Tavaran vastaanotto varastossa: vaiheet, hyvät käytännöt ja yleisimmät ongelmakohdat

Mitä tavaran vastaanotto varastossa tarkoittaa?

Tavaran vastaanotto on prosessi, jossa saapuva tavara otetaan vastaan, varmistetaan sen vastaavan tilausta ja kirjataan varastosaldoon. Siihen kuuluu sekä fyysinen työ laiturilla (purku, laskenta, tarkastus) että paperityö sen takana: ostotilaus, toimittajan ennakkoilmoitus, CMR-rahtikirja tai lähetysluettelo sekä vastaanottokirjaus WMS- tai ERP-järjestelmässä.

Vastaanotto ansaitsee enemmän huomiota kuin se yleensä saa, koska sen virheet kulkevat eteenpäin. Vajaa toimitus, joka kuitataan täydeksi, muuttuu keräilyssä puuttuvaksi tuotteeksi. Vaurioitunut lava, joka kuitataan ilman merkintää, muuttuu reklamaatioksi, jota on vaikea voittaa. Portilla odottamaan jätetty rekka muuttuu ensi viikon seisontamaksulaskuksi.

Mitkä ovat tavaran vastaanoton vaiheet?

Jaamme vastaanoton seitsemään vaiheeseen. Pienemmissä varastoissa muutama vaihe yhdistetään usein, mikä on täysin kunnossa, kunhan mitään ei jätetä väliin.

1. Varaa toimitukselle aika

Toimittaja tai kuljetusliike varaa laiturilta aikaikkunan ennen kuin rekka lähtee liikkeelle. Varauksessa pitää olla se, mitä tarvitset valmisteluun: ostotilauksen tai viitteen numero, mitä on tulossa, kuljetusliike ja mieluiten kuljettajan puhelinnumero ja rekisterinumero. Kuljetusliikkeiden varausportaalissa kuljetusliikkeet valitsevat vapaan ajan itse sen sijaan, että soittaisivat tai lähettäisivät sähköpostia tiimillesi.

2. Valmistaudu saapumiseen

Käy päivän varaukset läpi ennen kuin rekat tulevat. Onko ostotilaus vielä avoinna? Onko vastaanottoalueella tilaa? Riittääkö väkeä ja trukkeja sille tunnille, jolloin kolme rekkaa saapuu yhtä aikaa? Toimittajan ennakkoilmoitus (ASN) auttaa tässä, koska tiedät sisällön jo ennen kuin ovet aukeavat.

3. Kirjaa rekan saapuminen

Kun kuljettaja saapuu, yhdistä hänet varaukseen viitteen, kuljetusliikkeen tai rekisterinumeron perusteella, kirjaa saapumisaika ja ohjaa rekka oikealle ovelle. Saapumisajan kirjaaminen jää kiireisenä aamuna helposti tekemättä, ja juuri sitä tarvitset, kun kuljetusliike kiistää odotusajan.

4. Pura kuorma

Pura kuorma osoitetulla ovella ja kirjaa purun alkamis- ja päättymisaika. Pidä tavara laiturin vieressä vastaanottoalueella. Mitään ei pidä viedä hyllyihin ennen kuin se on tarkastettu.

5. Vertaa tavaraa asiakirjoihin

Laske saapunut tavara ja vertaa sitä ostotilaukseen, ennakkoilmoitukseen ja CMR-rahtikirjaan tai lähetysluetteloon. Merkitse vajaukset, ylimäärät ja vauriot CMR-rahtikirjaan ennen kuin kuljettaja allekirjoittaa ja lähtee. Kun kuljettaja on poissa, vajaus on sinun sanasi kuljetusliikkeen sanaa vastaan.

6. Tarkasta laatu ja kirjaa vastaanotto

Tarkasta se, mitä tuotteesi vaativat: kylmätuotteiden lämpötila, parasta ennen -päiväykset, erä- tai sarjanumerot, pakkaukset. Kirjaa sitten vastaanotto WMS- tai ERP-järjestelmään, jotta tavara on käytettävissä varastosaldossa ja ostoreskontra voi täsmäyttää toimittajan laskun.

7. Hyllytä

Siirrä tavara vastaanottoalueelta sen varastopaikalle ja vahvista paikka järjestelmässä. Aika rekan saapumisesta siihen, kun tavara on käytettävissä varastossa, on dock-to-stock-aikasi. Sitä mittaria seuraisimme ensimmäisenä, kun arvioidaan, miten hyvin vastaanotto toimii.

Missä vastaanottoprosessi tavallisesti takkuaa?

Useimmat vastaanottotiimit tuntevat vaiheet. Ongelma on, että työ saapuu muodossa, jota ei voi suunnitella. Nämä ovat ongelmat, joista kuulemme useimmin varastoilta ennen kuin ne alkavat varata laiturien aikoja:

• Rekat saapuvat ilmoittamatta. Jos toimittajat vain ilmestyvät paikalle, ovia tai työvoimaa ei voi suunnitella. Vastaanottotiimi reagoi koko aamupäivän sen sijaan, että valmistautuisi.
• Kaikki saapuvat samaan aikaan. Moni kuljetusliike haluaa aamun ensimmäiset ajat, joten päivän alkutunneista tulee jono, kun taas iltapäivä on hiljainen. Samojen ovien ja ihmisten on kestettävä koko ruuhkahuippu.
• Tuplavaratut ovet. Kun varaukset ovat taulukossa, sähköpostilaatikossa ja jonkun muistissa, kaksi rekkaa saa saman oven samaan aikaan, ja toinen niistä odottaa. Lue, miten lopetat lastauspaikkojen tuplavaraukset.
• Puuttuvat tai väärät asiakirjat. Ei ostotilausnumeroa, ei lähetysluetteloa, väärä viite. Rekka on ovella, kukaan ei tiedä, mihin tilaukseen toimitus kuuluu, ja kuljettaja odottaa, kun joku soittaa ostoihin.
• Poikkeamat huomataan vasta kuljettajan lähdettyä. Tarkastukset tehdään kiireessä, kuljettaja kirjautuu ulos ja vajaus paljastuu vasta hyllytyksessä. Ilman merkintää CMR-rahtikirjassa reklamaatiota on vaikea voittaa.
• Tavara jumittuu vastaanottoalueelle. Purku pysyy tahdissa, mutta hyllytys jää jälkeen. Vastaanottoalue täyttyy, eikä seuraavaa rekkaa ole enää minne purkaa.

Kuudesta ongelmasta neljä alkaa ennen kuin rekka on laiturilla. Siksi ajanvaraus on meidän prosessissamme ensimmäinen vaihe.

Mitkä ovat tavaran vastaanoton hyvät käytännöt?

Nämä ovat käytännöt, joita suosittelemme, suunnilleen siinä järjestyksessä, jossa ottaisimme ne käyttöön.

1. Vaadi ajanvaraus jokaiselle saapuvalle toimitukselle. Tee siitä sääntö toimittajien ja kuljetusliikkeiden kanssa: ei varausta, ei taattua purkuaikaa. Pidä säännöstä kiinni muutama viikko, niin se yleensä vakiintuu. Tee varaamisesta kuitenkin helppoa, tai kuljetusliikkeet jatkavat soittelua.
2. Mitoita aikaikkunat lastaustyypin mukaan. Täysi perävaunu sekalavoja ei vaadi samaa aikaa kuin pakettiauto, jossa on kolme pakettia. Määritä muutama lastaustyyppi realistisilla kestoilla, jotta kalenteri vastaa aikaa, jonka rekat oikeasti viettävät ovella.
3. Jaa saapumiset tasaisesti päivälle. Rajoita, montako rekkaa voi varata saman tunnin, tai pidä aamun ajat kuormille, jotka niitä tarvitsevat. Tasaiselle saapumisvirralle on paljon helpompi mitoittaa henkilöstö kuin aamupiikille.
4. Kerää asiakirjat ajanvarauksen yhteydessä. Pyydä ostotilaus tai viite sekä asiakirjat, kuten lähetysluettelo tai CMR-rahtikirja, jo aikaa varattaessa eikä vasta ovella. Ongelmat tulevat silloin esiin päivää aiemmin eivätkä vasta kuljettajan odottaessa.
5. Kirjaa jokaisesta rekasta kolme aikaleimaa. Saapui, purku alkoi, purku päättyi. Yhdessä ne näyttävät, kuka saapui myöhässä, kuinka kauan rekat odottivat ja mihin laiturien aika kuluu. Ilman niitä jokainen kiista odotusajasta on mielipide mielipidettä vastaan.
6. Tarkasta ennen kuin kuljettaja lähtee. Laske lavat ja etsi näkyviä vaurioita, kun kuljettaja on vielä paikalla, ja merkitse poikkeamat CMR-rahtikirjaan. Tarkempi laskenta ja laatutarkastus voivat tapahtua myöhemmin vastaanottoalueella.
7. Käytä perävaunun jättöä suurten ja säännöllisten toimittajien kanssa. Jos toimittaja tuo täysiä perävaunuja säännöllisen aikataulun mukaan, jätetyn perävaunun voi purkaa silloin, kun sinulla on kapasiteettia, eikä silloin, kun kuljettaja saapuu. Oppaamme live-lastaus vai perävaunun jättö kertoo, milloin vaihtokauppa kannattaa.
8. Pidä vastaanottoalue vapaana. Aseta hyllytykselle tavoite, esimerkiksi saman vuoron aikana. Kun vastaanottoalue on täynnä, hidasta uusia varauksia sen sijaan, että pinoaisit tavaraa käytäville.

Tavaran vastaanoton tarkistuslista

Käytä tätä lähtökohtana ja muokkaa sitä tuotteidesi mukaan. Vastaanottotiimin pitäisi pystyä vastaamaan kyllä jokaiseen riviin.

Miten tavaran vastaanoton suorituskykyä mitataan?

Neljä lukua kattaa suurimman osan siitä, mitä vastaanoton esihenkilön tarvitsee tietää. Kaikki ne saadaan edellä kuvatuista ajoista ja tarkastuksista.

Näissä emme jahtaisi alan vertailulukuja. Seuraa omia lukujasi viikko viikolta ja katso suuntaa. Artikkelimme lastauslaiturin ajanvarauksen KPI-mittareista käsittelee laiturin puolta syvemmin, mukaan lukien viipymäajan ja no-show-osuuden, kaavoineen ja laskuesimerkkeineen.

Tarvitaanko tavaran vastaanottoon ohjelmistoa?

Ei jokaiseen vaiheeseen. Moni varasto hoitaa tarkastukset ja hyllytyksen hyvin paperilla ja WMS-järjestelmällä. Taulukot ja sähköposti jäävät vajaiksi ensimmäisessä vaiheessa, rekkojen ajanvarauksessa: jaettu taulukko ei estä kahta ihmistä varaamasta samaa ovea, ja vilkkaassa toimipaikassa puhelinvaraukset sitovat jonkun vastaanottotiimistä tunneiksi joka päivä.

Lastauslaiturin ajanvarausjärjestelmä hoitaa vaiheiden yhdestä neljään varaus- ja ajoituspuolen. LoadingCalendarissa toimittajat ja kuljetusliikkeet varaavat aikansa itse brändätyssä varausportaalissasi, ja voit tehdä pakollisiksi kuljettajan tiedot, rekisterinumeron ja asiakirjat, kuten lähetysluettelon tai CMR-rahtikirjan. Tiimisi merkitsee kalenterissa jokaisen rekan saapuneeksi, aloitetuksi ja valmiiksi, ja tilastosivulta näet täsmällisten saapumisten osuuden. Hinta on kiinteä $99 kuukaudessa rajattomalla määrällä laitureita, käyttäjiä ja varauksia, ja mukana on 14 päivän ilmainen kokeilu.

Jos aloitat tyhjästä, oppaamme varaston ajanvarausjärjestelmän käyttöönottoon käy läpi laiturit, lastaustyypit ja kuljetusliikkeiden mukaan saamisen.