Hogyan csökkentse a teherautó-állásidődíjakat a raktárában

Miért keletkeznek állásidődíjak?

Állásidődíjak akkor keletkeznek, amikor egy teherautó tovább vár a telephelyen, mint a fuvarozói szerződésben rögzített ingyenes idő, és a várakozás fő oka az, hogy az érkezések nincsenek elosztva. A sofőrök egyszerre, csomókban jelennek meg, a dokkok foglaltak vagy előkészítetlenek, az ingyenes idő órája pedig ketyeg, miközben az autó az udvarban áll.

Az ATRI 2024-es állásidő-tanulmánya az ágazat egészére vetítve 15,1 milliárd dollárra tette a 2023-as költséget (nagyjából 135 millió elvesztett óra), és azt találta, hogy az állásidő konkrét létesítményeknél összpontosul, nem egyenletesen oszlik el a hálózatban. Épp ez a hasznos rész: a probléma a telephelyeknél van, tehát a megoldás is a telephelyeknél.

A visszatérő okok azoknál a raktáraknál, amelyek állásidő-problémával fordulnak hozzánk:

A hétből hat a kerítésen belül van. Hogy a hetedik kerül-e Önnek bármibe, attól függ, mit mond a szerződése a korai és a késői érkezésekről — és itt jön képbe az ingyenes idő.

A számla mögött még egy költség rejtőzik. A fuvarozók nyilvántartják, mely létesítmények tartják fel őket. Az a telephely, amely rendszeresen három-négy órán át tartja a teherautókat, magasabb árat kap, vagy szűk kapacitás idején elutasítják — ez a felár soha nem jelenik meg külön számlatételként.

Mennyi ingyenes idő méltányos?

Megállásonként két óra ingyenes idő a szabvány a fuvarozói szerződések és fuvardíj-visszaigazolások többségében, és az a raktár, amelyik az átlagos tartózkodási időt nagyjából 90 perc alatt tartja, szinte soha nem fut bele állásidődíjba. Egyes szerződésekben egy órát kötnek ki (gyakori pótkocsicserénél vagy LTL-nél), mások összetett közvetlen rakodásoknál akár három-négy órát is engednek, de két óra az a szám, amire tervezni érdemes.

A hossznál is fontosabb, hogy mit mond a szerződés az óra indulásáról. Három szóba jöhető időpont van, és a fuvarozók, a szállítmányozók és a feladók különbözőekre hivatkoznak:

1. Érkezési idő. A teherautó behajt az udvarba vagy a kapun.
2. Bejelentkezési idő. A sofőr bejelentkezik és megkapja a dokkot. A feladók többsége ezt tekinti hivatalos kezdetnek.
3. A lefoglalt időpont. Az ingyenes idő a lefoglalt időablaktól ketyeg, nem attól, amikor az autó ténylegesen megjelent.

A harmadik lehetőség az, amelyet egy raktárnak érdemes szorgalmaznia. Ha az ingyenes idő az időponttól indul, akkor a 90 perccel korábban érkező sofőr nem éli fel az udvarban az Ön ingyenes időszakát, a 90 percet késő sofőr pedig a saját óráján van. Az ATRI adatai szerint a korai és késői érkezések valós részét adják az „állásidőnek"; ez a kikötés leveszi őket az Ön számlájáról.

Méltányos ingyenesidő-kikötés egy közepes méretű raktár számára:

Európában a mechanizmus ugyanez, de a számok a szerződésből vagy a fuvarozó általános feltételeiből jönnek: a várakozási díjat rendszerint megkezdett óránként állapítják meg egy olyan ingyenes időszak után, amely gyakran rövidebb két óránál. Ellenőrizze a CMR-alapú megállapodásait ahelyett, hogy az amerikai alapértelmezést feltételezné.

Az ingyenes időszak szabja meg a felső határt annak, amit kiszámlázhatnak Önnek. Minden további arról szól, hogyan maradjon jóval alatta.

Hogyan csökkenti az időpontfoglalás az állásidőt?

Az időpontfoglalás azzal csökkenti az állásidőt, hogy a véletlenszerű érkezési áradatot tervezhető görbévé alakítja, így minden autó olyan dokkhoz ér, amely szabad, van rá ember és elő van készítve. Ha a teherautók a lefoglalt időpontban érkeznek, a kétórás ingyenes időszak általában elég a munka befejezéséhez, és az óra soha nem ér el a számlázható tartományba.

Ez négy mechanizmuson keresztül működik:

1. Az érkezések elosztódnak a napon belül. Foglalási rendszer nélkül a diszpécserek akkor indítják az autókat, ahogy az az útvonalnak megfelel, az eredmény pedig a torlódás: több autó nyitáskor, üres időszak ebéd után. A rögzített időablak-osztású (15, 30 vagy 60 perces) dokknaptár korlátozza, hány autó érkezhet ugyanabba az ablakba, így a csúcs ellaposodik, és minden dokk egyszerre egy autót lát.

2. Az időablak hossza megfelel a valós rakodási időnek. Egy teljes kamionrakomány közvetlen kirakodása nem 30 perces munka. Ha az ütemterv 30 percet ad egy 90 perces feladatra, minden utána következő időablak csúszik, és a nap három udvarban álló autóval zárul. Az előre meghatározott rakodási időtartamok (például 60 perc részrakománynál, 120 perc FTL-nél) őszintén tartják az ütemtervet.

3. A foglalási átfutási idő időt ad az előkészítésre. Néhány órás vagy egynapos minimális foglalási átfutási idő azt jelenti, hogy az átvétel a műszak kezdete előtt tudja, mi jön. A komissiózás kész, a papírok kinyomtatva, a kapu kiosztva. A sofőr beáll, és a munka elkezdődik, ahelyett, hogy beállna, és valaki elindulna megkeresni a rendelést.

4. A munkaerő az ütemtervet követi. Amint a nap érkezései már előző este láthatók, meg tudja erősíteni a 07:00–10:00 közötti csúcsot és ritkítani a délutánt, ahelyett, hogy egyenletesen osztaná el a csapatot és reménykedne.

Íme, mit tesz ez egy tipikus héttel. A számok szemléltető jellegűek, az ATRI-átlagokból és a fenti tipikus díjtételekből számítva, nem egy konkrét telephelyen mérve:

A saját autószámait, tartózkodási idejét és díjtételeit beírhatja az időkapu rendszer ROI kalkulátorunkba; ugyanazokat az ATRI- és díjforrásokat használja, és megmutatja a feltételezéseit.

Két dolgon múlik, hogy egy foglalási rendszer tényleg hozza-e ezt az eredményt.

A fuvarozóknak használniuk kell. Ha az időablak lefoglalása azt jelenti, hogy 09:00 és 16:00 között fel kell hívni az irodáját, a diszpécserek kihagyják, és úgyis elindítják az autót. Egy önkiszolgáló fuvarozói foglalási portál, ahol a fuvarozó látja a valós szabad kapacitást és regisztráció nélkül választ időablakot, megszünteti ezt a súrlódást. Ügyfeleink tapasztalata szerint a fuvarozók gyorsan átveszik a portált, ha az alternatíva a végtelen telefonozgatás; a Gheeraert története jó példa arra, mi történik a sorral, ha a fuvarozók maguk foglalnak.

A dupla foglalásnak lehetetlennek kell lennie, nem csak nemkívánatosnak. Egy megosztott táblázatban két ember ugyanarra a kapura és órára foglalhat. Az a szoftver, amely dokkonként és időtartamonként csak a ténylegesen szabad időablakokat mutatja, ezt az ajtót bezárja. Külön útmutatót írtunk arról, hogyan állítsa le a raktári dokkok dupla foglalását.

Hogy a korlátokról is őszintén szóljunk: az időpontfoglalás azokat az okokat szünteti meg, amelyek a raktár kezében vannak. Nem javítja meg a négy órát késő fuvarozót, és a kikötői oldali fekbérhez sem nyúl. Amit viszont elér, az az, hogy a kétórás időszak szinte minden alkalommal elegendő legyen — és itt tűnik el az állásidő nagy része.

Hogyan dokumentálja az érkezési időpontokat?

Az érkezési időpontokat úgy dokumentálja, hogy minden teherautóhoz három időbélyeget naplóz (érkezés a kapuhoz vagy az udvarba, dokkra állás és távozás) olyan rendszerben, amely rögzíti, ki és mikor vitte be őket — nem pedig papíron. Ez a három időbélyeg dönti el az állásidő körüli vitákat, az ATRI 2024-es tanulmánya pedig azt találta, hogy a fuvarozók által küldött állásidődíj-számláknak kevesebb mint felét fizetik ki ténylegesen, jórészt azért, mert a két fél nem tud megegyezni az időpontokban.

A vita rendszerint a kezdési időponton fordul meg. A fuvarozó számláján az áll, hogy a sofőr 09:15-kor érkezett; az Ön kapunaplója szerint 10:40; a sofőr ELD-je szerint az autó 10:38-kor lépett be a geokerítésbe. Az nyer, akinek a legtisztább, legfüggetlenebb nyilvántartása van. Egy kézzel írt bejelentkezési ív alulmarad az ELD-vel szemben. Egy foglalási rendszer, amelyben egy név szerint azonosított felhasználó 10:41-kor változtatott státuszt, megállja a helyét.

Mit rögzítsen, és honnan jön az egyes időbélyegek:

Ezzel a nyilvántartással egy állásidődíj-számla ellenőrzése két percbe telik: távozás mínusz érkezés (vagy a szerződés szerint mínusz az időpont), levonja az ingyenes időt, megszorozza a díjtétellel. Ha a fuvarozó 3,5 órát számlázott, az Ön naplója pedig 58 percet mutat az ingyenes időn túl 75 dollár/óra mellett, a különbséget bizonyítékokkal vitatja, nem vélekedésekkel.

A dokumentáció a viták megnyerésén túl még két dolgot elvégez:

• Előbb mutatja meg a tartózkodási időt, mint a számlák. Az állásidő késleltetett mutató: mire a számla megérkezik, a késés már hetes. A teherautónkénti átlagos tartózkodási idő dokkonként és napszakonként megmutatja, hol nem illeszkedik az ütemterv és a létszám — még akkor, amikor változtathat rajtuk.
• Működőképesen tartja a fuvarozókkal való kapcsolatot. Az a fuvarozó, amelyik tudja, hogy az Ön időbélyegei pontosak, felhagy a számlák felnagyításával, az pedig, amelyik a valós állásidőért gyorsan megkapja a pénzét, továbbra is küld Önnek autókat.

Az időkapu rendszer ezeket az időbélyegeket mellékhatásként rögzíti, ahogy egy rakodás végighalad a státuszain (új, megérkezett, folyamatban, kész), így senkinek nem kell emlékeznie arra, hogy bármit felírjon. Az eseménynapló rögzíti a felhasználót, az időpontot, és azt is, hogy a változás a raktárból, a fuvarozói portálról vagy egy integrált TMS-ből érkezett-e. Ha a rakodásai TMS-en is átfutnak, egy kétirányú szinkronizáció automatikusan visszaküldheti a befejezés időpontját és az aláírást; lásd a TMS és az időkapu rendszer integrációját.

Hol kezdje egy raktár?

Kezdje azokkal az autókkal, amelyeket lát közeledni: először a beérkező szállítmányokat tegye időpontra, állítson be a valósághoz igazodó időablakhosszokat, és az első naptól kezdje naplózni a három időbélyeget. A legtöbb raktár egy óra alatt be tudja állítani az első dokkot, és egy héten belül el tudja érni, hogy az első fuvarozók foglaljanak.

Egy gyakorlatias munkasorrend:

1. Szedje elő az elmúlt három hónap állásidődíj-számláit. Számolja meg őket, adja össze az összegeket, és jegyezze fel, mely fuvarozók és a nap mely órái köré csoportosulnak. Ez a kiindulópontja és az első érve a projekt mellett.
2. Javítsa ki az ingyenesidő-kikötést. Rögzítsen két órát közvetlen megállásonként, a lefoglalt időponttól induló órát és a létesítmény időbélyegeit bizonyítékként. Ha most nem megy, tegye meg a következő szerződésmegújításkor.
3. Határozza meg a dokkokat, a nyitvatartást és az időablak-osztást. Raktáranként egy naptár, dokkonként egy sor, 30 vagy 60 perces osztás, reális nyitvatartási idő és legalább néhány órás foglalási átfutási idő.
4. Állítsa be a rakodási időtartamokat. Részrakomány, teljes rakomány, konténer, csak raklap: mindegyiknek adjon fix hosszt, hogy az ütemterv ne hazudjon magának.
5. Küldje el a fuvarozóknak a foglalási linket. Legyen az önkiszolgáló foglalás az alapértelmezett és a telefonos foglalás a kivétel. Tegye rá a portál linkjét a szállítási utasításaira és a megrendeléseire.
6. Az első naptól időbélyegezzen minden teherautót. Megérkezett, folyamatban, kész. Már azelőtt is megéri a nyilvántartás, hogy az ütemterv tökéletes lenne.
7. Az első hónapban hetente nézze át a tartózkodási időt. A dokkonkénti és óránkénti átlagos tartózkodási idő megmutatja, hol mozgasson időablakot vagy embert.

Ha eszközök között mérlegel, a legjobb időkapu rendszerek összehasonlítása végigveszi a lehetőségeket, azt is beleértve, hol jobbak nálunk a versenytársak. A LoadingCalendar $99/hó fix áron korlátlan számú dokkot, felhasználót és fuvarozót fed le, 14 napos próbaidőszakkal és bankkártya nélkül, ami jól illik azokhoz a kis és közepes raktárakhoz, amelyek maguk szeretnék beállítani. A nagyobb, összetett udvari működésű 3PL-eknek lehet, hogy nehezebb súlyú megoldásra van szükségük.