Как да намалите таксите за задържане на камиони във вашия склад

Защо възникват такси за задържане?

Таксите за задържане възникват, когато камион чака в обекта по-дълго от безплатното време в договора с превозвача, а основната причина камионите да чакат е, че пристиганията не са разпределени. Шофьорите идват на групи, рампите са заети или неподготвени, а часовникът на безплатното време тече, докато камионът стои на двора.

Проучването на ATRI за задържането от 2024 г. оцени разхода за целия сектор на 15,1 милиарда долара за 2023 г. (около 135 милиона изгубени часа) и установи, че задържането е съсредоточено в конкретни обекти, а не разпределено равномерно в мрежата. Точно това е полезната част: проблемът е при обектите, значи и решението е при обектите.

Повтарящите се причини, които виждаме в складовете, идващи при нас с проблем със задържането:

Шест от седемте са вътре в оградата. Дали седмата ще ви струва нещо, зависи от това какво казва вашият договор за ранните и закъснелите пристигания — а оттук стигаме до безплатното време.

Зад фактурата се крие още един разход. Превозвачите водят отчет кои обекти ги задържат. Обект, който редовно държи камиони по три или четири часа, получава по-високи оферти или отказ в периоди на недостиг на капацитет. Тази надбавка никога не се появява като отделен ред във фактура.

Какъв е справедливият прозорец безплатно време?

Два часа безплатно време на спирка е стандартът в повечето договори с превозвачи и потвърждения на заявки, а склад, който държи средното време на престой под около 90 минути, рядко изобщо стига до задържане. В някои договори се уговаря един час (обичайно при смяна на ремаркета или при групажни товари), а други допускат до три-четири часа за сложни директни товарения, но два часа е числото, около което да планирате.

По-важно от продължителността е това какво казва договорът за момента, в който тръгва часовникът. Има три възможни момента и превозвачите, спедиторите и изпращачите се позовават на различни:

1. Час на пристигане. Камионът влиза в двора или през портала.
2. Час на регистрация. Шофьорът се регистрира и получава рампа. Повечето изпращачи приемат това за официално начало.
3. Резервиран час. Безплатното време тече от резервирания слот, а не от момента, в който камионът реално е дошъл.

Третият вариант е този, към който един склад трябва да се стреми. Ако безплатното време започва от резервирания час, шофьор, пристигнал 90 минути по-рано, не изразходва вашия безплатен прозорец на двора, а шофьор, закъснял с 90 минути, е на собствен часовник. Данните на ATRI показват, че ранните и закъснелите пристигания са реален дял от „задържането“; тази клауза ги маха от вашата фактура.

Справедлива клауза за безплатно време за склад със средна големина:

В Европа механиката е същата, но числата идват от договора или от общите условия на превозвача: компенсацията за време на чакане обикновено се уговаря за всеки започнат час след безплатен период, който често е по-кратък от два часа. Проверявайте своите договори на база CMR, вместо да приемате американската стойност по подразбиране.

Прозорецът на безплатното време определя тавана на това, което може да ви бъде начислено. Всичко по-долу е за това как да останете доста под него.

Как резервирането на часове намалява задържането?

Резервирането на часове намалява задържането, като превръща случайния поток от пристигания в планируема крива, така че всеки камион стига до рампа, която е свободна, обезпечена с хора и подготвена. Когато камионите пристигат в резервирани часове, двучасовият безплатен прозорец обикновено стига за завършване на работата и часовникът никога не стига до платената зона.

Това работи чрез четири механизма:

1. Пристиганията се разпределят през деня. Без система за резервации диспечерите пращат камионите тогава, когато е удобно за маршрута, а резултатът е струпване: няколко камиона при отваряне, празен участък след обяд. Календар на рампите с фиксирани интервали на слотовете (15, 30 или 60 минути) ограничава колко камиона могат да пристигнат в един и същ прозорец, така че пикът се изравнява и всяка рампа обслужва по един камион.

2. Дължината на слота отговаря на реалното време за товарене. Директното разтоварване на пълен камион не е 30-минутна работа. Когато графикът дава 30 минути за 90-минутна задача, всеки следващ слот се измества и денят завършва с три камиона на двора. Предварително зададените продължителности на товарене (например 60 минути за частичен товар, 120 минути за пълен камион) държат графика честен.

3. Срокът за предизвестие ви дава време да се подготвите. Минимално предизвестие за резервация от няколко часа или един ден означава, че приемането знае какво идва още преди началото на смяната. Комплектоването е завършено, документите са разпечатани, вратата е разпределена. Шофьорът се приближава на заден ход и работата започва, вместо шофьорът да застане на рампата, а някой да тръгне да търси поръчката.

4. Работната сила следва графика. Щом пристиганията за деня се виждат още предната вечер, можете да осигурите хора за пика 07:00–10:00 и да разредите следобеда, вместо да разпределяте екипа равномерно и да се надявате.

Ето какво прави това с една типична седмица. Числата са илюстративни, изградени от средните стойности на ATRI и типичните ставки по-горе, а не измерени в конкретен обект:

Можете да въведете собствения си брой камиони, време на престой и ставки в нашия ROI калкулатор за софтуер за резервация на товарни рампи; той използва същите източници на ATRI и на ставките и показва своите допускания.

Две неща решават дали една система за резервации наистина ще даде този резултат.

Превозвачите трябва да я използват. Ако резервирането на слот означава обаждане до вашия офис между 09:00 и 16:00, диспечерите ще го прескочат и пак ще пратят камиона. Портал за самостоятелно резервиране от превозвачите, в който превозвачът вижда реалната наличност и избира слот, без да създава профил, премахва това триене. Според опита на нашите клиенти превозвачите приемат портала бързо, когато алтернативата са телефонни гонитби; историята на Gheeraert е добър пример за това какво се случва с опашката, когато превозвачите резервират сами.

Двойното резервиране трябва да е невъзможно, а не просто нежелано. Споделена таблица позволява на двама души да резервират една и съща врата за един и същ час. Софтуер, който показва само реално свободните слотове — по рампа, по продължителност — затваря тази врата. Написахме отделно ръководство за това как да спрете двойните резервации на товарни рампи.

За да сме честни за ограниченията: резервирането на часове премахва причините, които складът контролира. То няма да оправи превозвач, закъснял с четири часа, и не докосва демюрейджа от страната на пристанището. Това, което прави, е да направи двучасовия прозорец достатъчен почти всеки път — а там изчезва по-голямата част от задържането.

Как се документират времената на пристигане?

Времената на пристигане се документират, като за всеки камион се записват три времеви маркера (пристигане на портала или двора, влизане на рампата и заминаване) в система, която регистрира кой ги е въвел и кога, а не на лист хартия. Тези три времеви маркера решават споровете за задържане, а проучването на ATRI от 2024 г. установи, че по-малко от половината фактури за задържане, изпратени от превозвачите, реално се плащат — най-вече защото двете страни не могат да се разберат за времената.

Спорът обикновено опира до началния час. Фактурата на превозвача казва, че шофьорът е пристигнал в 09:15; вашият дневник на портала казва 10:40; тахографът на шофьора показва, че камионът е влязъл в геозоната в 10:38. Печели този, който има най-чистия и най-независим запис. Ръкописен лист за регистрация губи срещу електронно устройство за отчитане. Система за резервации с промяна на статуса, записана в 10:41 от именуван потребител, издържа.

Какво да записвате и откъде идва всеки времеви маркер:

С такъв запис проверката на фактура за задържане отнема две минути: заминаване минус пристигане (или минус резервирания час, според договора), извадете безплатното време, умножете по ставката. Ако превозвачът е фактурирал 3,5 часа, а вашият дневник показва 58 минути над безплатното време при $75/час, оспорвате разликата с доказателства, а не с мнения.

Документацията върши още две неща освен спечелването на спорове:

• Показва ви времето на престой преди фактурите. Задържането е закъсняващ индикатор: докато пристигне сметката, забавянето е отпреди седмици. Средното време на престой на камион, по рампи и по часове от деня, ви казва къде графикът и обезпечеността с персонал не съвпадат, докато още можете да ги промените.
• Поддържа отношенията с превозвачите работещи. Превозвач, който знае, че вашите времеви маркери са точни, спира да раздува фактурите, а превозвач, на когото се плаща бързо за реално задържане, продължава да ви праща камиони.

Софтуерът за резервация на товарни рампи улавя тези времеви маркери като страничен ефект от придвижването на едно товарене през неговите статуси (нов, пристигнал, в процес, готово), така че никой не трябва да помни да записва нещо. Одитният дневник записва потребителя, часа и това дали промяната е дошла от склада, от портала за превозвачи или от интегрирана TMS. Ако вашите товарения минават и през TMS, двупосочната синхронизация може да върне автоматично часа на завършване и подписа; вижте интеграция между TMS и софтуер за резервация на товарни рампи.

Откъде трябва да започне един склад?

Започнете от камионите, които виждате да идват: първо сложете входящите доставки на резервации, задайте дължини на слотовете, които отговарят на реалността, и започнете да записвате трите времеви маркера от първия ден. Повечето складове могат да настроят първата си рампа за под час, а първите превозвачи да резервират в рамките на седмица.

Практическа последователност на работата:

1. Извадете фактурите за задържане от последните три месеца. Пребройте ги, сумирайте ги и отбележете около кои превозвачи и кои часове от деня се струпват. Това е вашата отправна точка и първият ви аргумент за проекта.
2. Поправете клаузата за безплатно време. Потвърдете два часа на директна спирка, часовник, тръгващ от резервирания час, и времеви маркери на обекта като доказателство. Ако не можете сега, направете го при следващото подновяване на договора.
3. Определете рампи, работно време и интервали на слотовете. Един календар на склад, един ред на рампа, интервали от 30 или 60 минути, реалистично работно време и срок за предизвестие от поне няколко часа.
4. Задайте продължителности на товаренето. Частичен товар, пълен товар, контейнер, само палети: дайте на всяко фиксирана дължина, за да спре графикът да лъже сам себе си.
5. Изпратете на превозвачите линка за резервация. Направете самостоятелното резервиране правило, а резервацията по телефона — изключение. Сложете линка към портала във вашите инструкции за доставка и в поръчките.
6. Записвайте времеви маркери за всеки камион от първия ден. Пристигнал, в процес, готово. Дори преди графикът да е съвършен, записът си струва.
7. Преглеждайте времето на престой всяка седмица през първия месец. Средното време на престой по рампи и по часове показва къде да преместите слотове или хора.

Ако избирате инструменти, нашето сравнение на най-добрия софтуер за резервация на товарни рампи покрива вариантите, включително местата, където конкурентите са по-силни от нас. LoadingCalendar струва $99/месец фиксирано за неограничен брой рампи, потребители и превозвачи, с 14-дневен пробен период и без кредитна карта, което е подходящо за малки и средни складове, които искат да настроят това сами. По-големи 3PL компании със сложни операции на двора може да искат нещо по-тежко.