Παραλαβή εμπορευμάτων στην αποθήκη: βήματα, βέλτιστες πρακτικές και αδύναμα σημεία

Τι είναι η διαδικασία παραλαβής εμπορευμάτων στην αποθήκη;

Η παραλαβή εμπορευμάτων είναι η διαδικασία αποδοχής των εισερχόμενων εμπορευμάτων, επιβεβαίωσης ότι αντιστοιχούν στην παραγγελία και καταχώρισής τους στο απόθεμα. Περιλαμβάνει τόσο τη φυσική εργασία στην αποβάθρα (εκφόρτωση, καταμέτρηση, επιθεώρηση) όσο και τα έγγραφα: την εντολή αγοράς, την προαναγγελία αποστολής του προμηθευτή, το CMR ή το δελτίο αποστολής και την καταχώριση παραλαβής στο WMS ή το ERP.

Η παραλαβή αξίζει περισσότερη προσοχή από όση συνήθως παίρνει, γιατί τα λάθη της μεταφέρονται παρακάτω. Μια ελλιπής παράδοση που παραλαμβάνεται ως πλήρης γίνεται έλλειψη αποθέματος στη συλλογή. Μια κατεστραμμένη παλέτα που υπογράφεται χωρίς παρατήρηση γίνεται αξίωση που δύσκολα κερδίζεται. Ένα φορτηγό που περιμένει στην πύλη γίνεται τιμολόγιο αναμονής την επόμενη εβδομάδα.

Ποια είναι τα βήματα της διαδικασίας παραλαβής εμπορευμάτων;

Χωρίζουμε την παραλαβή σε επτά βήματα. Οι μικρότερες αποθήκες συχνά συγχωνεύουν κάποια από αυτά, κάτι που είναι εντάξει, αρκεί να μην παραλείπεται κανένα.

1. Κλείστε την παράδοση

Ο προμηθευτής ή ο μεταφορέας κλείνει μια χρονοθυρίδα σε αποβάθρα πριν φύγει το φορτηγό. Η κράτηση πρέπει να περιέχει ό,τι χρειάζεστε για να προετοιμαστείτε: τον αριθμό εντολής αγοράς ή αναφοράς, τι έρχεται, τον μεταφορέα και ιδανικά το τηλέφωνο του οδηγού και τον αριθμό κυκλοφορίας. Με μια πύλη κρατήσεων για μεταφορείς, οι μεταφορείς επιλέγουν μόνοι τους ελεύθερη χρονοθυρίδα αντί να τηλεφωνούν ή να στέλνουν email στην ομάδα σας.

2. Προετοιμαστείτε για την άφιξη

Ελέγξτε τις κρατήσεις της ημέρας πριν έρθουν τα φορτηγά. Είναι η εντολή αγοράς ακόμα ανοιχτή; Υπάρχει χώρος στη ζώνη παραλαβής; Υπάρχουν αρκετά άτομα και περονοφόρα για την ώρα που αναμένονται τρία φορτηγά μαζί; Εδώ βοηθά η προαναγγελία αποστολής (ASN) από τον προμηθευτή, γιατί ξέρετε το περιεχόμενο πριν ανοίξουν οι πόρτες.

3. Καταγράψτε την άφιξη του φορτηγού

Όταν φτάσει ο οδηγός, αντιστοιχίστε τον σε μια κράτηση με βάση τον αριθμό αναφοράς, τον μεταφορέα ή τον αριθμό κυκλοφορίας, καταγράψτε την ώρα άφιξης και στείλτε το φορτηγό στην πόρτα του. Η καταγραφή της ώρας άφιξης παραλείπεται εύκολα ένα πολυάσχολο πρωί, όμως είναι ακριβώς αυτή που χρειάζεστε όταν ένας μεταφορέας αμφισβητεί τον χρόνο αναμονής.

4. Εκφορτώστε

Εκφορτώστε στην ορισμένη πόρτα και καταγράψτε πότε ξεκινά και πότε τελειώνει η εκφόρτωση. Κρατήστε τα εμπορεύματα σε ζώνη παραλαβής δίπλα στην αποβάθρα. Τίποτα δεν πρέπει να μπαίνει στα ράφια πριν ελεγχθεί.

5. Ελέγξτε έναντι των εγγράφων

Μετρήστε ό,τι έφτασε και συγκρίνετέ το με την εντολή αγοράς, το ASN και το CMR ή το δελτίο αποστολής. Σημειώστε κάθε έλλειψη, πλεόνασμα ή ζημιά στο CMR πριν ο οδηγός υπογράψει και φύγει. Μόλις φύγει ο οδηγός, η έλλειψη είναι ο λόγος σας απέναντι στον λόγο του μεταφορέα.

6. Επιθεωρήστε και καταχωρίστε την παραλαβή

Ελέγξτε ό,τι απαιτούν τα προϊόντα σας: θερμοκρασία για τα ψυχόμενα, ημερομηνίες λήξης, αριθμούς παρτίδας ή σειράς, συσκευασία. Έπειτα καταχωρίστε την παραλαβή στο WMS ή το ERP, ώστε το απόθεμα να γίνει διαθέσιμο και το λογιστήριο να μπορεί να αντιστοιχίσει το τιμολόγιο του προμηθευτή.

7. Τοποθετήστε στο ράφι

Μεταφέρετε τα εμπορεύματα από τη ζώνη παραλαβής στη θέση αποθήκευσής τους και επιβεβαιώστε τη θέση στο σύστημα. Ο χρόνος από την άφιξη του φορτηγού μέχρι τη διαθεσιμότητα των εμπορευμάτων στο απόθεμα είναι ο χρόνος dock-to-stock. Αυτός είναι ο δείκτης που θα παρακολουθούσαμε πρώτα για να κρίνουμε πόσο καλά λειτουργεί η παραλαβή.

Πού στραβώνει συνήθως η διαδικασία παραλαβής;

Οι περισσότερες ομάδες παραλαβής ξέρουν τα βήματα. Το πρόβλημα είναι ότι η δουλειά φτάνει με τρόπο που δεν μπορούν να σχεδιάσουν. Αυτά είναι τα προβλήματα που ακούμε συχνότερα από αποθήκες πριν αρχίσουν να προγραμματίζουν τις αποβάθρες τους:

• Φορτηγά που φτάνουν απροειδοποίητα. Αν οι προμηθευτές απλώς εμφανίζονται, δεν μπορείτε να σχεδιάσετε πόρτες ή προσωπικό. Η ομάδα παραλαβής περνά το πρωί αντιδρώντας αντί να προετοιμάζεται.
• Όλοι φτάνουν την ίδια ώρα. Πολλοί μεταφορείς θέλουν τις πρωινές χρονοθυρίδες, οπότε οι πρώτες ώρες της ημέρας γίνονται ουρά ενώ το απόγευμα μένει ήσυχο. Οι ίδιες πόρτες και οι ίδιοι άνθρωποι πρέπει να απορροφήσουν όλη την αιχμή.
• Διπλοκρατημένες πόρτες. Όταν οι κρατήσεις βρίσκονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα inbox και στη μνήμη κάποιου, δύο φορτηγά παίρνουν την ίδια πόρτα την ίδια ώρα και το ένα περιμένει. Δείτε πώς να σταματήσετε τις διπλές κρατήσεις στις αποβάθρες της αποθήκης.
• Ελλιπή ή λάθος έγγραφα. Χωρίς αριθμό εντολής αγοράς, χωρίς δελτίο αποστολής, με λάθος αναφορά. Το φορτηγό είναι στην πόρτα, κανείς δεν ξέρει σε ποια παραγγελία ανήκει η παράδοση και ο οδηγός περιμένει όσο κάποιος τηλεφωνεί στο τμήμα αγορών.
• Αποκλίσεις που εντοπίζονται αφού φύγει ο οδηγός. Ο έλεγχος γίνεται βιαστικά, ο οδηγός φεύγει και η έλλειψη εμφανίζεται κατά την τοποθέτηση. Χωρίς παρατήρηση στο CMR, η αξίωση δύσκολα κερδίζεται.
• Εμπορεύματα κολλημένα στη ζώνη παραλαβής. Η εκφόρτωση προχωρά κανονικά, αλλά η τοποθέτηση μένει πίσω. Η ζώνη παραλαβής γεμίζει και δεν μένει χώρος για να εκφορτωθεί το επόμενο φορτηγό.

Τέσσερα από αυτά τα έξι ξεκινούν πριν το φορτηγό φτάσει στην αποβάθρα. Γι' αυτό η κράτηση είναι το πρώτο βήμα στη δική μας εκδοχή της διαδικασίας.

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για την παραλαβή εμπορευμάτων;

Αυτές είναι οι πρακτικές που προτείνουμε, περίπου με τη σειρά που θα τις εφαρμόζαμε.

1. Απαιτήστε κράτηση για κάθε εισερχόμενη παράδοση. Κάντε το κανόνα για προμηθευτές και μεταφορείς: χωρίς κράτηση, δεν υπάρχει εγγυημένη ώρα εκφόρτωσης. Κρατήστε τον κανόνα για μερικές εβδομάδες και συνήθως καθιερώνεται. Κάντε όμως την κράτηση εύκολη, αλλιώς οι μεταφορείς θα συνεχίσουν να τηλεφωνούν.
2. Ορίστε τη διάρκεια των χρονοθυρίδων ανά τύπο φορτίου. Ένα γεμάτο ρυμουλκούμενο με μικτές παλέτες δεν χρειάζεται τον ίδιο χρόνο με ένα βαν με τρία δέματα. Ορίστε λίγους τύπους φορτίου με ρεαλιστικές διάρκειες, ώστε το ημερολόγιο να αντιστοιχεί στον χρόνο που τα φορτηγά περνούν πραγματικά στην πόρτα.
3. Κατανείμετε τις αφίξεις μέσα στην ημέρα. Περιορίστε πόσα φορτηγά μπορούν να κλείσουν την ίδια ώρα ή κρατήστε τις πρωινές χρονοθυρίδες για φορτία που τις χρειάζονται. Μια ομαλή ροή αφίξεων στελεχώνεται πολύ πιο εύκολα από μια πρωινή αιχμή.
4. Συλλέξτε τα έγγραφα μαζί με την κράτηση. Ζητήστε τον αριθμό εντολής αγοράς ή αναφοράς και έγγραφα όπως το δελτίο αποστολής ή το CMR κατά την κράτηση της χρονοθυρίδας και όχι στην πόρτα. Έτσι τα προβλήματα φαίνονται μία μέρα νωρίτερα και όχι ενώ ο οδηγός περιμένει.
5. Καταγράψτε τρεις χρονικές σημάνσεις για κάθε φορτηγό. Άφιξη, έναρξη εκφόρτωσης, λήξη εκφόρτωσης. Μαζί δείχνουν ποιος άργησε, πόσο περίμεναν τα φορτηγά και πού πηγαίνει ο χρόνος της αποβάθρας σας. Χωρίς αυτές, κάθε διαφωνία για τον χρόνο αναμονής είναι γνώμη απέναντι σε γνώμη.
6. Ελέγξτε πριν φύγει ο οδηγός. Μετρήστε τις παλέτες και ψάξτε για ορατές ζημιές όσο ο οδηγός είναι ακόμα εκεί, και σημειώστε κάθε απόκλιση στο CMR. Η αναλυτική καταμέτρηση και ο έλεγχος ποιότητας μπορούν να γίνουν αργότερα στη ζώνη παραλαβής.
7. Χρησιμοποιήστε drop trailer για μεγάλους, τακτικούς προμηθευτές. Αν ένας προμηθευτής στέλνει γεμάτα ρυμουλκούμενα με σταθερό πρόγραμμα, ένα drop trailer σας επιτρέπει να εκφορτώνετε όταν έχετε δυναμικότητα και όχι όταν φτάνει ο οδηγός. Ο οδηγός μας για την άμεση φόρτωση vs drop trailer εξηγεί πότε αξίζει.
8. Κρατήστε τη ζώνη παραλαβής ελεύθερη. Ορίστε στόχο για την τοποθέτηση, για παράδειγμα μέσα στην ίδια βάρδια. Όταν η ζώνη παραλαβής είναι γεμάτη, περιορίστε τις νέες κρατήσεις αντί να στοιβάζετε εμπορεύματα στους διαδρόμους.

Λίστα ελέγχου παραλαβής εμπορευμάτων στην αποθήκη

Χρησιμοποιήστε την ως αφετηρία και προσαρμόστε την στα προϊόντα σας. Μια ομάδα παραλαβής πρέπει να μπορεί να απαντήσει «ναι» σε κάθε γραμμή.

Πώς μετράτε την απόδοση της παραλαβής εμπορευμάτων;

Τέσσερις αριθμοί καλύπτουν τα περισσότερα από όσα χρειάζεται να ξέρει ένας υπεύθυνος παραλαβής. Όλοι προκύπτουν από τους χρόνους και τους ελέγχους που περιγράφονται παραπάνω.

Δεν θα κυνηγούσαμε κλαδικά σημεία αναφοράς για αυτούς τους δείκτες. Παρακολουθήστε τους δικούς σας αριθμούς εβδομάδα με την εβδομάδα και δείτε την τάση. Το άρθρο μας για τους KPI χρονοπρογραμματισμού αποβάθρας εμβαθύνει στην πλευρά της αποβάθρας, μαζί με τον χρόνο παραμονής και το ποσοστό μη εμφανίσεων, με τύπους και λυμένο παράδειγμα.

Χρειάζεστε λογισμικό για την παραλαβή εμπορευμάτων;

Όχι για κάθε βήμα. Πολλές αποθήκες χειρίζονται καλά τους ελέγχους και την τοποθέτηση με χαρτί και ένα WMS. Τα υπολογιστικά φύλλα και το email υστερούν στο πρώτο βήμα, την κράτηση των φορτηγών: ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο δεν μπορεί να εμποδίσει δύο ανθρώπους να κλείσουν την ίδια πόρτα, και σε μια πολυάσχολη αποθήκη οι κρατήσεις μέσω τηλεφώνου απασχολούν κάποιον από την ομάδα παραλαβής για ώρες κάθε μέρα.

Το λογισμικό διαχείρισης αποβαθρών φόρτωσης αναλαμβάνει την κράτηση και τους χρόνους στα βήματα ένα έως τέσσερα. Στο LoadingCalendar οι προμηθευτές και οι μεταφορείς κλείνουν μόνοι τους τις χρονοθυρίδες τους μέσω της επώνυμης πύλης κρατήσεών σας, και μπορείτε να κάνετε υποχρεωτικά τα στοιχεία του οδηγού, τον αριθμό κυκλοφορίας και έγγραφα όπως το δελτίο αποστολής ή το CMR. Η ομάδα σας σημειώνει κάθε φορτηγό στο ημερολόγιο ως αφιχθέν, σε εξέλιξη και ολοκληρωμένο, και η σελίδα στατιστικών δείχνει το ποσοστό έγκαιρων αφίξεων. Κοστίζει σταθερά $99 τον μήνα για απεριόριστες αποβάθρες, χρήστες και κρατήσεις, με δωρεάν δοκιμή 14 ημερών.

Αν ξεκινάτε από το μηδέν, ο οδηγός μας για τη ρύθμιση ενός συστήματος κρατήσεων αποθήκης σας καθοδηγεί στις αποβάθρες, τους τύπους φορτίου και την ένταξη των μεταφορέων.