Hvernig á að draga úr biðgjöldum vörubíla í vöruhúsinu þínu

Hvers vegna verða biðgjöld til?

Biðgjöld verða til þegar vörubíll bíður á starfsstöð lengur en frítíminn í flutningssamningnum segir til um, og helsta ástæðan fyrir því að bílar bíða er sú að komum er ekki dreift. Bílstjórar mæta í hnöppum, ramparnir eru uppteknir eða óundirbúnir og fríklukkan gengur á meðan bíllinn stendur í garðinum.

Biðgjaldakönnun ATRI frá 2024 mat kostnað greinarinnar á 15,1 milljarð dala fyrir árið 2023 (um 135 milljónir tapaðra klukkustunda) og komst að því að biðtími safnast á tilteknar starfsstöðvar frekar en að dreifast jafnt um netið. Það er gagnlegi hlutinn: vandinn liggur hjá starfsstöðvunum, svo lausnin liggur líka hjá þeim.

Endurteknu orsakirnar sem við sjáum hjá vöruhúsum sem koma til okkar með biðgjaldavanda:

Sex af sjö eru innan girðingar. Hvort það sjöunda kostar þig eitthvað fer eftir því hvað samningurinn þinn segir um snemmbúnar og seinar komur — og þar kemur frítíminn til sögunnar.

Enn einn kostnaður leynist á bak við reikninginn. Flutningsaðilar halda skrá yfir það hvaða starfsstöðvar tefja þá. Starfsstöð sem heldur bílum reglulega í þrjár til fjórar klukkustundir fær hærri verðtilboð eða er hafnað þegar flutningsgeta er þröng. Það álag birtist aldrei sem sérstakur liður á reikningi.

Hvað er sanngjarn frígluggi?

Tveggja klukkustunda frítími á hvert stopp er staðallinn í flestum flutningssamningum og flutningsstaðfestingum, og vöruhús sem heldur meðalviðverutíma undir um það bil 90 mínútum lendir nánast aldrei í biðgjaldi. Sumir samningar semja um eina klukkustund (algengt í eftirvagnaskiptum eða LTL) og sumir leyfa allt að þremur eða fjórum klukkustundum fyrir flókna beina hleðslu, en tvær klukkustundir eru talan sem skal skipuleggja út frá.

Það skiptir meira máli hvað samningurinn segir um hvenær klukkan fer af stað en hversu langur frítíminn er. Þrír möguleikar koma til greina og flutningsaðilar, miðlarar og sendendur vísa í ólíka þeirra:

1. Komutími. Vörubíllinn kemur inn í garðinn eða um hliðið.
2. Skráningartími. Bílstjórinn skráir sig inn og fær úthlutaðan rampa. Flestir sendendur líta á þetta sem formlegt upphaf.
3. Bókaður tími. Frítíminn gengur frá bókaða tímanum, ekki frá því þegar bíllinn mætti í raun.

Þriðji kosturinn er sá sem vöruhús ætti að sækjast eftir. Ef frítíminn hefst á bókaða tímanum brennir bílstjóri sem mætir 90 mínútum of snemma ekki fríglugganum þínum í garðinum, og bílstjóri sem mætir 90 mínútum of seint er á eigin klukku. Gögn ATRI sýna að snemmbúnar og seinar komur eru raunverulegur hluti „biðtímans“; þetta ákvæði færir þær af reikningnum þínum.

Sanngjarnt frítímaákvæði fyrir meðalstórt vöruhús:

Í Evrópu er vélbúnaðurinn sá sami en tölurnar koma úr samningnum eða almennum skilmálum flutningsaðilans: bætur fyrir biðtíma eru yfirleitt umsamdar á hverja byrjaða klukkustund eftir frítímabil sem er oft styttra en tvær klukkustundir. Athugaðu CMR-samningana þína í stað þess að gera ráð fyrir bandaríska sjálfgefna gildinu.

Fríglugginn setur þakið á það sem hægt er að rukka þig um. Allt hér fyrir neðan snýst um að halda sig vel undir því.

Hvernig dregur tímabókun úr biðgjöldum?

Tímabókun dregur úr biðgjöldum með því að breyta tilviljanakenndu flóði koma í kúrfu sem hægt er að skipuleggja, þannig að hver vörubíll kemur að rampa sem er laus, mannaður og undirbúinn. Þegar bílar mæta á bókuðum tímum nægir tveggja klukkustunda fríglugginn yfirleitt til að ljúka verkinu og klukkan nær aldrei inn á gjaldskylt svæði.

Þetta virkar í gegnum fjóra þætti:

1. Komum er dreift yfir daginn. Án bókunarkerfis senda afgreiðslumenn bílana þegar það hentar akstursleiðinni og útkoman er hnappamyndun: nokkrir bílar við opnun, tómt bil eftir hádegi. Rampadagatal með föstum tímabilum (15, 30 eða 60 mínútur) setur þak á hversu margir bílar geta mætt á sama tíma, svo toppurinn flest út og hver rampur tekur einn bíl í einu.

2. Lengd tímabila passar við raunverulegan hleðslutíma. Bein afferming á fullum farmi er ekki 30 mínútna verk. Þegar áætlunin gefur 30 mínútur í 90 mínútna verk seinkar hverju tímabili á eftir og deginum lýkur með þrjá bíla í garðinum. Fyrirfram skilgreindar hleðslulengdir (til dæmis 60 mínútur fyrir hlutafarm, 120 mínútur fyrir fullan farm) halda áætluninni heiðarlegri.

3. Fyrirvari gefur þér tíma til að undirbúa. Lágmarksfyrirvari upp á nokkrar klukkustundir, eða einn dag, þýðir að móttakan veit hvað er í vændum áður en vaktin hefst. Tínslu er lokið, skjöl eru prentuð, dyrum er úthlutað. Bílstjórinn bakkar að og vinnan hefst, í stað þess að bílstjórinn bakki að og einhver fari að leita að pöntuninni.

4. Mönnun fylgir áætluninni. Um leið og komur dagsins sjást kvöldið áður geturðu mannað toppinn 07:00–10:00 og þynnt út síðdegið, í stað þess að dreifa mannskapnum jafnt og vona það besta.

Svona kemur þetta út í dæmigerðri viku. Tölurnar eru til skýringar, byggðar á meðaltölum ATRI og dæmigerðu töxtunum hér að ofan, ekki mældar á neinni einni starfsstöð:

Þú getur sett inn þinn eigin bílafjölda, viðverutíma og taxta í ROI reiknivélina okkar fyrir tímabókunarkerfi vöruhúsa; hún notar sömu ATRI- og taxtaheimildir og sýnir forsendur sínar.

Tvennt ræður því hvort bókunarkerfi skilar þessu í raun.

Flutningsaðilar verða að nota það. Ef það að bóka tíma þýðir að hringja á skrifstofuna þína milli 09:00 og 16:00 sleppa afgreiðslumenn því og senda bílinn samt. Sjálfsafgreiðslu-bókunargátt fyrir flutningsaðila, þar sem flutningsaðilinn sér raunverulegt framboð og velur tíma án þess að stofna aðgang, fjarlægir þann núning. Reynsla viðskiptavina okkar er sú að flutningsaðilar tileinka sér gátt fljótt þegar valkosturinn er símaeltingaleikur; saga Gheeraert er gott dæmi um hvað gerist við röðina þegar flutningsaðilar bóka sjálfir.

Tvíbókun verður að vera ómöguleg, ekki bara illa séð. Sameiginlegur töflureiknir leyfir tveimur að bóka sömu dyr á sama klukkutíma. Hugbúnaður sem sýnir aðeins þau tímabil sem eru raunverulega laus, eftir rampa og eftir lengd, lokar þeirri leið. Við skrifuðum sérstakan leiðarvísi um hvernig á að stöðva tvíbókun rampa í vöruhúsum.

Svo að takmarkanirnar séu á hreinu: tímabókun fjarlægir þær orsakir sem vöruhúsið ræður við. Hún lagar ekki flutningsaðila sem er fjórum klukkustundum of seinn og hún snertir ekki stæðaleigu hafnarmegin. Það sem hún gerir er að gera tveggja klukkustunda gluggann nægilegan nánast alltaf — og þar hverfur stærstur hluti biðgjaldanna.

Hvernig skráir maður komutíma?

Komutímar eru skráðir þannig að þrír tímastimplar eru skráðir fyrir hvern vörubíl (koma að hliði eða í garð, viðlega við rampa og brottför) í kerfi sem heldur utan um hver skráði þá og hvenær, í stað þess að skrá á klemmuspjald. Þessir þrír tímastimplar ráða úrslitum í biðgjaldadeilum og könnun ATRI frá 2024 leiddi í ljós að færri en helmingur biðgjaldareikninga flutningsaðila er í raun greiddur, aðallega vegna þess að aðilarnir koma sér ekki saman um tímana.

Deilan snýst yfirleitt um upphafstímann. Reikningur flutningsaðilans segir að bílstjórinn hafi komið klukkan 09:15; hliðskráin þín segir 10:40; ELD bílstjórans sýnir að bíllinn hafi farið inn á afmarkaða svæðið klukkan 10:38. Sá vinnur sem hefur hreinustu og sjálfstæðustu skráninguna. Handskrifað skráningarblað tapar fyrir ELD. Bókunarkerfi með stöðubreytingu sem nafngreindur notandi skráði klukkan 10:41 heldur.

Hvað á að skrá og hvaðan hver tímastimpill kemur:

Með slíkri skráningu tekur það tvær mínútur að fara yfir biðgjaldareikning: brottför mínus koma (eða mínus bókaður tími, eftir samningi), draga frá frítímann, margfalda með taxtanum. Ef flutningsaðilinn rukkaði 3,5 klukkustundir og skráin þín sýnir 58 mínútur fram yfir frítímann á $75/klst. mótmælirðu mismuninum með gögnum en ekki skoðunum.

Skjölun gerir tvennt til viðbótar við það að vinna deilur:

• Hún sýnir þér viðverutímann áður en reikningarnir gera það. Biðgjald er eftirávísir: þegar reikningurinn berst er töfin margra vikna gömul. Meðalviðverutími á bíl, eftir rampa og eftir klukkustund dagsins, segir þér hvar áætlun og mönnun stemma ekki á meðan þú getur enn breytt þeim.
• Hún heldur sambandinu við flutningsaðila í lagi. Flutningsaðili sem veit að tímastimplarnir þínir eru réttir hættir að bólgna upp reikninga, og flutningsaðili sem fær raunverulegan biðtíma greiddan hratt heldur áfram að senda þér bíla.

Tímabókunarkerfi fyrir vöruhús fangar þessa tímastimpla sem hliðarafurð þess að hleðsla færist í gegnum stöður sínar (nýtt, komið, í vinnslu, lokið), svo enginn þarf að muna eftir að skrifa neitt niður. Endurskoðunarskráin geymir notandann, tímann og hvort breytingin kom frá vöruhúsinu, bókunargátt flutningsaðila eða samþættu TMS-kerfi. Ef hleðslurnar þínar fara líka í gegnum TMS getur tvíátta samstilling sent lokatíma og undirskrift sjálfvirkt til baka; sjá samþættingu TMS og tímabókunarkerfis fyrir vöruhús.

Hvar á vöruhús að byrja?

Byrjaðu á bílunum sem þú sérð koma: settu innkomandi afhendingar fyrst á bókaða tíma, stilltu lengd tímabila í takt við raunveruleikann og byrjaðu að skrá tímastimplana þrjá frá fyrsta degi. Flest vöruhús geta stillt fyrsta rampann af á innan við klukkustund og fengið fyrstu flutningsaðilana til að bóka innan viku.

Hagnýt verkröð:

1. Dragðu fram biðgjaldareikninga síðustu þriggja mánaða. Teldu þá, leggðu saman upphæðirnar og skráðu hvaða flutningsaðilar og hvaða tímar dagsins þeir hópast í kringum. Þetta er viðmiðið þitt og fyrstu rökin fyrir verkefninu.
2. Lagaðu frítímaákvæðið. Staðfestu tvær klukkustundir á hvert beint stopp, að klukkan fari af stað á bókuðum tíma og að tímastimplar starfsstöðvarinnar gildi sem sönnunargögn. Gerðu það við næstu endurnýjun samnings ef þú getur ekki gert það núna.
3. Skilgreindu rampa, opnunartíma og lengd tímabila. Eitt dagatal á hvert vöruhús, ein lína á hvern rampa, 30 eða 60 mínútna tímabil, raunhæfur opnunartími og að minnsta kosti nokkurra klukkustunda fyrirvari.
4. Stilltu hleðslulengdir. Hlutafarmur, fullur farmur, gámur, aðeins bretti: gefðu hverju um sig fasta lengd svo áætlunin hætti að ljúga að sjálfri sér.
5. Sendu flutningsaðilum bókunarhlekkinn. Gerðu sjálfsbókun að sjálfgefnu leiðinni og símabókun að undantekningu. Settu hlekkinn á gáttina í afhendingarleiðbeiningarnar og innkaupapantanirnar.
6. Tímastimplaðu hvern bíl frá fyrsta degi. Komið, í vinnslu, lokið. Jafnvel áður en áætlunin er fullkomin er skráningin þess virði.
7. Farðu yfir viðverutíma vikulega fyrsta mánuðinn. Meðalviðverutími eftir rampa og eftir klukkustund sýnir hvar á að færa tímabil eða fólk.

Ef þú ert að vega og meta verkfæri fer samanburður okkar á besta tímabókunarkerfinu fyrir vöruhús yfir valkostina, líka þar sem keppinautarnir standa okkur framar. LoadingCalendar kostar $99 á mánuði með föstu verði fyrir ótakmarkaðan fjölda rampa, notenda og flutningsaðila, með 14 daga prufutíma og án kreditkorts, sem hentar litlum og meðalstórum vöruhúsum sem vilja setja þetta upp sjálf. Stærri 3PL-fyrirtæki með flókinn garðrekstur gætu viljað eitthvað þyngra.