Come North Carolina Organics Recycling ha dimezzato il tempo di verifica dei documenti con LoadingCalendar
Perché un riciclatore di rifiuti alimentari dalla struttura snella ha abbandonato una piattaforma enterprise di pianificazione delle banchine per qualcosa di più semplice.
North Carolina Organics Recycling LLC è un'azienda di riciclo di alimenti e bevande pre-consumo. Il materiale organico fuori specifica, dalle bibite alle zuppe fino alla birra, arriva su pallet avvolti nel film estensibile e nella confezione originale, con carichi completi in arrivo ogni giorno. Attraverso una linea di macchinari specializzati, il materiale viene depallettizzato, estratto dagli imballi secondari e sconfezionato su sei banchine di carico, dopodiché gli imballaggi puliti, tra cui cartone, plastica (PET e HDPE), acciaio, alluminio e vetro, vengono pressati in balle e venduti. Il contenuto organico viene destinato al suo impiego migliore e più redditizio.
È proprio quest'ultima parte il cuore dell'attività. A seconda del materiale, i rifiuti organici possono essere trasportati a un impianto di digestione anaerobica per produrre gas naturale rinnovabile, usati come mangime per animali, inviati a un'azienda di rendering per la produzione di cibo per animali domestici, oppure trasformati in compost certificato OMRI per gli agricoltori locali. Nulla che possa essere recuperato finisce in discarica.
È un'operazione volutamente snella, con una ventina di dipendenti e sei banchine, fortemente orientata all'efficienza. Il fondatore Fred Mussari ha lavorato per quindici anni nel settore del trattamento delle acque e delle acque reflue municipali e industriali prima di decidere di imbarcarsi in un'ultima avventura. Ha costruito l'azienda attorno al principio di trovare il miglior impiego possibile per ogni materiale e di farlo con un'efficienza tale da competere sui costi con le discariche.
Prima di LoadingCalendar: software enterprise per un problema che non era di dimensioni enterprise
L'azienda utilizzava OpenDock, una valida piattaforma di pianificazione delle banchine. Ma Fred si è accorto che era stata costruita per un tipo di operazione molto diverso.
Era anche più costosa di quanto l'azienda avesse realmente bisogno e, ogni anno, Fred si ritrovava a metterne in discussione la convenienza.
Prima dell'introduzione di uno strumento di pianificazione, il tracciamento dei carichi era un processo manuale e soggetto a errori. Quando arrivava un autista, il team lavorava semplicemente con i documenti che l'autista portava con sé.
Questo richiedeva un continuo lavoro di follow-up: e-mail e telefonate per abbinare un camion a un carico, recuperare un numero di BOL mancante o risolvere un problema con un ordine di acquisto.
Come hanno trovato LoadingCalendar: una raccomandazione dell'IA
La ricerca di un sostituto è iniziata in modo molto moderno. Fred ha chiesto suggerimenti a Grok, ha ristretto le opzioni e ha scelto LoadingCalendar.
Il tempismo è stato ottimo: poiché l'azienda stava realizzando un nuovo sito web, lo strumento di pianificazione è stato integrato direttamente al suo interno. I clienti potevano ora prenotare da soli le proprie consegne, e il team poteva pianificare i ritiri della merce in uscita dallo stesso posto.
Per partire sono bastate un paio di telefonate
Per un'azienda che si era appena lasciata alle spalle una piattaforma complessa, l'avvio è stato quasi privo di sforzo. Nessun lungo progetto di implementazione, nessun processo di configurazione interminabile.
La configurazione è altrettanto semplice. La pianificazione e la comunicazione con i clienti vengono gestite dal front office su due schermi desktop e un portatile, mentre il ricevimento e l'inventario vengono svolti su uno dei desktop. Quando arrivano i camion, un altro membro del team ritira i documenti cartacei dall'autista, li confronta con le informazioni in LoadingCalendar e il carico procede lungo il programma della giornata fino al processo di sconfezionamento.
Un unico posto per ogni numero
Ora i clienti inseriscono da soli i propri numeri di BOL, di rilascio o di ordine di acquisto in LoadingCalendar al momento della prenotazione, il che significa che ogni carico può essere abbinato a una prenotazione ancora prima di arrivare.
Tutte le informazioni di cui il back office ha bisogno, come numeri di ordine di acquisto, codici cliente, numeri di sigillo e targhe dei camion, sono archiviate in un unico posto centralizzato e sono pronte quando il team emette le fatture, con cadenza settimanale.
Per un'operazione che apprezza la semplicità, il bello è che lo strumento fa ciò che serve e niente di più.
Il risultato: tempo di verifica dimezzato
Non c'è più bisogno di rincorrere nulla a posteriori. Poiché i numeri corretti vengono forniti al momento della prenotazione, il giro di e-mail e telefonate per sistemare i documenti è in gran parte finito.
Fred ammette che si tratta di una stima e non di una cifra esatta, poiché l'azienda non misura formalmente il tempo speso a riconciliare i carichi. L'effetto sulla giornata, però, è evidente. Il lavoro di prima era puro spreco: controlli incrociati che non aggiungevano valore a nessuno.
Indica anche un beneficio meno tangibile che definisce collaborazione volontaria. Poiché il processo di pianificazione è semplice e accessibile dal sito web dell'azienda, i clienti sono disposti a fornire le informazioni necessarie senza che gli vengano richieste.
Questa facilità si riflette nel modo in cui il mercato percepisce l'azienda. In un settore mosso in larga parte da intermediari nazionali che collocano materiale per conto delle grandi marche di alimenti e bevande, essere facili da trattare è un vantaggio competitivo.
LoadingCalendar: la scelta giusta per banchine piccole e medie
La raccomandazione di Fred nasce proprio dal problema di adeguatezza che l'ha spinto a cambiare in primo luogo. LoadingCalendar è adatto a operazioni di piccole e medie dimensioni che ricevono e spediscono un volume moderato e vogliono mantenere le cose semplici.
Per la sua azienda, che riceve dalle duecento alle trecento tonnellate al giorno su dieci-quindici autoarticolati, è proprio questa adeguatezza a generare il ritorno.
Questa filosofia di miglioramento continuo dei processi, uno strumento semplice alla volta, è alla base del modo in cui gestisce l'intera azienda.
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