne:

1. Čas prihoda. Tovornjak pripelje na dvorišče ali skozi vhod.
2. Čas prijave. Voznik se prijavi in dobi dodeljeno rampo. Večina pošiljateljev to šteje za uradni začetek.
3. Rezervirani termin. Brezplačni čas teče od rezerviranega termina, ne od trenutka, ko je tovornjak dejansko pripeljal.

Tretja možnost je tista, za katero si mora skladišče prizadevati. Če brezplačni čas začne teči ob rezerviranem terminu, voznik, ki pripelje 90 minut prezgodaj, vašega brezplačnega okna ne kuri na dvorišču, voznik, ki zamudi 90 minut, pa teče na svoji uri. Podatki ATRI kažejo, da zgodnji in pozni prihodi predstavljajo znaten delež „zadrževanja“; ta klavzula jih odstrani z vašega računa.

Poštena klavzula o brezplačnem času za srednje veliko skladišče:

V Evropi je mehanika enaka, le številke izhajajo iz pogodbe ali splošnih pogojev prevoznika: nadomestilo za čakanje je običajno dogovorjeno za vsako začeto uro po brezplačnem obdobju, ki je pogosto krajše od dveh ur. Preverite svoje pogodbe, ki temeljijo na CMR, namesto da predpostavljate ameriško privzeto vrednost.

Okno brezplačnega časa določa zgornjo mejo tega, kar vam lahko zaračunajo. Vse spodaj govori o tem, kako ostati krepko pod njo.

Kako rezervacija terminov zmanjša zadrževanje?

Rezervacija terminov zmanjša zadrževanje tako, da naključno poplavo prihodov spremeni v krivuljo, ki jo je mogoče načrtovati, tako da vsak tovornjak pripelje na rampo, ki je prosta, pokrita s kadrom in pripravljena. Kadar tovornjaki pripeljejo ob rezerviranih terminih, dvourno brezplačno okno običajno zadostuje za dokončanje dela in ura nikoli ne doseže obračunljivega območja.

Deluje prek štirih mehanizmov:

1. Prihodi se razpršijo čez dan. Brez sistema rezervacij disponenti pošiljajo tovornjake takrat, ko to ustreza relaciji, rezultat pa je kopičenje: več tovornjakov ob odprtju, prazen odsek po kosilu. Koledar ramp s fiksnimi intervali terminov (15, 30 ali 60 minut) omeji, koliko tovornjakov lahko pripelje v isto okno, zato se konica splošči in vsaka rampa vidi po en tovornjak naenkrat.

2. Dolžina termina ustreza resničnemu času nakladanja. Razkladanje polnega tovora na kraju samem ni 30-minutno opravilo. Če urnik za 90-minutno opravilo predvidi 30 minut, se vsak naslednji termin zamakne, dan pa se konča s tremi tovornjaki na dvorišču. Vnaprej določena trajanja nakladanja (na primer 60 minut za delni tovor, 120 minut za polni tovor) ohranijo urnik pošten.

3. Čas vnaprejšnje najave vam da čas za pripravo. Najmanjša vnaprejšnja najava rezervacije nekaj ur ali en dan pomeni, da prevzem pred začetkom izmene ve, kaj prihaja. Komisioniranje je končano, dokumenti natisnjeni, vrata dodeljena. Voznik prisloni na rampo in delo se začne, namesto da voznik prisloni na rampo in gre nekdo šele iskat naročilo.

4. Delovna sila sledi urniku. Ko so prihodi za naslednji dan vidni že prejšnji večer, lahko s kadrom pokrijete konico med 07:00 in 10:00 in popoldan razredčite, namesto da ekipo enakomerno razporedite in upate.

Takole to vpliva na tipičen teden. Številke so ponazoritvene, sestavljene iz povprečij ATRI in zgoraj navedenih tipičnih tarif, in niso izmerjene v nobenem konkretnem obratu:

Svoje število tovornjakov, čas na lokaciji in tarife lahko vnesete v naš kalkulator ROI za sistem za rezervacijo nakladalnih ramp; uporablja iste vire ATRI in tarif ter prikaže svoje predpostavke.

Dve stvari odločata, ali sistem rezervacij to res prinese.

Prevozniki ga morajo uporabljati. Če rezervacija termina pomeni klic v vašo pisarno med 09:00 in 16:00, ga bodo disponenti preskočili in tovornjak vseeno poslali. Samopostrežni rezervacijski portal za prevoznike, kjer prevoznik vidi resnično razpoložljivost in izbere termin brez ustvarjanja računa, to oviro odpravi. Po izkušnjah naših strank prevozniki portal hitro sprejmejo, kadar je alternativa neskončno telefoniranje; zgodba podjetja Gheeraert je dober primer tega, kaj se z vrsto zgodi, ko prevozniki rezervirajo sami.

Dvojna rezervacija mora biti nemogoča, ne le odsvetovana. Skupna preglednica omogoča, da dve osebi rezervirata ista vrata za isto uro. Programska oprema, ki prikazuje samo termine, ki so resnično prosti — po rampi in po trajanju — ta vrata zapre. Napisali smo ločen vodnik o tem, kako preprečiti dvojno rezervacijo nakladalnih ramp.

Da bomo pošteni glede omejitev: rezervacija terminov odpravi vzroke, ki jih skladišče nadzoruje. Ne bo popravila prevoznika, ki zamuja štiri ure, in se ne dotika demurrage na pristaniški strani. Poskrbi pa, da dvourno okno skoraj vsakič zadostuje — in tam večina zadrževanja izgine.

Kako dokumentirati čase prihoda?

Čase prihoda dokumentirajte tako, da za vsak tovornjak zabeležite tri časovne žige (prihod na vhod ali dvorišče, prihod na rampo in odhod) v sistemu, ki zapiše, kdo jih je vnesel in kdaj — in ne na papir. Ti trije časovni žigi odločajo spore o zadrževanju, študija ATRI iz leta 2024 pa je ugotovila, da je dejansko plačanih manj kot polovica računov za zadrževanje, ki jih prevozniki izdajo, večinoma zato, ker se strani ne moreta zediniti o časih.

Spor se navadno vrti okoli začetnega časa. Račun prevoznika pravi, da je voznik prispel ob 09:15; vaša knjiga na vhodu pravi 10:40; voznikov ELD kaže, da je tovornjak vstopil v geoobmočje ob 10:38. Zmaga tisti, ki ima najbolj čist in neodvisen zapis. Ročno izpolnjen prijavni list izgubi proti ELD. Sistem rezervacij s spremembo statusa, ki jo je ob 10:41 zabeležil poimensko znan uporabnik, vzdrži.

Kaj beležiti in od kod prihaja vsak časovni žig:

S takim zapisom preverjanje računa za zadrževanje traja dve minuti: odhod minus prihod (ali minus rezervirani termin, odvisno od pogodbe), odštejte brezplačni čas, pomnožite s tarifo. Če je prevoznik zaračunal 3,5 ure, vaš dnevnik pa kaže 58 minut čez brezplačni čas pri 75 $/uro, razliko izpodbijate z dokazi in ne z mnenji.

Dokumentacija poleg zmagovanja sporov opravi še dve nalogi:

• Čas na lokaciji vam pokaže, preden to storijo računi. Zadrževanje je zaostajajoč kazalnik: ko prispe račun, je zamuda stara že več tednov. Povprečni čas na lokaciji na tovornjak, po rampah in po urah dneva, vam pove, kje se urnik in kadrovanje ne ujemata, dokler ju še lahko spremenite.
• Odnos s prevozniki ohranja delujoč. Prevoznik, ki ve, da so vaši časovni žigi točni, neha napihovati račune, prevoznik, ki je za resnično zadrževanje hitro plačan, pa vam še naprej pošilja tovornjake.

Sistem za rezervacijo nakladalnih ramp te časovne žige zajame kot stranski učinek premikanja nakladanja skozi statuse (novo, prispel, v teku, končano), zato si nikomur ni treba zapomniti, da mora kaj zapisati. Revizijski dnevnik zabeleži uporabnika, čas in to, ali je sprememba prišla iz skladišča, prevozniškega portala ali povezanega TMS. Če vaša nakladanja tečejo tudi skozi TMS, lahko dvosmerna sinhronizacija samodejno vrne čas zaključka in podpis; glejte integracijo TMS in sistema za rezervacijo nakladalnih ramp.

Kje naj skladišče začne?

Začnite pri tovornjakih, ki jih vidite prihajati: najprej na rezervacije postavite vhodne dostave, določite dolžine terminov, ki ustrezajo resničnosti, in od prvega dne beležite tri časovne žige. Večina skladišč lahko prvo rampo nastavi v manj kot uri, prvi prevozniki pa rezervirajo v enem tednu.

Praktičen vrstni red dela:

1. Izpišite račune za zadrževanje iz zadnjih treh mesecev. Preštejte jih, seštejte zneske in zabeležite, okoli katerih prevoznikov in katerih ur dneva se zgoščajo. To je vaše izhodišče in prvi argument za projekt.
2. Popravite klavzulo o brezplačnem času. Potrdite dve uri na postanek na kraju samem, začetek ure ob rezerviranem terminu in časovne žige obrata kot dokaz. Če tega ne morete storiti zdaj, to storite ob naslednjem podaljšanju pogodbe.
3. Določite rampe, delovni čas in intervale terminov. En koledar na skladišče, ena vrstica na rampo, 30- ali 60-minutni intervali, realen obratovalni čas in vsaj nekajurna vnaprejšnja najava.
4. Nastavite trajanja nakladanja. Delni tovor, polni tovor, kontejner, samo palete: vsakemu dodelite fiksno dolžino, da urnik neha lagati samemu sebi.
5. Prevoznikom pošljite povezavo za rezervacijo. Naj bo samostojna rezervacija privzeta možnost, rezervacija po telefonu pa izjema. Povezavo do portala dodajte v svoja navodila za dostavo in na naročilnice.
6. Vsak tovornjak od prvega dne opremite s časovnimi žigi. Prispel, v teku, končano. Tudi preden je urnik popoln, je zapis vreden imeti.
7. Prvi mesec tedensko preglejte čas na lokaciji. Povprečni čas na lokaciji po rampah in po urah pokaže, kam premakniti termine ali ljudi.

Če tehtate med orodji, naša primerjava najboljših sistemov za rezervacijo nakladalnih ramp pokriva možnosti, vključno s tem, kje so konkurenti močnejši od nas. LoadingCalendar stane $99 na mesec pavšalno za neomejeno število ramp, uporabnikov in prevoznikov, s 14-dnevnim preizkusom in brez kreditne kartice, kar ustreza malim in srednje velikim skladiščem, ki želijo to nastaviti sama. Večji 3PL-ji s kompleksnimi operacijami na dvorišču bodo morda želeli kaj zmogljivejšega.