Dwie ciężarówki. Ta sama rampa. Ten sam czas. Albo już to widziałeś, albo dopiero zobaczysz.
Jeden kierowca musi czekać. Drugi już się podstawił do rampy. Twój pracownik magazynu siedzi przy radiotelefonie i próbuje ustalić, kto, co i kiedy potwierdził. Ktoś dokonał rezerwacji w arkuszu kalkulacyjnym, ktoś inny zadzwonił bezpośrednio do przewoźnika, i teraz masz o 8 rano bałagan, którego dało się całkowicie uniknąć.
Dzieje się to nieustannie w magazynach, które nadal planują w oparciu o współdzielone pliki Excela, kalendarze Outlooka czy tablicę przy drzwiach rampy. I nie dlatego, że ktoś źle wykonuje swoją pracę — tylko dlatego, że te narzędzia nie zostały stworzone, by temu zapobiegać. Nie ma systemu, który powstrzymałby dwie osoby przed zarezerwowaniem tego samego okna w tym samym czasie.
Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoja sytuacja jest na tyle zła, by warto było ją rozwiązać, ten samodzielny test jest wart pięciu minut.
Ile to naprawdę Cię kosztuje
Oczywistym kosztem jest czas. Twój, kierowcy, każdego, kto musi to uporządkować na hali. Ale to dopiero początek.
Gdy ciężarówka zostaje zawrócona i nie może wrócić wcześniej niż następnego dnia, możesz nie zdążyć z terminem wysyłki. Odczuje to dalsze ogniwo łańcucha — Twój klient — a jego nie obchodzi, czyją winą był błąd w planowaniu.
Potem są opłaty za przestoje. Ciężarówka przewoźnika stała i czekała z powodu Twojego problemu z planowaniem, a teraz masz dodatkową pozycję na fakturze. Zwykle wynoszą one od $25 do $100 za godzinę po upływie okresu karencji. Pojawiają się na fakturach po cichu, ale w skali roku składają się na poważną kwotę. Jeśli chcesz zobaczyć, ile to faktycznie kosztuje Twoją działalność, ten kalkulator poda Ci konkretną liczbę obejmującą robociznę, przestoje i nadgodziny.
No i jest jeszcze kwestia reputacji. Przewoźnicy rozmawiają ze sobą. Jeśli Twoja rampa jest znana jako miejsce, gdzie ciężarówki przyjeżdżają i czekają albo gdzie rezerwacje nic nie znaczą, stajesz się niższym priorytetem. Niektórzy zaczną planować swoje czasy z zapasem. Inni po prostu po cichu przestaną składać oferty na Twoje frachty.
Twój własny personel też dostaje po głowie. Pół poranka schodzi na telefony i e-maile, by ustalić, kto kiedy przyjeżdża, zamiast faktycznie zarządzać rampą. To nie jest dobre wykorzystanie niczyjego dnia i wykańcza ludzi.
Właściwe rozwiązanie
Potrzebujesz systemu, w którym dane okno można zarezerwować tylko raz. W którym ten, kto próbuje rezerwować, widzi w czasie rzeczywistym, co jest już zajęte. To wszystko. To całe rozwiązanie.
W LoadingCalendar konfigurujesz portal rezerwacji i udostępniasz jeden link wszystkim swoim przewoźnikom i dostawcom. Oni wybierają datę, widzą, co jest wolne, i rezerwują okno. Jeśli jest zajęte, wyświetla się jako niedostępne. Podwójna rezerwacja jest niemożliwa, bo system fizycznie na nią nie pozwoli. Twój zespół widzi ten sam kalendarz na żywo, bez potrzeby odświeżania.
Nikt nie pracuje na wczorajszej wersji arkusza. Nikt nie potwierdza przez telefon okien, które już dawno zniknęły. Jeśli chcesz zrozumieć, co faktycznie obejmuje system awizacji dostaw w porównaniu z większymi systemami, takimi jak zarządzanie placem, to porównanie jasno wyjaśnia różnicę. A jeśli chcesz zobaczyć, jak główne opcje na rynku wypadają na tle siebie nawzajem, ten przegląd zestawia je obok siebie.
Jak sprawić, by przewoźnicy faktycznie tego używali
Część związana z oprogramowaniem jest tą łatwą. Sprawienie, by przewoźnicy przestali do Ciebie dzwonić i po prostu rezerwowali online — to zajmuje kilka tygodni.
Podejście, które działa, to mówienie wprost. Powiedz swoim przewoźnikom, że od konkretnej daty ciężarówki bez wcześniejszej rezerwacji nie zostaną załadowane. I trzymaj się tego. Gdy kierowca pojawia się bez rezerwacji w pierwszych dwóch tygodniach, mówisz mu, że możesz go przyjąć o 14 albo jutro rano. Nie wciskasz go między innych tylko dlatego, że rampa akurat jest wolna. Jeśli nagradzasz przyjazd bez zapowiedzi, już przegrałeś.
Większość przewoźników przyzwyczaja się w ciągu 2 do 3 tygodni. Gdy zorientują się, że mogą zarezerwować okno o 21, nie dzwoniąc do nikogo, większość z nich naprawdę to woli. Pełny przewodnik, jak przeprowadzić to wdrożenie, znajdziesz w przewodniku konfiguracji systemu rezerwacji okien czasowych w magazynie.
Jedna rzecz, która pomaga, gdy informujesz przewoźników o zmianie: LoadingCalendar nic ich nie kosztuje. Żadnego konta, żadnej subskrypcji, żadnej opłaty po ich stronie. Klikają w link, wpisują kilka danych, wybierają okno. I tyle. To dość szybko zbija z tropu sprzeciw „nie będziemy tego używać".
Nie potrzebujesz do tego wielkiego systemu
To nie jest wdrożenie WMS. Żadnego projektu IT, żadnych sesji szkoleniowych, żadnego konsultanta, który przyjeżdża cokolwiek konfigurować. Konfigurujesz swoje rampy, ustawiasz godziny otwarcia, udostępniasz swój link. Większość ludzi pracuje już tego samego dnia, w którym się rejestruje.
Powód, dla którego ten problem utrzymuje się w tak wielu magazynach, jest taki, że oczywiste rozwiązania — porządny WMS czy TMS — wydają się przesadą jak na problem z planowaniem. Są drogie, ich wdrożenie zajmuje miesiące i robią sto rzeczy, których nie potrzebujesz. System awizacji dostaw to znacznie węższe narzędzie, stworzone specjalnie dla tego problemu. Jeśli już korzystasz z TMS i chcesz go połączyć, integracja z Cargoson jest już gotowa. A jeśli chcesz zobaczyć, jak prawdziwa firma dokonała zmiany, historia Cleveron to dobra lektura.
Podwójna rezerwacja to problem koordynacji. Arkusz kalkulacyjny sam się nie naprawi. Ale to też nie jest skomplikowana rzecz do rozwiązania, gdy przestaniesz próbować zmuszać do działania przestarzałe narzędzie.
Brzmi dobrze, prawda?
Rozpocznij darmowy okres próbny14-dniowy darmowy okres próbny. Karta kredytowa nie jest wymagana.
