Як зменшити плату за простій вантажівок на вашому складі

Чому виникає плата за простій?

Плата за простій виникає, коли вантажівка чекає на об'єкті довше за безкоштовний час, передбачений договором перевезення, і головна причина очікування — прибуття не рознесені в часі. Водії приїздять скупченнями, рампи зайняті або не підготовлені, а годинник безкоштовного часу тікає, поки вантажівка стоїть у дворі.

Дослідження простою ATRI 2024 року оцінило витрати галузі за 2023 рік у $15,1 мільярда (близько 135 мільйонів втрачених годин) і виявило, що простій концентрується на конкретних об'єктах, а не розподіляється рівномірно по мережі. Це і є корисна частина: проблема на боці об'єктів, отже й розв'язання теж у їхніх руках.

Причини, які повторюються на складах, що приходять до нас із проблемою простою:

Шість причин із семи — усередині огорожі. Чи коштуватиме вам чогось сьома, залежить від того, що ваш договір каже про ранні й запізнілі прибуття — а це вже про безкоштовний час.

За рахунком ховається ще одна витрата. Перевізники ведуть облік того, які об'єкти їх затримують. Об'єкт, що регулярно тримає вантажівки по три-чотири години, отримує вищі ставки або відмову в періоди дефіциту потужностей. Ця надбавка ніколи не з'являється окремим рядком у рахунку.

Яким є справедливе вікно безкоштовного часу?

Дві години безкоштовного часу на зупинку — стандарт у більшості договорів перевезення та підтверджень ставок, і склад, який тримає середній час перебування менш ніж близько 90 хвилин, майже ніколи не доходить до простою. У деяких договорах домовляються про одну годину (типово для зміни причепа або збірних відправлень), деякі дозволяють до трьох-чотирьох годин для складних завантажень із водієм, але планувати варто саме на дві години.

Важливіше за тривалість те, що договір каже про момент запуску годинника. Кандидатів три, і перевізники, брокери та вантажовідправники посилаються на різні:

1. Час прибуття. Вантажівка заїжджає у двір або через ворота.
2. Час реєстрації. Водій реєструється й отримує призначення на рампу. Більшість вантажовідправників вважає це офіційним початком.
3. Заброньований час. Безкоштовний час відлічується від заброньованого слота, а не від того, коли вантажівка фактично приїхала.

Саме третій варіант склад має відстоювати. Якщо безкоштовний час починається із заброньованого часу, водій, який приїхав на 90 хвилин раніше, не спалює ваше безкоштовне вікно у дворі, а водій, який запізнився на 90 хвилин, іде за власним годинником. Дані ATRI показують, що ранні й запізнілі прибуття складають помітну частку «простою»; цей пункт знімає їх із вашого рахунку.

Справедливий пункт про безкоштовний час для складу середнього розміру:

У Європі механіка та сама, але цифри беруться з договору або із загальних умов перевізника: компенсацію за час очікування зазвичай погоджують за кожну розпочату годину після безкоштовного періоду, який часто коротший за дві години. Перевіряйте свої договори на основі CMR, а не припускайте американські значення за замовчуванням.

Вікно безкоштовного часу задає стелю того, скільки з вас можуть стягнути. Усе далі — про те, як триматися значно нижче цієї межі.

Як бронювання часу зменшує простій?

Бронювання часу зменшує простій, перетворюючи випадковий потік прибуттів на криву, яку можна планувати, тож кожна вантажівка потрапляє на рампу, що вільна, забезпечена людьми й підготовлена. Коли вантажівки приїздять у заброньований час, двогодинного безкоштовного вікна зазвичай достатньо, щоб завершити роботу, і годинник ніколи не доходить до платної зони.

Це працює через чотири механізми:

1. Прибуття розподіляються протягом дня. Без системи бронювання диспетчери відправляють вантажівки тоді, коли це зручно маршруту, і результат — скупчення: кілька вантажівок на відкритті й порожній відрізок після обіду. Календар рамп із фіксованими інтервалами слотів (15, 30 або 60 хвилин) обмежує, скільки вантажівок може прибути в одне вікно, тож пік згладжується і кожна рампа бачить по одній вантажівці за раз.

2. Тривалість слота відповідає реальному часу завантаження. Розвантаження повного завантаження з водієм — не 30-хвилинна справа. Коли графік відводить 30 хвилин на 90-хвилинне завдання, кожен наступний слот з'їжджає, і день закінчується трьома вантажівками у дворі. Наперед задані тривалості завантаження (наприклад, 60 хвилин для часткового завантаження, 120 хвилин для FTL) тримають графік чесним.

3. Час на підготовку дає вам змогу підготуватися. Мінімальний строк попереднього бронювання — кілька годин або доба — означає, що приймання знає, що приїде, ще до початку зміни. Комплектація завершена, документи роздруковані, ворота призначені. Водій здає заднім ходом — і робота починається, а не водій здає заднім ходом, і хтось іде шукати замовлення.

4. Люди йдуть за графіком. Щойно денні прибуття видно ще напередодні ввечері, ви можете посилити пік 07:00–10:00 і розвантажити другу половину дня, замість того щоб рівномірно розподіляти команду й сподіватися.

Ось як це впливає на типовий тиждень. Цифри ілюстративні, побудовані на середніх ATRI і типових ставках вище, а не виміряні на конкретному об'єкті:

Ви можете підставити власну кількість вантажівок, час перебування та ставки в наш калькулятор ROI системи резервування вантажних рамп; він використовує ті самі джерела ATRI і ставок та показує свої припущення.

Дві речі визначають, чи справді система бронювання дасть цей результат.

Перевізники мають нею користуватися. Якщо забронювати слот означає телефонувати до вашого офісу з 09:00 до 16:00, диспетчери це пропустять і все одно відправлять вантажівку. Портал бронювання з самообслуговуванням, де перевізник бачить реальну доступність і обирає слот без створення облікового запису, прибирає це тертя. За досвідом наших клієнтів, перевізники швидко приймають портал, коли альтернатива — телефонні перегони; історія Gheeraert добре показує, що стається з чергою, коли перевізники бронюють самі.

Подвійне бронювання має бути неможливим, а не просто небажаним. Спільна таблиця дозволяє двом людям забронювати ті самі ворота на ту саму годину. Програма, яка показує лише реально вільні слоти — у розрізі рампи й тривалості — зачиняє ці двері. Ми написали окремий посібник про те, як припинити подвійне бронювання складських рамп.

Будьмо чесними щодо меж: бронювання часу усуває причини, які контролює склад. Воно не виправить перевізника, який запізнюється на чотири години, і не стосується портового демереджу. Що воно справді робить — так це робить двогодинне вікно достатнім майже завжди, і саме там зникає більша частина простою.

Як документувати час прибуття?

Документуйте час прибуття, фіксуючи для кожної вантажівки три позначки часу (прибуття до воріт або двору, заїзд на рампу і виїзд) у системі, яка записує, хто і коли їх вніс, а не на планшетці. Саме ці три позначки вирішують суперечки про простій, і дослідження ATRI 2024 року виявило, що менш ніж половина рахунків за простій, які виставляють перевізники, справді оплачується — здебільшого тому, що сторони не можуть узгодити час.

Суперечка зазвичай упирається в час початку. Рахунок перевізника каже, що водій прибув о 09:15; ваш журнал воріт каже 10:40; ELD водія показує, що вантажівка в'їхала в геозону о 10:38. Виграє той, у кого найчистіший і найнезалежніший запис. Рукописний реєстраційний аркуш програє ELD. Система бронювання зі зміною статусу, зафіксованою о 10:41 конкретним користувачем, витримує перевірку.

Що записувати і звідки береться кожна позначка часу:

З таким записом перевірка рахунка за простій займає дві хвилини: виїзд мінус прибуття (або мінус заброньований час, згідно з договором), відняти безкоштовний час, помножити на ставку. Якщо перевізник виставив 3,5 години, а ваш журнал показує 58 хвилин понад безкоштовний час за ставки $75/год, ви оскаржуєте різницю доказами, а не думками.

Крім виграшу в суперечках, документування виконує ще дві роботи:

• Воно показує вам час перебування раніше, ніж це зроблять рахунки. Простій — це запізнілий показник: коли надходить рахунок, затримці вже кілька тижнів. Середній час перебування на вантажівку в розрізі рамп і годин дня показує, де графік і кількість людей не збігаються, поки ви ще можете це змінити.
• Воно тримає відносини з перевізниками робочими. Перевізник, який знає, що ваші позначки часу точні, перестає завищувати рахунки, а перевізник, якому швидко платять за справжній простій, і далі відправляє вам вантажівки.

Система резервування вантажних рамп фіксує ці позначки часу як побічний ефект переведення завантаження через його статуси (нове, прибув, у процесі, виконано), тож нікому не потрібно пам'ятати, що щось треба записати. Журнал аудиту зберігає користувача, час і те, чи прийшла зміна зі складу, з порталу перевізника або з інтегрованої TMS. Якщо ваші завантаження проходять і через TMS, двостороння синхронізація може автоматично повертати час завершення та підпис; див. інтеграцію TMS і системи резервування вантажних рамп.

З чого складу почати?

Почніть із вантажівок, які ви бачите заздалегідь: спершу переведіть вхідні поставки на бронювання, задайте тривалості слотів, що відповідають реальності, і з першого дня фіксуйте три позначки часу. Більшість складів налаштовує першу рампу менш ніж за годину, а перші перевізники починають бронювати протягом тижня.

Практичний порядок роботи:

1. Підніміть рахунки за простій за останні три місяці. Порахуйте їх, підбийте суму й зверніть увагу, довкола яких перевізників і яких годин дня вони групуються. Це ваша база для порівняння і перший аргумент на користь проєкту.
2. Виправте пункт про безкоштовний час. Зафіксуйте дві години на зупинку з водієм, запуск годинника від заброньованого часу, позначки часу об'єкта як доказ. Якщо зараз не вийде — зробіть це під час наступного продовження договору.
3. Визначте рампи, години роботи та інтервали слотів. Один календар на склад, один рядок на рампу, інтервали по 30 або 60 хвилин, реалістичні години роботи і щонайменше кілька годин на підготовку до бронювання.
4. Задайте тривалості завантаження. Часткове завантаження, повне завантаження, контейнер, тільки палети: дайте кожному фіксовану тривалість, щоб графік перестав обманювати сам себе.
5. Надішліть перевізникам посилання на бронювання. Зробіть самостійне бронювання типовим варіантом, а бронювання телефоном — винятком. Розмістіть посилання на портал у своїх інструкціях щодо доставки та в замовленнях на закупівлю.
6. Фіксуйте час для кожної вантажівки з першого дня. Прибув, у процесі, виконано. Навіть поки графік ще не досконалий, такий запис вартий того, щоб його мати.
7. Перший місяць переглядайте час перебування щотижня. Середній час перебування в розрізі рамп і годин показує, куди перенести слоти чи людей.

Якщо ви обираєте інструменти, наше порівняння найкращого програмного забезпечення для резервування вантажних рамп охоплює варіанти, зокрема й ті, де конкуренти сильніші за нас. LoadingCalendar коштує $99 на місяць фіксовано за необмежену кількість рамп, користувачів і перевізників, із 14-денним пробним періодом і без банківської картки, що підходить малим і середнім складам, які хочуть налаштувати все самостійно. Великим 3PL зі складними операціями у дворі може знадобитися щось важче.