Kako smanjiti naknade za zadržavanje kamiona u svom skladištu

Zašto nastaju naknade za zadržavanje?

Naknade za zadržavanje nastaju kada kamion u objektu čeka duže od besplatnog vremena iz ugovora s prijevoznikom, a glavni razlog zašto kamioni čekaju jest to što dolasci nisu raspoređeni. Vozači se pojavljuju u skupinama, rampe su zauzete ili nepripremljene, a sat besplatnog vremena teče dok kamion stoji u dvorištu.

ATRI-jeva studija o zadržavanju iz 2024. procijenila je trošak za cijelu industriju na 15,1 milijardu dolara za 2023. (oko 135 milijuna izgubljenih sati) i utvrdila da je zadržavanje koncentrirano u određenim objektima, a ne ravnomjerno raspoređeno po mreži. To je i korisni dio: problem je kod objekata, pa je i rješenje kod objekata.

Uzroci koji se ponavljaju u skladištima koja nam dolaze s problemom zadržavanja:

Šest od sedam uzroka nalazi se unutar ograde. Hoće li vas sedmi išta koštati, ovisi o tome što vaš ugovor kaže o ranijim i kasnijim dolascima — a tu na scenu stupa besplatno vrijeme.

Iza računa se krije još jedan trošak. Prijevoznici vode evidenciju o tome koji ih objekti zadržavaju. Objekt koji redovito drži kamione tri ili četiri sata dobiva više ponude ili biva odbijen kada je kapacitet napet. Ta se doplata nikada ne pojavi kao stavka na računu.

Koliko je besplatnog vremena pošteno?

Dva sata besplatnog vremena po zaustavljanju standard je u većini ugovora s prijevoznicima i potvrda narudžbi, a skladište koje prosječno vrijeme na objektu drži ispod otprilike 90 minuta gotovo nikada neće doći do zadržavanja. U nekim se ugovorima dogovara jedan sat (uobičajeno za zamjenu prikolica ili LTL), a neki dopuštaju do tri ili četiri sata za složene izravne utovare, no dva sata su brojka oko koje se planira.

Važnije od duljine jest ono što ugovor kaže o tome kada sat kreće. Postoje tri moguća trenutka, a prijevoznici, otpremnici i pošiljatelji pozivaju se na različite:

1. Vrijeme dolaska. Kamion ulazi u dvorište ili kroz ulaznu rampu.
2. Vrijeme prijave. Vozač se prijavi i dobije dodijeljenu rampu. Većina pošiljatelja to smatra službenim početkom.
3. Rezervirano vrijeme termina. Besplatno vrijeme teče od rezerviranog termina, a ne od trenutka kada se kamion zaista pojavio.

Treća je opcija ona za koju se skladište treba zalagati. Ako besplatno vrijeme kreće od termina, vozač koji stigne 90 minuta ranije ne troši vaš besplatni prozor u dvorištu, a vozač koji zakasni 90 minuta troši vlastito vrijeme. ATRI-jevi podaci pokazuju da raniji i kasniji dolasci čine stvaran udio „zadržavanja"; ova ih klauzula miče s vašeg računa.

Poštena klauzula o besplatnom vremenu za srednje veliko skladište:

U Europi je mehanika ista, ali brojke dolaze iz ugovora ili općih uvjeta prijevoznika: naknada za vrijeme čekanja obično se ugovara po započetom satu nakon besplatnog razdoblja koje je često kraće od dva sata. Provjerite svoje ugovore utemeljene na CMR-u umjesto da pretpostavljate američki standard.

Besplatni prozor postavlja gornju granicu onoga što vam se može naplatiti. Sve što slijedi govori o tome kako ostati znatno ispod nje.

Kako zakazivanje termina smanjuje zadržavanje?

Zakazivanje termina smanjuje zadržavanje tako što nasumičnu poplavu dolazaka pretvara u krivulju koja se može planirati, pa svaki kamion dolazi do rampe koja je slobodna, popunjena osobljem i pripremljena. Kada kamioni dolaze u rezervirano vrijeme, dvosatni besplatni prozor obično je dovoljan da se posao dovrši, a sat nikad ne dođe do naplatnog područja.

To djeluje kroz četiri mehanizma:

1. Dolasci se raspoređuju kroz dan. Bez sustava rezervacija disponenti šalju kamione kad im to odgovara zbog rute, a rezultat je gomilanje: nekoliko kamiona na otvaranju, prazna rupa nakon ručka. Kalendar rampi s fiksnim intervalima termina (15, 30 ili 60 minuta) ograničava koliko kamiona može stići u isti prozor, pa se vrh izravnava i svaka rampa u jednom trenutku ima jedan kamion.

2. Duljina termina odgovara stvarnom vremenu utovara. Izravan istovar punog utovara nije posao od 30 minuta. Kada raspored daje 30 minuta za posao od 90 minuta, svaki sljedeći termin klizi, a dan završava s tri kamiona u dvorištu. Unaprijed definirana trajanja utovara (primjerice 60 minuta za djelomični utovar, 120 minuta za FTL) drže raspored iskrenim.

3. Vrijeme najave daje vam vremena za pripremu. Minimalno vrijeme najave rezervacije od nekoliko sati ili jednog dana znači da prijem zna što dolazi prije početka smjene. Komisioniranje je gotovo, papiri su isprintani, vrata su dodijeljena. Vozač se natraške dovezao na rampu i posao počinje, umjesto da se vozač dovezao na rampu, a netko tek krene tražiti narudžbu.

4. Radna snaga prati raspored. Kada su dolasci za taj dan vidljivi već prethodnu večer, možete pojačati ekipu za vrh od 07:00 do 10:00 i prorijediti poslijepodne, umjesto da ravnomjerno rasporedite ljude i nadate se najboljem.

Evo što to čini tipičnom tjednu. Brojke su ilustrativne, izvedene iz ATRI-jevih prosjeka i gore navedenih tipičnih stopa, a nisu izmjerene ni u jednom konkretnom objektu:

Vlastiti broj kamiona, vrijeme na objektu i stope možete unijeti u naš ROI kalkulator sustava za rezervaciju pretovarnih rampi; koristi iste ATRI izvore i izvore o stopama te prikazuje svoje pretpostavke.

Dvije stvari odlučuju hoće li sustav rezervacija to zaista i isporučiti.

Prijevoznici ga moraju koristiti. Ako rezervacija termina znači poziv vašem uredu između 09:00 i 16:00, disponenti će to preskočiti i svejedno poslati kamion. Samoposlužni portal za rezervacije prijevoznika na kojem prijevoznik vidi stvarnu dostupnost i bira termin bez otvaranja računa uklanja to trenje. Prema iskustvu naših klijenata, prijevoznici brzo prihvate portal kada je alternativa beskrajno dozivanje telefonom; Gheeraertova priča dobar je primjer što se događa s redom kada prijevoznici rezerviraju sami.

Dvostruko rezerviranje mora biti nemoguće, a ne samo nepoželjno. Zajednička tablica dopušta dvjema osobama da rezerviraju ista vrata za isti sat. Softver koji prikazuje samo termine koji su stvarno slobodni, po rampi i po trajanju, ta vrata zatvara. Napisali smo poseban vodič o tome kako spriječiti dvostruko rezerviranje skladišnih rampi.

Da budemo pošteni prema granicama: zakazivanje termina uklanja uzroke koje skladište kontrolira. Neće popraviti prijevoznika koji kasni četiri sata i ne dira demuražu na lučkoj strani. Ono što čini jest da dvosatni prozor gotovo svaki put bude dovoljan — a tu nestaje najveći dio zadržavanja.

Kako dokumentirati vremena dolaska?

Vremena dolaska dokumentiraju se tako da se za svaki kamion bilježe tri vremenske oznake (dolazak na ulaz ili u dvorište, ulazak na rampu i odlazak) u sustavu koji bilježi tko ih je unio i kada — a ne na papiru. Te tri vremenske oznake odlučuju sporove oko zadržavanja, a ATRI-jeva studija iz 2024. utvrdila je da manje od polovice računa za zadržavanje koje prijevoznici pošalju bude stvarno plaćeno, uglavnom zato što se dvije strane ne mogu složiti oko vremena.

Spor se obično vrti oko početnog vremena. Račun prijevoznika kaže da je vozač stigao u 09:15; vaš zapisnik s ulaza kaže 10:40; vozačev ELD pokazuje da je kamion ušao u geoograđeno područje u 10:38. Pobjeđuje onaj tko ima najčišći i najnezavisniji zapis. Rukom ispisani obrazac za prijavu gubi od ELD-a. Sustav rezervacija u kojem je imenovani korisnik promijenio status u 10:41 izdržat će.

Što bilježiti i odakle dolazi svaka vremenska oznaka:

S takvim zapisom provjera računa za zadržavanje traje dvije minute: odlazak minus dolazak (ili minus vrijeme termina, ovisno o ugovoru), oduzmite besplatno vrijeme, pomnožite sa stopom. Ako je prijevoznik naplatio 3,5 sata, a vaš zapis pokazuje 58 minuta preko besplatnog vremena po $75/sat, razliku osporavate dokazima, a ne mišljenjima.

Dokumentacija radi još dva posla osim dobivanja sporova:

• Pokazuje vam vrijeme na objektu prije nego što to učine računi. Zadržavanje je zaostajući pokazatelj: dok račun stigne, kašnjenje je staro tjednima. Prosječno vrijeme na objektu po kamionu, po rampi i po satu u danu, govori vam gdje se raspored i popunjenost osobljem ne poklapaju dok ih još možete promijeniti.
• Održava odnos s prijevoznicima funkcionalnim. Prijevoznik koji zna da su vaše vremenske oznake točne prestaje napuhavati račune, a prijevoznik koji bude brzo plaćen za stvarno zadržavanje nastavlja vam slati kamione.

Sustav za rezervaciju pretovarnih rampi bilježi te vremenske oznake usput, dok utovar prolazi kroz svoje statuse (novi, stigao, u tijeku, gotovo), pa se nitko ne mora sjetiti da nešto zapiše. Zapisnik promjena bilježi korisnika, vrijeme i je li promjena došla iz skladišta, portala za prijevoznike ili integriranog TMS-a. Ako vaši utovari prolaze i kroz TMS, dvosmjerna sinkronizacija može automatski vratiti vrijeme dovršetka i potpis; pogledajte integraciju TMS-a i sustava za rezervaciju pretovarnih rampi.

Gdje skladište treba početi?

Počnite od kamiona koje vidite da dolaze: prvo stavite ulazne isporuke na termine, postavite duljine termina koje odgovaraju stvarnosti i od prvog dana počnite bilježiti tri vremenske oznake. Većina skladišta može prvu rampu konfigurirati za manje od sat vremena, a prve prijevoznike navesti da rezerviraju unutar tjedan dana.

Praktičan redoslijed posla:

1. Izvucite račune za zadržavanje iz posljednja tri mjeseca. Prebrojite ih, zbrojite iznose i zabilježite oko kojih se prijevoznika i kojih sati u danu grupiraju. To je vaša polazna točka i prvi argument za projekt.
2. Popravite klauzulu o besplatnom vremenu. Potvrdite dva sata po izravnom zaustavljanju, sat koji kreće od rezerviranog termina i vremenske oznake objekta kao dokaz. Ako to ne možete sada, učinite to pri sljedećem obnavljanju ugovora.
3. Definirajte rampe, radno vrijeme i intervale termina. Jedan kalendar po skladištu, jedan redak po rampi, intervali od 30 ili 60 minuta, realno radno vrijeme i vrijeme najave od barem nekoliko sati.
4. Postavite trajanja utovara. Djelomični utovar, puni utovar, kontejner, samo palete: svakome dodijelite fiksnu duljinu kako bi raspored prestao lagati sam sebi.
5. Pošaljite prijevoznicima link za rezervacije. Neka samostalna rezervacija bude zadana opcija, a rezervacija telefonom iznimka. Stavite link na portal u svoje upute za isporuku i narudžbenice.
6. Bilježite vremenske oznake za svaki kamion od prvog dana. Stigao, u tijeku, gotovo. Čak i prije nego što raspored bude savršen, zapis je vrijedan.
7. Prvi mjesec tjedno pregledavajte vrijeme na objektu. Prosječno vrijeme po rampi i po satu pokazuje gdje pomaknuti termine ili ljude.

Ako procjenjujete alate, naša usporedba najboljih sustava za rezervaciju pretovarnih rampi pokriva opcije, uključujući i mjesta na kojima su konkurenti bolji od nas. LoadingCalendar stoji $99 mjesečno po fiksnoj cijeni za neograničen broj rampi, korisnika i prijevoznika, uz 14-dnevno probno razdoblje i bez kreditne kartice, što odgovara malim i srednje velikim skladištima koja to žele postaviti sama. Veći 3PL-ovi sa složenim operacijama u dvorištu možda će htjeti nešto teže.