Kuinka vähentää rekkojen seisontamaksuja varastossasi

Miksi seisontamaksuja syntyy?

Seisontamaksuja syntyy, kun rekka odottaa toimipaikassa pidempään kuin kuljetussopimuksen ilmainen aika, ja tärkein syy odottamiseen on se, ettei saapumisia ole hajautettu. Kuljettajat saapuvat rykelmissä, lastauslaiturit ovat varattuja tai valmistelematta, ja ilmaisen ajan kello käy rekan seisoessa pihassa.

ATRI:n vuoden 2024 seisonta-aikatutkimus arvioi alan kokonaiskustannukseksi 15,1 miljardia dollaria vuodelle 2023 (noin 135 miljoonaa menetettyä tuntia) ja havaitsi seisonta-ajan keskittyvän tiettyihin toimipaikkoihin sen sijaan, että se jakautuisi tasaisesti verkoston yli. Juuri se on hyödyllinen havainto: ongelma on toimipaikoilla, joten myös ratkaisu on niiden käsissä.

Toistuvat syyt, joita näemme varastoissa, jotka tulevat luoksemme seisonta-aikaongelman kanssa:

Kuusi seitsemästä on aidan sisäpuolella. Maksaako seitsemäs sinulle mitään, riippuu siitä, mitä sopimuksesi sanoo etuajassa ja myöhässä saapumisesta — ja siitä pääsemme ilmaiseen aikaan.

Laskun taakse kätkeytyy vielä yksi kustannus. Kuljetusliikkeet pitävät kirjaa siitä, mitkä toimipaikat pidättävät niiden rekkoja. Toimipaikka, joka säännöllisesti pitää rekkoja kolme tai neljä tuntia, saa korkeammat hinnat tai jää ilman kuljetuksia, kun kapasiteetti on tiukalla. Tuo lisä ei näy koskaan omana laskurivinään.

Millainen on reilu ilmaisen ajan ikkuna?

Kaksi tuntia ilmaista aikaa pysähdystä kohden on useimpien kuljetussopimusten ja tilausvahvistusten standardi, ja varasto, joka pitää keskimääräisen viipymäajan alle noin 90 minuutissa, ei juuri koskaan laukaise seisontamaksua. Joissakin sopimuksissa neuvotellaan yksi tunti (yleistä perävaunun jättö- ja LTL-kuljetuksissa) ja joissakin sallitaan jopa kolme tai neljä tuntia monimutkaisille kohdelastauksille, mutta kaksi tuntia on se luku, jonka mukaan kannattaa suunnitella.

Pituutta tärkeämpää on se, mitä sopimus sanoo kellon käynnistymisestä. Ehdolla on kolme hetkeä, ja kuljetusliikkeet, huolitsijat ja lähettäjät viittaavat eri hetkiin:

1. Saapumisaika. Rekka ajaa pihaan tai portista sisään.
2. Ilmoittautumisaika. Kuljettaja ilmoittautuu ja saa lastauslaiturin. Useimmat lähettäjät pitävät tätä virallisena alkuhetkenä.
3. Varattu aika. Ilmainen aika juoksee varatusta aikavälistä, ei siitä, milloin rekka todella saapui.

Kolmas vaihtoehto on se, jota varaston kannattaa ajaa. Jos ilmainen aika alkaa varatusta ajasta, 90 minuuttia etuajassa saapuva kuljettaja ei polta ilmaista ikkunaasi pihassa, ja 90 minuuttia myöhässä saapuva kuljettaja on omalla kellollaan. ATRI:n data osoittaa, että etuajassa ja myöhässä saapumiset muodostavat todellisen osan ”seisonta-ajasta”; tämä ehto siirtää ne pois laskultasi.

Reilu ilmaisen ajan ehto keskikokoiselle varastolle:

Euroopassa mekaniikka on sama, mutta luvut tulevat sopimuksesta tai kuljetusliikkeen yleisistä ehdoista: odotusaikakorvauksesta sovitaan yleensä alkavaa tuntia kohden sellaisen ilmaisen jakson jälkeen, joka on usein lyhyempi kuin kaksi tuntia. Tarkista CMR-pohjaiset sopimuksesi äläkä oleta yhdysvaltalaista vakioarvoa.

Ilmaisen ajan ikkuna asettaa katon sille, mitä sinulta voidaan veloittaa. Kaikki tämän alla oleva kertoo, miten pysyt reilusti sen alapuolella.

Miten ajanvaraus vähentää seisontamaksuja?

Ajanvaraus vähentää seisonta-aikaa muuttamalla satunnaisen saapumistulvan suunniteltavaksi käyräksi, jolloin jokainen rekka saapuu laiturille, joka on vapaa, miehitetty ja valmisteltu. Kun rekat saapuvat varattuina aikoina, kahden tunnin ilmainen ikkuna riittää yleensä työn tekemiseen, eikä kello koskaan yllä laskutettavalle puolelle.

Se toimii neljän mekanismin kautta:

1. Saapumiset hajautuvat päivälle. Ilman varausjärjestelmää ajojärjestelijät lähettävät rekat silloin kun se reitille sopii, ja tuloksena on kasautuminen: useita rekkoja heti aamusta, tyhjä jakso lounaan jälkeen. Kiinteillä aikaväleillä (15, 30 tai 60 minuuttia) toimiva lastauslaiturikalenteri rajaa, montako rekkaa samaan ikkunaan mahtuu, joten huippu tasoittuu ja jokainen laituri näkee yhden rekan kerrallaan.

2. Aikavälin pituus vastaa todellista lastausaikaa. Täyden kuorman purku ei ole 30 minuutin työ. Kun aikataulu antaa 30 minuuttia 90 minuutin työhön, jokainen sen jälkeinen aikaväli liukuu ja päivä päättyy kolmeen rekkaan pihalla. Ennalta määritellyt lastauskestot (esimerkiksi 60 minuuttia osakuormalle, 120 minuuttia täydelle kuormalle) pitävät aikataulun rehellisenä.

3. Ennakkoilmoitusaika antaa aikaa valmistautua. Muutaman tunnin tai vuorokauden vähimmäisvarausaika tarkoittaa, että vastaanotto tietää tulevan jo ennen vuoron alkua. Keräilyt on tehty, paperit tulostettu, ovi osoitettu. Kuljettaja peruuttaa laiturille ja työ alkaa — sen sijaan että kuljettaja peruuttaa laiturille ja joku lähtee etsimään tilausta.

4. Työvoima seuraa aikataulua. Kun päivän saapumiset näkyvät jo edellisenä iltana, voit miehittää huipun kello 7–10 ja keventää iltapäivää sen sijaan, että jakaisit tiimin tasaisesti ja toivoisit parasta.

Näin se vaikuttaa tyypilliseen viikkoon. Luvut ovat havainnollistavia, laskettu ATRI:n keskiarvoista ja yllä mainituista tyypillisistä hinnoista, ei mitattu missään yksittäisessä toimipaikassa:

Voit syöttää omat rekkamääräsi, viipymäaikasi ja hintasi varaston ajanvarausohjelmiston ROI-laskuriimme; se käyttää samoja ATRI- ja hintalähteitä ja näyttää oletuksensa.

Kaksi asiaa ratkaisee, tuottaako varausjärjestelmä tämän tuloksen oikeasti.

Kuljetusliikkeiden on käytettävä sitä. Jos ajan varaaminen tarkoittaa soittoa toimistoosi kello 9 ja 16 välillä, ajojärjestelijät jättävät sen väliin ja lähettävät rekan silti. Itsepalveluna toimiva kuljetusliikkeiden varausportaali, jossa kuljetusliike näkee aidon vapaan ajan ja valitsee aikavälin ilman tunnuksen luomista, poistaa tuon kitkan. Asiakkaidemme kokemuksen mukaan kuljetusliikkeet ottavat portaalin nopeasti käyttöön, kun vaihtoehtona on puhelinralli; Gheeraertin tarina on hyvä esimerkki siitä, mitä jonolle tapahtuu, kun kuljetusliikkeet varaavat itse.

Tuplavarauksen on oltava mahdotonta, ei vain paheksuttua. Jaettu taulukko sallii kahden ihmisen varata saman oven samalle tunnille. Ohjelmisto, joka näyttää vain aidosti vapaat ajat laiturikohtaisesti ja kestokohtaisesti, sulkee tuon oven. Kirjoitimme erillisen oppaan siitä, kuinka lopettaa varaston lastauslaiturien tuplavaraus.

Rajauksesta rehellisesti: ajanvaraus poistaa ne syyt, joita varasto hallitsee. Se ei korjaa neljä tuntia myöhässä olevaa kuljetusliikettä eikä koske satamapään demurrageen. Sen sijaan se tekee kahden tunnin ikkunasta riittävän lähes joka kerta — ja juuri siihen suurin osa seisonta-ajasta katoaa.

Kuinka saapumisajat dokumentoidaan?

Saapumisajat dokumentoidaan kirjaamalla jokaisesta rekasta kolme aikaleimaa (saapuminen portille tai pihaan, laiturille ajo ja lähtö) järjestelmään, joka tallentaa kuka ne kirjasi ja milloin — ei paperille. Nuo kolme aikaleimaa ratkaisevat seisontamaksukiistat, ja ATRI:n vuoden 2024 tutkimuksen mukaan alle puolet kuljetusliikkeiden lähettämistä seisontamaksulaskuista tulee tosiasiassa maksetuksi, enimmäkseen siksi, etteivät osapuolet pääse ajoista yksimielisyyteen.

Kiista koskee yleensä alkuhetkeä. Kuljetusliikkeen lasku sanoo kuljettajan saapuneen kello 9.15; porttikirjasi sanoo 10.40; kuljettajan ajopiirturi näyttää rekan ylittäneen geoaidan kello 10.38. Voittaa se, jolla on siistein ja riippumattomin merkintä. Käsin täytetty ilmoittautumislista häviää ajopiirturille. Varausjärjestelmä, jossa nimetty käyttäjä on muuttanut tilaa kello 10.41, kestää tarkastelun.

Mitä kirjata ja mistä kukin aikaleima tulee:

Näiden merkintöjen kanssa seisontamaksulaskun tarkistaminen vie kaksi minuuttia: lähtö miinus saapuminen (tai miinus varattu aika, sopimuksen mukaan), vähennä ilmainen aika, kerro hinnalla. Jos kuljetusliike laskutti 3,5 tuntia ja lokisi näyttää 58 minuuttia yli ilmaisen ajan hinnalla 75 $/h, riitautat erotuksen todisteilla etkä mielipiteillä.

Dokumentointi tekee kiistojen voittamisen lisäksi kaksi muuta työtä:

• Se näyttää viipymäajan ennen laskuja. Seisontamaksu on jälkijättöinen mittari: kun lasku saapuu, viive on jo viikkoja vanha. Keskimääräinen viipymäaika rekkaa kohden laiturin ja kellonajan mukaan kertoo, missä aikataulu ja miehitys eivät kohtaa — silloin kun voit vielä muuttaa niitä.
• Se pitää suhteen kuljetusliikkeisiin toimivana. Kuljetusliike, joka tietää aikaleimojesi olevan tarkkoja, lakkaa paisuttamasta laskuja, ja kuljetusliike, joka saa aidosta seisonta-ajasta nopeasti maksun, lähettää sinulle rekkoja jatkossakin.

Varaston ajanvarausohjelmisto kerää nämä aikaleimat sivutuotteena, kun lastaus etenee tilojensa läpi (uusi, saapunut, käynnissä, valmis), joten kenenkään ei tarvitse muistaa kirjata mitään. Lokitieto tallentaa käyttäjän, ajan ja sen, tuliko muutos varastolta, kuljetusliikkeen portaalista vai integroidusta TMS:stä. Jos lastauksesi kulkevat myös TMS:n kautta, kaksisuuntainen synkronointi voi lähettää valmistumisajan ja allekirjoituksen automaattisesti takaisin; katso TMS:n ja varaston ajanvarausohjelmiston integraatio.

Mistä varaston kannattaa aloittaa?

Aloita niistä rekoista, jotka näet tulossa: laita ensin saapuvat toimitukset varaukselle, aseta aikavälien pituudet vastaamaan todellisuutta ja ala kirjata kolmea aikaleimaa ensimmäisestä päivästä lähtien. Useimmat varastot saavat ensimmäisen lastauslaiturin määriteltyä alle tunnissa ja ensimmäiset kuljetusliikkeet varaamaan viikon sisällä.

Käytännöllinen työjärjestys:

1. Kaiva esiin viimeisen kolmen kuukauden seisontamaksulaskut. Laske ne, summaa ne ja merkitse muistiin, minkä kuljetusliikkeiden ja minkä kellonaikojen ympärille ne kasautuvat. Tämä on lähtötasosi ja ensimmäinen perustelusi projektille.
2. Korjaa ilmaisen ajan ehto. Vahvista kaksi tuntia kohdepysähdystä kohden, kello käynnistyy varatusta ajasta, toimipaikan aikaleimat näyttönä. Tee se seuraavan sopimuskierroksen yhteydessä, jos et voi tehdä sitä nyt.
3. Määrittele lastauslaiturit, aukioloajat ja aikavälit. Yksi kalenteri varastoa kohden, yksi rivi laituria kohden, 30 tai 60 minuutin aikavälit, realistiset aukioloajat ja vähintään muutaman tunnin ennakkoilmoitusaika.
4. Aseta lastauskestot. Osakuorma, täysi kuorma, kontti, pelkät lavat: anna jokaiselle kiinteä pituus, jotta aikataulu lakkaa valehtelemasta itselleen.
5. Lähetä kuljetusliikkeille varauslinkki. Tee itsepalveluvarauksesta oletus ja puhelinvarauksesta poikkeus. Laita portaalin linkki toimitusohjeisiisi ja ostotilauksiisi.
6. Aikaleimaa jokainen rekka ensimmäisestä päivästä. Saapunut, käynnissä, valmis. Vaikka aikataulu ei vielä olisi täydellinen, merkintä kannattaa ottaa talteen.
7. Käy viipymäaika läpi viikoittain ensimmäisen kuukauden ajan. Keskimääräinen viipymäaika laiturin ja tunnin mukaan näyttää, mihin aikavälejä tai väkeä kannattaa siirtää.

Jos punnitset työkaluja, vertailumme parhaista varaston ajanvarausohjelmistoista käy läpi vaihtoehdot, myös ne kohdat joissa kilpailijat ovat meitä vahvempia. LoadingCalendar maksaa $99/kk kiinteästi rajattomalla määrällä lastauslaitureita, käyttäjiä ja kuljetusliikkeitä, 14 päivän kokeilulla ja ilman luottokorttia, mikä sopii pienille ja keskisuurille varastoille, jotka haluavat ottaa tämän käyttöön itse. Suuremmat 3PL-toimijat, joilla on monimutkainen pihalogistiikka, saattavat kaivata raskaampaa ratkaisua.