Twee vrachtwagens. Hetzelfde laadperron. Dezelfde tijd. U heeft het al gezien of u gaat het nog meemaken.
De ene chauffeur moet wachten. De andere is al achteruit ingereden. Uw magazijnmedewerker hangt aan de portofoon en probeert uit te zoeken wie wat en wanneer heeft bevestigd. Iemand maakte een boeking in de spreadsheet, iemand anders belde de vervoerder rechtstreeks, en nu heeft u om 8 uur 's ochtends een chaos die volledig te vermijden was.
Dit gebeurt voortdurend in magazijnen die nog steeds plannen vanuit gedeelde Excel-bestanden, Outlook-agenda's of een whiteboard bij de laaddeur. En dat komt niet doordat iemand slecht werk levert — het komt doordat die tools niet zijn gebouwd om het te voorkomen. Er is geen systeem dat verhindert dat twee mensen hetzelfde tijdslot tegelijk boeken.
Als u niet zeker weet of uw situatie erg genoeg is om aan te pakken, is deze zelfbeoordeling vijf minuten van uw tijd waard.
Wat het u werkelijk kost
De voor de hand liggende kostenpost is tijd. De uwe, die van de chauffeur, en die van degene die het op de vloer moet oplossen. Maar dat is nog maar het begin.
Wanneer een vrachtwagen wordt weggestuurd en pas de volgende dag terug kan komen, mist u mogelijk een verzenddeadline. Dat wordt verderop in de keten gevoeld door uw klant, en die kan het niet schelen wiens fout de planning was.
Dan is er nog het wachtgeld. De vrachtwagen van de vervoerder stond te wachten door uw planningsprobleem, en nu heeft u een toeslag op de factuur. Die bedraagt doorgaans $25 tot $100 per uur na de coulanceperiode. Het verschijnt onopvallend op facturen, maar over een jaar loopt het op tot serieus geld. Als u wilt zien wat het uw operatie werkelijk kost, geeft deze calculator u een concreet getal over arbeid, wachtgeld en overuren heen.
En dan is er nog de reputatiekant. Vervoerders praten met elkaar. Als uw laadperron bekendstaat als een plek waar vrachtwagens komen opdagen en wachten, of waar boekingen niets betekenen, wordt u een lagere prioriteit. Sommigen gaan hun doorlooptijden ruimer inplannen. Anderen stoppen gewoon stilletjes met bieden op uw vracht.
Ook uw eigen personeel krijgt een klap te verduren. De halve ochtend gaat op aan telefoontjes en e-mails om uit te zoeken wie wanneer komt, in plaats van het laadperron daadwerkelijk te runnen. Dat is geen goede besteding van iemands dag, en het sloopt mensen.
De echte oplossing
U heeft een systeem nodig waarin een tijdslot maar één keer geboekt kan worden. Waarin degene die wil boeken in realtime kan zien wat al bezet is. Dat is het. Dat is de hele oplossing.
Met LoadingCalendar zet u een boekingsportaal op en deelt u één link met al uw vervoerders en leveranciers. Ze kiezen een datum, ze zien wat vrij is, ze boeken een tijdslot. Is het bezet, dan wordt het als niet beschikbaar weergegeven. Dubbel boeken is onmogelijk omdat het systeem het fysiek niet toelaat. Uw team ziet dezelfde kalender, live, zonder te hoeven verversen.
Niemand werkt nog met de versie van de spreadsheet van gisteren. Niemand bevestigt telefonisch tijdsloten die al weg zijn. Als u wilt begrijpen wat laadperron planningssoftware werkelijk dekt ten opzichte van grotere systemen zoals terreinbeheer, legt deze vergelijking het verschil duidelijk uit. En als u wilt zien hoe de belangrijkste opties op de markt zich tot elkaar verhouden, behandelt dit overzicht ze naast elkaar.
Vervoerders het ook echt laten gebruiken
Het softwaregedeelte is het makkelijke gedeelte. Vervoerders zover krijgen dat ze stoppen met bellen en gewoon online boeken — dat kost een paar weken.
De aanpak die werkt, is er duidelijk over zijn. Vertel uw vervoerders dat vanaf een bepaalde datum vrachtwagens zonder voorafgaande boeking niet worden geladen. En houd daar dan aan vast. Als een chauffeur in de eerste paar weken zonder boeking komt opdagen, vertelt u hem dat u hem om 14 uur of morgenochtend kunt inplannen. U perst hem er niet tussen alleen maar omdat het laadperron toevallig vrij is. Als u het beloont om onaangekondigd te komen, heeft u al verloren.
De meeste vervoerders wennen er binnen 2 tot 3 weken aan. Zodra ze beseffen dat ze om 21 uur een tijdslot kunnen boeken zonder iemand te bellen, geven de meesten er eigenlijk de voorkeur aan. Er is een volledige uitleg over hoe u deze uitrol aanpakt in de handleiding voor het opzetten van een laadperron afsprakensysteem.
Eén ding dat helpt wanneer u vervoerders over de verandering vertelt: LoadingCalendar kost hen niets. Geen account, geen abonnement, geen enkele kost aan hun kant. Ze klikken op een link, vullen een paar gegevens in, kiezen een tijdslot. Meer is het niet. Dat haalt al snel de wind uit de zeilen van het bezwaar "we gaan dit niet gebruiken".
U heeft hier geen groot systeem voor nodig
Dit is geen WMS-implementatie. Er is geen IT-project, geen trainingssessies, geen consultant die langskomt om iets te configureren. U stelt uw laadperrons in, stelt uw openingstijden in, deelt uw link. De meeste mensen draaien al op dezelfde dag dat ze zich aanmelden.
De reden dat dit probleem in zo veel magazijnen blijft hangen, is dat de voor de hand liggende oplossingen — een volwaardig WMS of TMS — overdreven aanvoelen voor een planningsprobleem. Ze zijn duur, het kost maanden om ze te implementeren, en ze doen honderd dingen die u niet nodig heeft. Laadperron planningssoftware is een veel gerichtere tool, speciaal gebouwd voor dit probleem. Als u al een TMS gebruikt en het wilt koppelen, is de integratie met Cargoson al gebouwd. En als u wilt zien hoe een echte operatie de overstap maakte, is het verhaal van Cleveron een goede leestip.
Dubbel boeken is een coördinatieprobleem. De spreadsheet gaat zichzelf niet oplossen. Maar het is ook geen ingewikkeld iets om op te lossen zodra u stopt met proberen de verouderde tool werkend te krijgen.
Klinkt goed, toch?
Start uw gratis proefperiode14-daagse gratis proefperiode. Geen creditcard vereist.
